Si bien la transformación digital en México avanza a un ritmo vertiginoso, la legislación nacional busca mejorar constantemente su regulación para prevenir posibles conflictos que puedan surgir en este ámbito. Como resultado, se creó la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, también conocida como NOM 151, instrumento clave que regula la autenticidad y seguridad de los documentos electrónicos y el uso de la firma electrónica en el país.
1.¿Qué es una NOM 151 y por qué surge?
2. ¿A quién se aplica la NOM 151?
3. ¿Qué es la conservación de mensajes de datos?
4. La NOM 151 y la digitalización de documentos
5. Beneficios de la NOM 151 para las empresas
¿Qué es una NOM 151 y por qué surge?
La NOM 151 es una norma mexicana de carácter oficial que establece los requisitos necesarios para la conservación de mensajes de datos al momento de firmar documentos electrónicos. Asimismo, dicha norma define los elementos esenciales que se deben considerar al momento de digitalizar documentos que originalmente se encuentran en formato físico.
Es decir, cuando las compañías usan archivos electrónicos en sus procesos, la NOM 151 es la encargada de establecer las reglas para su conservación.
La NOM 151 fue creada en 2002 con el objetivo de regular el proceso de digitalización de documentos en las empresas de México, así como sus actividades comerciales y contables.
La norma fue actualizada en 2017 para incluir regulaciones en relación a las firmas digitales y la emisión de constancias de conversión y garantizar la seguridad y validez de los documentos y transacciones electrónicas en México.
Es decir, la NOM 151 ayuda a verificar si los documentos electrónicos que contienen una firma electrónica han sido modificados o no después de ser firmados electrónicamente. Para lograr esto, terceros autorizados por el Ministerio de Economía, también conocidos como Prestadores de Servicios de Certificación (PSC), participan en el proceso de firma electrónica y emiten un Certificado de Conservación.
Si por ejemplo, los reguladores analizan una transacción específica y verifican la existencia de un Certificado de Conservación relacionado con un documento electrónico firmado, podrán concluir que dicho documento no ha sufrido modificaciones después de su firma, lo que garantiza su integridad.
¿A quién se aplica la NOM 151?
La NOM 151 se aplica a todas las empresas y personas físicas que celebren un acuerdo comercial de manera digital. Esto incluye las instituciones públicas y privadas que utilicen la firma electrónica avanzada (FEA) en sus procesos y transacciones.
Al usar la NOM 151 en documentos y contratos electrónicos, se cumplen los principios establecidos en el Artículo 8 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Estos principios son: equivalencia funcional, autenticidad, integridad, neutralidad tecnológica, no repudio y confidencialidad.
Por consiguiente, esta norma es relevante para cualquier persona o entidad que necesite firmar documentos electrónicos con validez legal en México, incluyendo instituciones públicas y privadas, prestadores de servicios de certificación y cualquier persona que requiera firmar de manera electrónica y vinculante en el país.
¿Qué es la conservación de mensajes de datos?
La conservación de mensajes de datos se refiere al proceso de guardar y mantener la información electrónica en su forma original a lo largo del tiempo, y permite garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos, cumpliendo con las regulaciones legales y normativas que exigen la conservación de ciertos tipos de datos.
En otras palabras, es una prueba que garantiza la autenticidad de los mensajes de datos que se han conservado en formato electrónico.
Esta constancia se emite mediante un proceso de certificación que asegura que los mensajes de datos cumplan con las características necesarias para su validez y conservación, incluyendo la verificación de la identidad del emisor y receptor del mensaje, la integridad de su contenido, fecha y hora de emisión y recepción, así como el medio utilizado para su transmisión y conservación.
En este sentido, la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos es un instrumento legalmente reconocido en México y se utiliza en ciertos procesos judiciales y administrativos para demostrar la autenticidad y validez de los mensajes de datos almacenados en formato electrónico, como por ejemplo:
- Procesos de investigación y litigios relacionados con delitos informáticos, como la suplantación de identidad en línea o el robo de información confidencial a través de medios electrónicos.
- Procesos administrativos en los que se requiere la presentación de pruebas electrónicas, como en casos de denuncias de corrupción o incumplimiento de obligaciones fiscales.
- Procesos laborales en los que se utilizan mensajes de correo electrónico, chats de mensajería instantánea o documentos electrónicos como prueba de despidos injustificados, acoso laboral o discriminación.
- Disputas contractuales y comerciales en las que se utilizan correos electrónicos, mensajes de texto o documentos electrónicos para demostrar la existencia o cumplimiento de los acuerdos.
Al utilizar la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos en la firma de un contrato electrónico, se garantiza la integridad y autenticidad del documento, así como su conservación en el tiempo. Esto es de gran importancia en caso de que surjan controversias o litigios relacionados con el contrato, ya que se puede demostrar que el documento firmado es auténtico y no ha sido modificado desde su firma.
En todos estos casos, la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos es una herramienta útil y que puede tener un gran impacto en el resultado final del proceso judicial o administrativo, ya que ayuda a prevenir posibles problemas legales.
La NOM 151 y la digitalización de documentos
La NOM 151 establece lineamientos para la digitalización de documentos, que son aquellos que originalmente existían en formato físico (papel) y que se convierten a formato digital.
La digitalización de documentos es importante porque permite una gestión documental más eficiente, reducción de costos de almacenamiento y transporte de documentos físicos, así como una mayor accesibilidad a la información.
En este sentido, la NOM 151 establece los requisitos técnicos y de seguridad que deben cumplirse para la digitalización de documentos, incluyendo la calidad de la imagen y la resolución, el formato de archivo, el proceso de digitalización y el almacenamiento de los documentos digitales.
Además, la NOM 151 decreta que los documentos digitales tienen la misma validez legal que los documentos físicos, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos. Esto significa que los documentos digitales pueden ser presentados como evidencia en procesos judiciales o administrativos, y que las firmas electrónicas avanzadas en documentos digitales tengan la misma validez que las firmas autógrafas en documentos en papel.
Es importante mencionar que la NOM 151 no obliga a las empresas a digitalizar sus documentos, sino que establece los lineamientos y requisitos para garantizar la validez legal de los documentos digitales. La decisión de digitalizar los documentos depende de cada empresa y de sus necesidades específicas.
Beneficios de la NOM 151 para las empresas
La conservación de documentos electrónicos puede brindar a las empresas una gran ventaja jurídica al tener certeza de que el documento no ha sido cambiado o manipulado después de la firma de las partes interesadas, lo que se conoce como garantía de integridad.
Debido a esto, es que la NOM 151 ofrece varios beneficios importantes para las empresas que la utilizan:
1. Ahorro de tiempo y recursos: Al utilizar documentos electrónicos y firmas electrónicas avanzadas, las compañías pueden reducir significativamente el tiempo y los recursos que se requieren para procesos manuales como impresión, envío y firma de documentos en papel.
2. Mayor eficiencia: Al contar con una plataforma digital para la gestión y firma de contratos y documentos, las empresas pueden mejorar la eficiencia de sus procesos internos, lo que se traduce en una mayor productividad y reducción de errores.
3. Mayor seguridad: La NOM 151 establece requisitos específicos para la conservación de mensajes de datos y la emisión de constancias de conservación, lo que garantiza la seguridad y confidencialidad de la información contenida en los documentos electrónicos.
4. Validez legal: La NOM 151 permite que los documentos y contratos electrónicos firmados con una firma electrónica avanzada tengan la misma validez legal que los documentos y contratos en papel firmados con firma autógrafa.
5. Accesibilidad: Al utilizar documentos electrónicos, las empresas pueden mejorar la accesibilidad de la información para las partes involucradas, lo que facilita la toma de decisiones y el cumplimiento de los requisitos legales.
6. Fecha cierta para contratos: Obtener la fecha cierta para documentos y contratos electrónicos es posible gracias a la regulación expresada en el Código de Comercio, que en su Artículo 49 establece los requisitos para conservar íntegramente los mensajes de datos mediante la Constancia de Conservación NOM 151-SCFI-2016.
Firma electrónica y la NOM 151
Entendiendo que la Norma Oficial Mexicana (NOM) 151 y las firmas electrónicas buscan asegurar que los documentos firmados o digitalizados no hayan sido alterados después de su creación, la NOM 151 es la que establece los criterios y requisitos que deben cumplir las firmas electrónicas en México para tener validez jurídica.
En este sentido, la NOM 151 establece que las firmas electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos para tener validez jurídica:
- Deben estar basadas en un certificado digital emitido por un tercero confiable.
- Tienen que contar con un sello de tiempo que permita verificar la fecha y hora de su creación.
- Deben garantizar la integridad del documento firmado, es decir, que no haya sido modificado después de ser firmado.
- Contar con un nivel de seguridad adecuado para el tipo de transacción o documento que se va a firmar, es esencial.
Estos requisitos aseguran que las firmas electrónicas sean confiables y válidas para su uso en cualquier transacción en línea. Además, la normativa establece que en términos de legalidad jurídica, las firmas electrónicas tienen la misma validez que las firmas manuscritas.
Profundiza más sobre este tema:
Revisa aquí Guía Legal de Firma electrónica en México y descubre el panorama actual respecto a la legalidad, validez y uso de la firma electrónica simple y la firma avanzada y las regulaciones locales que rigen las identidades y los certificados digitales para firmas electrónicas en el país.
La firma electrónica de Webdox CLM
En México, Webdox utiliza tecnología de firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos digitales y, por lo tanto, cumplir con los requisitos legales y normativos de los contratos electrónicos.
La firma electrónica se realiza a través de un proceso seguro y eficiente que no requiere la presencia física de los firmantes, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, está diseñada para cumplir con los estándares de seguridad de la industria y garantizar la privacidad y confidencialidad de los datos.
En México, Webdox se encuentra integrado en con la empresa Mifiel, para el uso de los servicios de firma electrónica avanzada. Mifiel es una plataforma que integra diversas herramientas y servicios (que incluyen diferentes prestadores de servicios de certificación) y otorga un servicio de firma electrónica seguro, de fácil uso y que cumple con la regulación aplicable.
