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La transición de la firma manuscrita tradicional al uso de la firma electrónica, es del tipo de actividades que en los últimos años se ha modificado a nivel país, convirtiéndose hoy en una necesidad en organizaciones de todas las industrias y tamaños para agilizar los procesos.
En este sentido, y para entrar en contexto, el uso de la firma manuscrita tradicional ya no es la única vía de consentimiento expreso permitida por la legislación mexicana para la celebración de contratos.
Hoy también están permitidos el consentimiento verbal, el consentimiento por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos. Lo anterior se encuentra contemplado en el artículo 1803 del Código Civil Federal mexicano.
Bajo esta misma línea, y para efectos prácticos, las maneras de expresar dichos consentimientos pueden ser:
- Una firma autógrafa en un documento o en un Mensaje de Datos (por equivalencia funcional).
- Una cruz colocada en un papel.
- Un sello en un documento.
- Una firma digitalizada en un instrumento electrónico.
- A través de un nombre de usuario y contraseña, NIP en homebanking.
- Una FEA “Firma Electrónica Avanzada”.
Los tipos de firma electrónica en México
El ordenamiento jurídico mexicano, distingue dos tipos de firma electrónica oficiales, que son la firma electrónica simple, caracterizada por el intercambio de claves, y la firma electrónica avanzada o fiable.
1. Firma electrónica simple
Es la alternativa de firma digital más simplificada, con la que su validez y verificación se realiza mediante un usuario y contraseña que identifica y faculta al usuario para firmar digitalmente.
De acuerdo al Dr. Alfredo Reyes Krafft, Socio director de LexInf y Consultor internacional en materia de Firma Electrónica, la Firma Electrónica Simple es: “Aquella que deviene del intercambio de claves y contraseñas, es decir que las partes convienen en utilizar una contraseña para autenticarse y esa contraseña para las partes en una relación jurídica será perfectamente válida”
En el caso de la firma electrónica simple, se presentan dos subtipos, que hacen referencia a la firma autógrafa en mensaje de datos: grafía del firmante hecha en un dispositivo móvil o “pad” de firma, como por ejemplo, cuando se recibe un despacho y hay que firmar en una tableta o smartphone.
Y por otro lado, la validación mediante el intercambio de claves y contraseñas que abarca un amplio espectro de soluciones, como por ejemplo, cuando al realizar transacciones bancarias online y se deben aprobar dichos movimientos con un código que por lo general llega al teléfono vía SMS.
La solución de firma electrónica simple mediante claves y contraseñas, está disponible en la plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos Webdox CLM, mediante su integración con Digicert para emitir certificados de firma electrónica generados por empresas.
Profundiza más sobre este tema:
Revisa aquí el detalle de la Firma electrónica en México, su marco normativo, actores involucrados, características, entidades acreditadas, entre otros aspectos relevantes. Aclara todas tus dudas en nuestra sección de preguntas y respuestas.
2. Firma electrónica avanzada o fiable
Es aquella firma electrónica realizada mediante la utilización de un certificado de firma (no repudiable y la más conocida entre los jueces), donde un prestador de servicios de certificación o autoridad emisora del certificado, identifica personalmente al firmante.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) define a la firma electrónica avanzada de la siguiente manera:
“La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos asociados a un mensaje, que permiten asegurar la identidad del contribuyente y la integridad (imposibilidad de modificarlo posteriormente) del mensaje. Además de contar con un certificado digital expedido por el SAT o por un prestador de servicios de certificación autorizada, esta firma tiene las cualidades de reconocimiento por el marco legal, y de fiabilidad técnica basada en infraestructura de llave publica, otorgando las garantías de Integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad.”
Este tipo de firma se debe utilizar con una “llave” ligada a un certificado que emitió un PSC (Prestador de Servicios de Certificación). Lo que la hace avanzada, es que el certificado o llave que se está usando, debe ser emitido por dicho PSC, a diferencia de una Firma Simple que no lo requiere.
La característica principal, es que la Firma Electrónica Avanzada es no repudiable, justamente por el proceso que implica al ser emitida a través de un PSC. Además, es el tipo de firma más conocido entre los jueces en México, ya que, por ejemplo, firman sus declaraciones patrimoniales usando las firmas del SAT, lo mismo para varios procesos legales similares.
Por esta emisión de certificados de parte del SAT con un PSC, es que existe este “no repudio”, debido a que se valora y certifica que el documento se entrega en óptimas condiciones y con su respectiva validez legal.
En este sentido, Mifiel -reconocida plataforma para firmar contratos y otros documentos de manera electrónica usando la e.firma o FIEL del SAT en México- también está integrada Webdox CLM, plataforma especialmente diseñada para compañías que tengan como requisito exclusivo la Firma Electrónica Avanzada.
Características de un documento firmado electrónicamente:
-
- Identificación o autenticación de usuarios.
- Integridad.
- Confidencialidad.
Revisa el detalle de estas definiciones y más con el último informe ejecutivo sobre la firma electrónica simple y avanzada en México.
¿Qué solución ofrece Webdox CLM para la Firma Electrónica?
Para respaldar los tipos de firma electrónica en Mexico, Webdox trabaja junto al prestador de servicios de certificación mundial Digicert, que permite asegurar los sellos criptográficos a nombre de Webdox México con los metadatos del usuario y cliente en la plataforma, en un formato compatible con la ley de firma electrónica online, específicamente de la forma simple.
Esta idea entrega el principal beneficio de heredar la confianza concedida a Digicert como prestador de servicios de certificación raíz, cuyo prestigio, seguridad y confianza es aprobado por Apple, Microsoft, Google y Adobe, cuestión que permitirá que los documentos firmados por Webdox tengan una validez inmediata en todas las aplicaciones y sistemas operativos utilizados por nuestros clientes, y cumpliendo con la normativa legal de México, en la línea de la firma electrónica simple.
La plataforma hereda la confianza provista por una corporación mundial como Digicert y mantiene disponibles certificados a nombre de Webdox México. Lo anterior también implica que la verificación de Digicert ya ha sido concedida a Webdox.
Además, junto a la utilización del certificado, Webdox se encarga de solicitar y almacenar otros datos relevantes que facilitarán acreditar la identidad de la parte firmante ante cualquier necesidad de negocios probatoria u otra.
Aumenta la eficiencia en los procesos de firma con Webdox CLM
En síntesis, en materia internacional, Webdox utiliza certificados de firma electrónica emitidos por la empresa Digicert, persona jurídica extranjera conocida mundialmente por su prestigio en validación de identidades, firma electrónica, seguridad informática entre otros. Sin perjuicio de la fama internacional de Digicert y las múltiples certificaciones y auditorias que esta empresa ha realizado, ellos no se han certificado como un prestador de servicios de certificación autorizado respecto a la firma electrónica avanzada.
Sin embargo y tal como se señaló anteriormente, Webdox se encuentra integrado en México con la empresa Mifiel, para la utilización de los servicios de firma electrónica avanzada. Mifiel es una plataforma que integra diversas herramientas y servicios (que incluyen diferentes prestadores de servicios de certificación) que otorga un servicio de firma electrónica seguro, de fácil uso y que cumple con la regulación aplicable.
