Generador de contratos online a través del formulario de solicitud

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11 agosto, 2020

La gestión de contratos se ha vuelto más que una simple acumulación de documentos en las empresas. La necesidad de una administración eficiente, rastreable y colaborativa de contratos es fundamental para el éxito de toda organización.

Por lo mismo, es que en Webdox queremos ayudarte a gestionar eficientemente tus requerimientos contractuales a través de nuestra funcionalidad de Solicitudes, que automatiza la redacción de nuevos contratos utilizando la información proporcionada en los formularios de solicitud.

¿Qué es un generador de contratos en línea?

Hacer contratos online permite a las empresas crear, modificar y gestionar acuerdos de manera eficiente, eliminando la necesidad de procesos manuales basados en papel, y alcanzando la máxima productividad y ahorro de tiempo mediante una plataforma digital que simplifica todo el ciclo de vida del contrato.

Estas herramientas han cobrado gran importancia en el mundo empresarial, a medida que las compañías buscan adoptar prácticas más ágiles y colaborativas en sus operaciones, siendo las soluciones más completas los Software de Gestión de Contratos (o Contract Lifecycle Management Software en inglés), como Webdox.

A continuación, se detallan los elementos clave que definen un generador de contratos en línea efectivo:

a).- Automatización del proceso de creación de contratos: Un generador de contratos en línea automatiza la creación de documentos contractuales, lo que significa que no es necesario redactar cada contrato desde cero.

En lugar de eso, la herramienta ofrece plantillas predefinidas que se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de cada contrato. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la probabilidad de errores en la redacción.

b).- Acceso en cualquier momento y lugar: Estas herramientas están alojadas en la nube, lo que permite a los usuarios acceder a ellas desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Esto es especialmente valioso para las organizaciones que operan en entornos distribuidos o que tienen equipos de trabajo remotos.

La accesibilidad en línea garantiza que los involucrados puedan colaborar y contribuir a la gestión de contratos y documentos legales sin importar su ubicación geográfica.

c).- Estandarización y cumplimiento: Un generador de contratos en línea ayuda a las empresas a establecer estándares y políticas contractuales coherentes. Esto garantiza que todos los contratos generados cumplan con las regulaciones y políticas internas de la organización.

La estandarización no solo mejora la calidad de los contratos, sino que también contribuye al cumplimiento legal y regulatorio de cada país.

d).- Seguimiento y gestión de documentos: Estas herramientas brindan la capacidad de realizar un seguimiento en tiempo real del estado de los contratos. Los usuarios pueden ver cuándo se creó un contrato, quién lo está revisando, cuándo se espera su firma y cuándo vence.

La visibilidad y gestión de versiones mejora la gestión y control de los documentos, lo que es especialmente útil en organizaciones con grandes volúmenes de contratos.

e).- Colaboración eficiente: Un generador de contratos en línea fomenta la colaboración entre equipos y departamentos involucrados en la creación y gestión de contratos. Los usuarios pueden trabajar en un mismo documento de manera colaborativa, lo que reduce la necesidad de comunicaciones por correo electrónico y acelera el proceso de revisión y aprobación.

f).- Historial y auditoría: Estas soluciones en la nube mantienen un registro detallado de todas las acciones realizadas en un contrato, lo que facilita la auditoría y el seguimiento de los cambios. Esto es valioso para garantizar la integridad de los documentos y proporcionar un historial de revisiones en caso de disputas o litigios.

¿Qué hace la funcionalidad de Solicitudes de Webdox CLM?

Solicitudes permite optimizar el proceso contractual mediante la automatización de todo el proceso, dejando atrás la burocracia y ganando visibilidad en tiempo real, con una trazabilidad impecable. La funcionalidad de solicitudes unifica y supervisa todos los requerimientos de contratos, agiliza y estandariza los flujos de trabajo, evitando bloqueos y generando métricas de negocio.

Solicitudes permite una colaboración efectiva entre áreas de negocio y asegura el cumplimiento contractual, por lo que se presenta como la respuesta a los principales obstáculos en la gestión de dichos  procesos.

Con Solicitudes, es posible obtener una vista clara y en tiempo real del estado de todos los requerimientos contractuales, logrando la total estandarización del contenido de los acuerdos y optimizando significativamente los tiempos de trabajo.

Características y beneficios de la funcionalidad de Solicitudes

La funcionalidad de Solicitudes de Webdox CLM ofrece una serie de características y beneficios que transforman la manera en que las empresas gestionan sus contratos:

  • Mayor autonomía a las áreas de negocio: Con Solicitudes de Webdox, es posible crear y habilitar formularios de solicitud a la medida, los cuales permiten registrar de forma precisa y desatendida la información necesaria para la generación de nuevos contratos y documentos.
  • Automatiza la generación de borradores de contratos: Con la herramienta Solicitudes, el usuario puede vincular formularios de solicitud con plantillas de contrato preaprobadas y automatizar la generación de borradores en formato Word.
  • Optimiza la atención y gestión de solicitudes: La funcionalidad establece y automatiza la asignación de responsables para cada tipo de solicitud de contrato, y configura SLAs de respuesta garantizando una mejora en el cumplimiento con Webdox CLM.
  • Acelera procesos con reportes mejorados: La organización obtiene una visión global en tiempo real del proceso de solicitud de contratos gracias a informes avanzados. Esto incluye información sobre el origen de las solicitudes y el rendimiento en la atención de las mismas, facilitando la asignación precisa de responsabilidades.

Hablar con un experto

Procesos contractuales con diversas herramientas de gestión

1.Salesforce + Webdox: Simplifica la creación de borradores de contratos desde Salesforce mediante una integración que automatiza tareas manuales, orquesta flujos de trabajo y reduce riesgos de forma nativa.

2. wherEX + Webdox: Optimiza la generación de contratos de licitación al conectar wherEX y Webdox, agilizando las cadenas de abastecimiento y garantizando el cumplimiento, trazabilidad, automatización y control de contratos con proveedores.

3. API Webdox: Conecta los servicios utilizando la API Webdox para una gestión más eficiente de documentos, flujos de trabajo y firmas electrónicas directamente desde tu cuenta de Webdox.

¿Cómo implementar el generador de contratos online?

Para iniciar un formulario de solicitud de contrato en línea con Webdox, se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al menú principal de la plataforma en el costado izquierdo y haz clic en configuraciones.


2.- En la sección Workflows y Solicitudes, debes seleccionar la opción Formularios de Solicitud.


3.- Haz clic en Nuevo, ubicado en la parte superior derecha.


4.- Puedes crear los formularios de solicitud utilizando plantillas de Word o bien creando los campos de forma manual.

5.- Si vas a crear un formulario de solicitud de manera manual, solo haz clic en Continuar, luego:

a) Crea los campos que se utilizaran para el formulario de solicitud.

b) Completa los campos:

- Nombre del campo

- Tipo de campo

- Checkbox si será obligatorio el campo a llenar.

c) Revisa los campos creados y haz clic en Siguiente Paso.

d) Completa los campos:

- Nombre del formulario de solicitud.

- Descripción.

- Grupos que pueden solicitar.

- Grupos que pueden atender.

6. Publica el formulario y haz clic en Finalizar.

Revisa aquí el paso a paso interactivo 📹

En definitiva, la funcionalidad de Solicitudes de Webdox CLM es una solución integral para superar los desafíos en la gestión de contratos, ofreciendo trazabilidad, colaboración efectiva, estandarización, eficiencia operativa y cumplimiento.

Si todavía estás buscando simplificar y optimizar tu proceso contractual, Webdox CLM es la solución que deberías considerar. No dejes que los procesos manuales ineficientes obstaculicen el crecimiento de tu organización, da el salto a la gestión de contratos digital con Webdox CLM y mantén tu negocio a la vanguardia y 100% competitivo.


El futuro es digital. Con Webdox, tus contratos también.

Chief Product Officer

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