La tecnología propone cada vez más y mejores alternativas para agilizar los procesos y así evitar ciertos trámites presenciales en las empresas. Un ejemplo de estas soluciones, es el caso de la e.firma -conocida antes como FIEL-, para realizar trámites tributarios en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Índice de contenidos:
2.- Requisitos para solicitar la e.firma para empresas
3.- Documentos para e-firma en México
4.- ¿Cómo agendar una cita en el SAT?
5.- Tips para el día de tu cita de firma electrónica del SAT
¿Qué es la e.firma?
Anteriormente conocida como firma electrónica y también como FIEL, la e.firma o firma electrónica del SAT es una herramienta que permite generar firmas electrónicas seguras, digitalizadas y cifradas, identificando a la persona física o moral cuando debe realizar trámites y servicios con el SAT, con el Gobierno Mexicano, en dependencias, entidades federativas y municipios e iniciativas privadas.
La e.firma es un archivo digital cifrado que tiene la misma validez legal que una firma tradicional, pero que se genera de manera digital y es de uso personal para firmar documentos y solicitudes por internet.
Adicionalmente, la e.firma sirve para:
1.- Dar acceso a las diferentes aplicaciones del SAT a través de claves y contraseñas dinámicas.
2.- Seguridad en las transacciones electrónicas, al identificar al autor del mensaje y comprobar que no ha sido modificado o alterado por un tercero.
3.- Poder darse de alta o baja del servicio.
4.- Administrar la cuenta personal desde cualquier dispositivo y lugar.
5.- Respaldo y seguridad de la información para la autorización de trámites oficiales.
No obstante, la e.firma debe ser solicitada por primera vez de manera presencial, por lo que se debe agendar una cita para obtener esta solución de firma electrónica.
Requisitos para solicitar la e.firma para empresas
De acuerdo al sitio web oficial del SAT, los requisitos para firma electrónica “e.firma” como persona moral, son los siguientes:
- Correo electrónico al que tengas acceso.
- Unidad de memoria extraíble -preferentemente nueva- que contenga el archivo de requerimiento (.req) generado previamente en el programa Certifica.
- Forma oficial FE "Solicitud de Certificado e.firma", disponible en el apartado “Documento descargable”
- Documento constitutivo protocolizado (original o copia certificada).
- Identificación oficial vigente y original del representante legal.
- Poder general para actos de dominio o administración, que acredite la personalidad de la o el representante legal (copia certificada). Si fue otorgado en el extranjero deberá estar debidamente apostillado o legalizado y haber sido formalizado ante fedatario público mexicano y en su caso, contar con traducción al español realizada por perito autorizado.
- Comprobante de domicilio.
- El representante legal deberá estar previamente inscrito en el RFC y contar con certificado de e.firma activo.
- Presentar la clave del RFC válida, de cada uno de los socios, accionistas o asociados que se mencionen dentro del acta constitutiva (copia simple), cuando se cuente con más de 5 socios, deberá proporcionar en unidad de memoria extraíble un archivo en formato Excel (*.xlsx) que contenga la información de la totalidad de socios, accionistas o integrantes de la persona moral con las siguientes características:
a).- Primera columna: RFC a 13 posiciones del representante legal, socio, accionista o integrante de la persona moral o en el caso de socios personas morales el RFC a 12 posiciones (formato alfanumérico).
b).- Segunda columna: Nombre(s) del socio, accionista o integrante de la persona moral. En el caso de que los socios, accionistas o integrantes sean personas morales, la denominación o razón social (formato alfanumérico).
c).-Tercera columna: Primer Apellido del socio, accionista o integrante de la persona moral. (formato alfabético).
d).- Cuarta columna: Segundo Apellido del socio, accionista o integrante de la persona moral. (formato alfabético).
La información se deberá presentar sin tabuladores, únicamente mayúsculas, las columnas deberán contener los siguientes títulos: RFC, nombre, apellido paterno y apellido materno, no estar vacías y se deberá nombrar el archivo con el RFC de la persona moral que solicita el trámite.
Manifestación por escrito que contenga las claves del RFC válidas de los socios, accionistas o asociados, en caso de que no se encuentren dentro del acta constitutiva (original).
Importante destacar que la a e.firma se debe actualizar cada cierto tiempo, por lo que una recomendación del SAT es verificar en línea la vigencia de la e.firma a través de su propio sitio web.
Documentos para e-firma en México
¿Cómo sacar la e.firma en México? Para obtener la e.firma, es necesario presentar algunos documentos. Estos incluyen una identificación oficial con fotografía, como una credencial para votar del INE, un pasaporte vigente, una cédula profesional, una cartilla del servicio militar o una tarjeta de identificación para extranjeros.
También se debe presentar un comprobante de domicilio reciente, como un recibo de luz, agua, gas, teléfono fijo o estado de cuenta bancario, con una antigüedad no mayor a 3 meses. Asimismo, es necesario proporcionar la clave única de registro de población (CURP), la cual se puede obtener en línea a través de la página del Registro Nacional de Población.
Por último, es importante contar con el número de folio de la solicitud de e.firma, el cual se obtiene al llenar el formulario de solicitud en línea en la página del SAT.
Es recomendable verificar los requisitos para la e.firma específicos en la página web del SAT antes de acudir a la cita para obtenerla. Los documentos deben estar en buen estado, legibles y la información que contienen debe ser veraz y coincidir con los datos de la solicitud de e.firma. En algunos casos, el SAT puede solicitar documentos adicionales para validar la información proporcionada.
Tramitar e.firma: ¿Cómo agendar una cita en el SAT?
En la página del SAT, es posible realizar el trámite para obtener el certificado de e.firma. Para ello, es necesario verificar los requisitos para obtener la e.firma y contar con una clave de acceso, que se puede obtener de manera presencial en una oficina del SAT o a través de internet, y posteriormente completar los datos requeridos en el formulario correspondiente.
Una vez aprobada la solicitud, se podrá descargar el certificado de e.firma en línea y comenzar a utilizarlo para realizar trámites y gestiones online de manera segura y confiable.
Para agendar una cita en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México, sigue los siguientes pasos:
- Ingresa al sitio web del SAT (www.sat.gob.mx) y busca la sección "Citas".
- Selecciona el trámite que deseas realizar y verifica si es necesario agendar una cita previa.
- Si es necesario, ingresa tus datos personales y selecciona la oficina del SAT que te quede más cerca.
- Selecciona la fecha y hora en que deseas realizar tu trámite, tomando en cuenta los horarios de atención disponibles.
- Verifica y confirma los datos de tu cita.
- Descarga o imprime tu comprobante de la cita.
- Es importante que llegues a tiempo a la oficina del SAT el día de tu cita y que lleves contigo los documentos para e.firma necesarios para realizar el trámite. Si por alguna razón no puedes asistir a tu cita, puedes cancelarla o reprogramarla con anticipación a través del mismo sitio web del SAT.
Es importante tener en cuenta que el certificado de e.firma tiene una vigencia limitada, por lo que es necesario renovarlo periódicamente para seguir utilizándolo.
Tips para el día de tu cita de firma electrónica del SAT
Aquí te compartimos algunas recomendaciones para el día de la cita de firma electrónica SAT:
- Llega temprano: Es recomendable llegar unos minutos antes de la hora programada para la cita, de esta forma podrás evitar percances y tener tiempo suficiente para realizar el trámite.
- Lleva tus documentos: Asegúrate de llevar contigo todos los documentos mencionados anteriormente, como la identificación oficial con fotografía y otros.
- Sé amable y respetuoso: Trata con amabilidad y respeto al personal del SAT que te atienda en la cita, esto ayudará a que tramitar e.firma se realice de manera más fluida y eficiente.
- Sigue las instrucciones: Escucha atentamente las instrucciones que te den en la oficina del SAT y sigue las indicaciones que te den para realizar el trámite de firma electrónica.
- Pregunta si tienes dudas: Si tienes alguna duda o inquietud durante el trámite, no dudes en preguntar al personal del SAT que te esté atendiendo.
- Verifica los datos antes de firmar: Antes de firmar cualquier documento, asegúrate de que los datos estén correctos y que estés de acuerdo con ellos.
- Cuida tu e.firma: Una vez que hayas obtenido tu certificado de e.firma, guárdalo en un lugar seguro y no compartas tus contraseñas con nadie.
Siguiendo estos consejos podrás tener una experiencia más fluida y eficiente en tu cita de firma electrónica del SAT.
Firma electrónica para empresas
La firma electrónica en México es una herramienta muy útil para aquellas empresas que buscan agilizar trámites y reducir costos. A continuación, se presentan algunos aspectos importantes sobre la firma electrónica para compañías en México:
- Tipos de firma electrónica: Existen tres tipos de firma electrónica reconocidos por el SAT: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica con sello digital. Cada una de ellas tiene diferentes características y niveles de seguridad.
- Certificado de firma electrónica: Para obtener una firma electrónica para empresas, es necesario contar con un certificado digital emitido por una entidad certificadora acreditada por el SAT. Este certificado es la clave que permite identificar y autenticar a la empresa.
- Trámites que se pueden realizar con la firma electrónica: Con la firma electrónica, las empresas pueden realizar diversos trámites ante las autoridades fiscales, como presentar declaraciones, solicitar devoluciones, obtener comprobantes fiscales digitales y firmar contratos en línea.
- Ventajas de la firma electrónica: La firma electrónica para empresas ofrece diversas ventajas, como la reducción de costos y tiempos en la realización de trámites, mayor seguridad y confidencialidad en la información, y una mayor eficiencia en la gestión de documentos. Con el software de gestión de contratos Webdox CLM, puedes firmar electrónicamente y tener total seguimiento de todo el proceso contractual.
Si la persona moral necesita tramitar e.firma por primera vez, debe hacerlo en cualquier oficina del SAT que preste el servicio de e.firma para personas morales, previa cita registrada en el Portal.
Importante: recuerda pre-inscribir tu empresa en el RFC antes de acudir a la cita para solicitar tu e.firma. Puedes realizar este trámite en línea o de forma presencial y es gratuito.
En definitiva, la firma electrónica es una herramienta muy útil para las empresas en México, ya que les permite agilizar trámites, reducir costos y mejorar la seguridad y eficiencia en la gestión de documentos.
Ahora que ya tienes la e.firma ¿qué puedes hacer con ella?
Si bien lo más común es utilizar la e.firma para trámites relacionados al SAT y con el gobierno mexicano, la buena noticia es que legalmente también se puede usar para firmar cualquier documento legal, no solo de las dependencias de gobierno.
Es decir, además de poder facilitar diversos trámites tributarios por internet, la e.firma también permite agilizar los procesos para la firma de contratos digitales con proveedores o clientes.
En caso de requerirse usar e.firma para firmar acuerdos legales, la plataforma de gestión de contratos Webdox CLM, se encuentra integrada en México con Doc2Sign (PSC World), Legalario y Mifiel para el uso de los servicios de firma electrónica avanzada, cuyos documentos firmados con e.firma/FIEL incluyen una constancia de conservación única para cada documento cumpliendo de esta manera con la NOM 151.
Mifiel es una plataforma que integra diversas herramientas y servicios (que incluyen diferentes prestadores de servicios de certificación) que otorga un servicio de firma electrónica seguro, de fácil uso y que cumple con la regulación aplicable.
Por todo lo anterior, es que desde Webdox CLM recomendamos realizar el proceso de solicitud de la e.firma, ya que ayuda a facilitar los procesos brindando total solidez jurídica, al ser una herramienta que se vincula de manera exclusiva a la identidad propia de cada persona física o moral, a diferencia de una firma electrónica simple o incluso a una firma autógrafa tradicional.