Qué es la firma digital o firma electrónica avanzada en Chile

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VP Sales and Business Development

Ingeniero Comercial PUC, 5 años de experiencia en Revenue Management y Project Management, en importantes compañías como LATAM Airlines y Falabella. Experto en liderar desarrollos de tecnologías con valor para el negocio. Posee elevado conocimiento de Inteligencia Artificial y de Gestión contractual.

   

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10 diciembre, 2020

Cuando estalló la pandemia, varias empresas digitalizaron aceleradamente sus procesos. Fue así como la firma electrónica avanzada (FEA) comenzó a ser una solución efectiva, facilitando los trámites y proporcionando diversos beneficios como el incremento de la seguridad en los procesos internos y un ahorro de tiempo y dinero.

El uso cada vez más frecuente de la firma electrónica avanzada no es al azar. La pandemia ha permitido que las empresas crezcan cada vez más y se transformen digitalmente. El estudio “Latam Insights 2021”, desarrollado por PageGroup -en el cual se consultó a 3.000 directivos y propietarios de empresas en siete países de la región- revela que el 60% de los directivos tuvo que acelerar los procesos de transformación para que sus negocios siguieran operando.

¿Qué es la firma electrónica?

En 2002, entró en vigencia la Ley N° 19.799 Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicio de certificación de dicha firma y otros textos legales, con el objetivo de impulsar el uso de la firma electrónica avanzada para efectuar trámites mediante medios electrónicos.

De acuerdo con la ley, se entiende por firma electrónica “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”. 

Descargar Informe ejecutivo firma electrónica en Chile

Firma Electrónica Simple (FES)

Se puede encontrar la firma electrónica simple (FES) y la firma electrónica avanzada (FEA). Mientras la primera permite identificar al autor de un documento (huella electrónica o la imagen escaneada de una firma manuscrita, por ejemplo); la segunda es certificada por alguno de los cinco prestadores acreditados del servicio de certificación y permite que cualquier documento, sea privado o público, pueda ser firmado digitalmente. 

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

La ley establece que la firma electrónica avanzada “fue creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite la detección posterior de alguna modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría”. 

Se trata de una solución con la que se puede certificar digitalmente cualquier documento, dándole la misma relevancia que si se tratara de una firma hecha en papel. Se le otorga legalidad a través de un certificado que contiene datos personales de la empresa o de la persona que firma el documento, y estos son comprobados mediante un Prestador de  Servicios de Certificación (PSC) acreditado por el Ministerio de Economía.

Desde que se habilitó en el país la firma electrónica con Clave Única para constituir empresas, su número aumentó, aunque aún es reducido. Desde el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, informaron que en julio de 2020 se constituyeron 12.961 empresas mediante el Registro de Empresas y Sociedades (RES), de las cuales el 45% hizo uso de la firma electrónica avanzada totalmente en línea.

En la misma fecha, se registraron 1.784 empresas en el Diario Oficial, las que junto con las del registro del RES sumaron un total de 14.745 empresas.  

Para tramitar la firma electrónica avanzada, se debe recurrir a un prestador autorizado, poseer la cédula de identidad, ingresar al sitio web del prestador acreditado elegido y llenar el formulario. Luego, la persona debe acercarse a la oficina acreditada, pedir la firma electrónica avanzada y entregar los documentos que se requieren. Una vez hecho esto, la firma electrónica avanzada tiene una vigencia de uno a tres años y su costo depende de los prestadores que se elijan, con un valor máximo de $40.000.

Firma Electrónica Simple (FES) y Firma Electrónica Avanzada (FEA)

La Firma Electrónica Simple (FES) permite identificar al autor de un documento (huella electrónica o la imagen escaneada de una firma manuscrita, por ejemplo); en cambio, la Firma Electrónica Avanzada (FEA) es certificada por alguno de los cinco prestadores acreditados del servicio de certificación y permite que cualquier documento, sea privado o público, pueda ser firmado digitalmente.

Tipos de empresas que pueden implementar firma electrónica

Todo tipo de empresas y áreas pueden beneficiarse con la firma electrónica digital avanzada, consiguiendo un impacto positivo para la productividad.

La solución favorece tanto a las empresas como a sus clientes, ya que les proporciona una experiencia fácil y rápida de usar. Además, con los confinamientos obligatorios por la pandemia, ha sido más complejo realizar los trámites de forma presencial, por lo que esta opción facilita que las personas puedan firmar documentos desde cualquier lugar y mediante diferentes tipos de dispositivos, como celulares, tabletas o computadores, sin tener que descargar una aplicación. 

Beneficios de la firma electrónica

Entre los atributos de la firma electrónica avanzada, destacan su confidencialidad, seguridad, simplicidad para realizar diferentes tipos de trámites, además de un ahorro en tiempo y dinero.

Firma electrónica y sus estándares de seguridad

Se trata de uno de los mayores beneficios, ya que para obtenerla se necesita una verificación presencial de la identidad de la persona, teniendo la certeza de quién firma los documentos. También existe una alternativa de firma online que es posible validar a distancia, ideal para tiempos de pandemia. A su vez, estos documentos no pueden ser modificados, lo que resguarda la identidad de la persona. 

Una vez que se realiza la verificación, el usuario recibe un dispositivo criptográfico que contiene la firma electrónica avanzada, llamado e-token. Esto permite dar aún mayor seguridad con relación a su uso, considerando que la firma tiene una validez de tres años, con opción de renovación usando el e-token respectivo. 

Simplificación de los trámites con firma electrónica

A través de la firma electrónica, los trámites se pueden simplificar notablemente, evitando la impresión de documentos para luego firmarlos, escanearlos y volverlos a enviar a la empresa. Todo se automatiza y los procesos se vuelven más ágiles y eficientes.

Firma electrónica para varios tipos de trámites 

Este tipo de firma es aceptada para realizar diferentes tipos de diligencias, debido a que tiene la misma autenticidad que la firma tradicional.

Algunos de los tipos de documentos que se pueden firmar digitalmente son: 

  • Contratos con proveedores.
  • Acuerdos comerciales.
  • Documentos bancarios.
  • Documentos laborales.
  • Pólizas de seguros.
  • Contratos de valores de oferta pública.
  • Permiso electrónico de circulación.
  • Títulos profesionales.
  • Estatuto administrativo.
  • Recetas médicas electrónicas, entre otros. 

Eliminando el uso del papel con la firma electrónica

Este es uno de los beneficios indirectos que tiene el uso extendido de la firma electrónica avanzada. La digitalización de los documentos ha contribuido a que las organizaciones comiencen a eliminar el uso de papel, uno de los objetivos medioambientales con los que se han comprometido varias empresas en Chile y el mundo. Esto se traduce en un gran beneficio medioambiental: ahorro energético, de recursos y de GEI (Emisiones de Gases de Efecto Invernadero), entre otras cosas.

Firma electrónica y ahorro de tiempo

Uno de los factores que juega a favor de este tipo de firmas es su practicidad, especialmente el términos de ahorro en tiempo que significa para las personas y para las empresas. En el caso de las organizaciones, su uso permite disminuir los tiempos para juntar las firmas que pueden hacer falta para un documento legal, especialmente cuando las partes interesadas se encuentran en distintos lugares o fuera del alcance de quien está gestionando esta operación. Actualmente, en un contexto en el que se privilegia que las personas se mantengan en sus casas, la firma electrónica avanzada también es una alternativa útil. 

La firma electrónica en Chile ofrece:

  • Respaldo legal.
  • Fácil acceso a la información y trazabilidad.
  • Confianza en la documentación electrónica.
  • Eficiencia en procesos.

Add-on Webdox: Firma Electrónica Avanzada

En Webdox tenemos una alianza con la ESign, empresa con más de 15 años de experiencia en firma electrónica avanzada y que nos permite ofrecer a nuestros usuarios el acceso a un servicio confiable, móvil y seguro. De esta forma, todo tipo de empresas pueden integrar la firma electrónica avanzada en caso de que su personal necesite firmar contratos u otros documentos que requieran verificación. 

Esta firma, además, cuenta con validación de identidad a través de clave única o también llamada Firma Electrónica Móvil según la Acreditación Firma Móvil: R.A.E. 3926 del 07 de diciembre de 2016, que faculta a ESign otorgar una FEA sin validación presencial.

La firma electrónica avanzada (FEA) de ESign, permite firmar documentos y/o instrumentos privado/públicos, verificando la autoría de su firma, garantizando la integridad y el no repudio jurídico de los documentos.

  • Firma de documento digital (pdf, xml, correos, etc.) con plena validez legal (ley 19.799).
  • Certificado que permite realizar innumerables trámites en forma no presencial.
  • Reconocido en todos los browser y dispositivos fijos y móviles.

Esta integración es muy útil para todas las empresas donde se requiera firmar contratos con firma avanzada y también otros donde, más allá del uso de la firma avanzada, requieran contar con la seguridad de verificación que entrega la FEA. Son muchas  las empresas financieras, de seguros, automotriz, alimentos, retail, construcción, entre otras, que podrán beneficiarse con esta alianza.

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Con un Certificado de Firma Electrónica Avanzada, muchos chilenos, especialmente aquellos que se encuentran alejados de los grandes centros urbanos, podrán interactuar en forma remota sin necesidad de desplazarse largas distancias y legalizar operaciones o realizar otros trámites que tengan efectos jurídicos con absoluta confianza.

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