¿Qué es la firma digital o firma electrónica avanzada en Chile?

Durante los últimos años, las empresas chilenas están buscando las mejores alternativas para agilizar sus procesos mediante tecnología. Es así como la firma electrónica avanzada (FEA) comenzó a ser una solución efectiva, facilitando los trámites y proporcionando diversos beneficios como el incremento de la seguridad en los procesos internos y un ahorro de tiempo y dinero.

En este sentido, es que el uso cada vez más frecuente de la firma electrónica avanzada no es al azar. Los cambios que provocó la pandemia incentivó a las empresas chilenas a crecer cada vez más rápido mediante la transformación digital. El estudio “Latam Insights 2021”, desarrollado por PageGroup -en el cual se consultó a 3.000 directivos y propietarios de empresas en siete países de la región- revela que el 60% de los directivos tuvo que acelerar los procesos de transformación para que sus negocios siguieran operando.

¿Cómo opera la firma electrónica en Chile?

En 2002, entró en vigencia la Ley N° 19.799 Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicio de certificación de dicha firma y otros textos legales, con el objetivo de impulsar el uso de la firma electrónica avanzada para efectuar trámites mediante medios electrónicos.

De acuerdo con la ley, se entiende por firma electrónica “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”. 

Los tipos de firma electrónica en Chile

1. Firma Electrónica Simple (FES)

Se puede encontrar la firma electrónica simple (FES) en sus dos sub-tipos más comunes: firma digitalizada y firma electrónica simple con certificado.

Firma digitalizada: Foto del dibujo de la firma pegada en un archivo, o dibujada a través de un pad de firma.

Firma electrónica simple emitida con certificado: Firma electrónica emitida mediante el uso de un certificado de firma. 

El certificado de firma es es un archivo electrónico expedido por una autoridad o prestador de servicios de certificación (PSC o CA), e identifica a una persona con un par de claves (clave pública y privada), y su objetivo es validar y certificar que una firma electrónica corresponde a una persona concreta.

2. Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Este tipo de firma es certificada por alguna de las cinco empresas certificadoras de firma electrónica en Chile, como prestadores acreditados del servicio de certificación que permite que cualquier documento, sea privado o público, pueda ser firmado digitalmente.

 La ley establece que la firma electrónica avanzada “fue creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite la detección posterior de alguna modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría”. 

Se trata de una solución con la que se puede certificar digitalmente cualquier documento, dándole la misma relevancia que si se tratara de una firma en papel. Se le otorga legalidad a través de un certificado que contiene datos personales de la empresa o de la persona que firma el documento, y estos son comprobados mediante un Prestador de  Servicios de Certificación (PSC) acreditado por el Ministerio de Economía.

Desde que se habilitó en el país la firma electrónica con Clave Única para constituir empresas, su número aumentó, aunque aún es reducido. Desde el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, informaron que en julio de 2020 se constituyeron 12.961 empresas mediante el Registro de Empresas y Sociedades (RES), de las cuales el 45% hizo uso de la firma electrónica avanzada totalmente en línea.

También te gustará nuestra guía de firma electrónica en LATAM

En la misma fecha, se registraron 1.784 empresas en el Diario Oficial, las que junto con las del registro del RES sumaron un total de 14.745 empresas.  

Para tramitar la firma electrónica avanzada, se debe recurrir a un prestador autorizado, tener la cédula de identidad, ingresar al sitio web del prestador acreditado seleccionado y completar el formulario.

Luego, la persona debe acercarse a la oficina acreditada, pedir la firma electrónica avanzada y entregar los documentos que se requieren. Una vez hecho esto, la firma electrónica avanzada tiene una vigencia de uno a tres años y su costo depende de los prestadores que se elijan, con un valor máximo de $40.000.

¿Qué empresas pueden implementar la firma electrónica en Chile?

Todo tipo de empresas y áreas pueden beneficiarse con la firma electrónica digital avanzada, consiguiendo un impacto positivo para la productividad.

La solución favorece tanto a las empresas como a sus clientes, ya que les proporciona una experiencia fácil y rápida de usar, evitando los trámites de forma presencial, permitiendo a las personas firmar documentos desde cualquier lugar y mediante diferentes tipos de dispositivos, como celulares, tabletas o computadores, sin tener que descargar una aplicación. 

Beneficios de la firma electrónica para las empresas en Chile

Entre los atributos de la firma electrónica avanzada, destacan su confidencialidad, seguridad, simplicidad para realizar diferentes tipos de trámites, además de un ahorro en tiempo y dinero:

1.- Disminuye los tiempos de tramitación de los procesos: los documentos electrónicos viajan a la velocidad del tráfico de datos en Internet, más rápido que los documentos en papel.

2.- Reducción del uso de papel: las copias de los proyectos presentados principalmente y los documentos generados en el proceso, estarán disponibles electrónicamente, contribuyendo con el medio ambiente.

3.- Disponibilidad y acceso a la información: los documentos firmados electrónicamente están disponibles de forma permanente en Internet y permiten el uso de herramientas electrónicas de búsqueda, lo que facilita en gran medida el acceso a la información.

4.- Interoperabilidad: debido a que se trata de documentos electrónicos, estos permiten dar validez legal al intercambio electrónico entre diversas instituciones.

5.- Seguridad de la información: la firma electrónica en Chile dificulta la suplantación de identidad, ya que es irremplazable y no modificable, además, posee mecanismos para confirmar si la información fue violada, entregando un plus de seguridad adicional en trámites y transacciones, mientras que en el caso de una firma manuscrita hay que recurrir a un exhaustivo peritaje que no deje dudas.

Firma electrónica en Chile y sus estándares de seguridad

Se trata de uno de los mayores beneficios de este tipo de firma, ya que para obtenerla se necesita una verificación presencial de la identidad de la persona, teniendo la certeza de quién firma los documentos. También existe una alternativa de firma online que es posible validar a distancia, ideal para tiempos de pandemia. A su vez, estos documentos no pueden ser modificados, lo que resguarda la identidad de la persona. 

Una vez que se realiza la verificación, el usuario recibe un dispositivo criptográfico que contiene la firma electrónica avanzada, llamado e-token. Esto permite dar aún mayor seguridad con relación a su uso, considerando que la firma tiene una validez de tres años, con opción de renovación usando el e-token respectivo. 

Firma electrónica para varios tipos de trámites 

A través de la firma electrónica, los trámites se pueden simplificar notablemente, evitando la impresión de documentos para luego firmarlos, escanearlos y volverlos a enviar a la empresa. Todo se automatiza y los procesos se vuelven más ágiles y eficientes.

Este tipo de firma es aceptada para realizar diferentes tipos de diligencias, debido a que tiene la misma autenticidad que la firma tradicional.

Algunos de los tipos de documentos que se pueden firmar electrónicamente son: 

• Contratos con proveedores.
• Acuerdos comerciales.
• Documentos bancarios.
• Documentos laborales.
• Pólizas de seguros.
• Contratos de valores de oferta pública.
• Permiso electrónico de circulación.
• Títulos profesionales.
• Estatuto administrativo.
• Recetas médicas electrónicas, entre otros. 

Eliminando el uso del papel con la firma electrónica 

Según cálculos de la fábrica de papel alemana Steinbeis Papier, 10 hojas de papel A4 gastan en promedio, 2,6 litros de agua y 0,5kWh de energía para ser fabricados. Al digitalizar un solo documento o contrato de 5 o más hojas en una empresa, se estará disminuyendo este impacto y aportando en la conservación de los bosques nacionales. Este es uno de los beneficios indirectos que tiene el uso extendido de la firma electrónica en Chile y el resto del mundo.

La digitalización de los documentos ha contribuido a que las organizaciones comiencen a eliminar el uso de papel, uno de los objetivos medioambientales con los que se han comprometido varias empresas. Esto se traduce en un gran beneficio medioambiental: ahorro energético, de recursos y de GEI (Emisiones de Gases de Efecto Invernadero), entre otras cosas.

Firma electrónica en Chile y ahorro de tiempo

Otro de los factores que juega a favor de este tipo de firmas es su practicidad, especialmente en términos de ahorro de tiempo que significa para las personas y para las empresas. En el caso de las organizaciones, su uso permite disminuir los tiempos para juntar las firmas que pueden hacer falta para un documento legal, especialmente cuando las partes interesadas se encuentran en distintos lugares o fuera del alcance de quien está gestionando esta operación. 

La firma electrónica en Chile ofrece:

• Respaldo legal.
• Fácil acceso a la información y trazabilidad.
• Confianza en la documentación electrónica.
• Eficiencia en procesos.

¿Cómo obtener la Firma Electrónica en Chile?

Para tener acceso a las bondades de la Firma Electrónica Avanzada (FEA) en Chile, se puede solicitar durante todo el año mediante un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) que esté operando en el mercado chileno y que sea acreditado ante la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.

En Webdox, tenemos una alianza con ESign, empresa con más de 15 años de experiencia en firma electrónica avanzada y que nos permite ofrecer a nuestros usuarios el acceso a un servicio confiable, móvil y seguro. De esta forma, todo tipo de empresas pueden integrar la firma electrónica avanzada en caso de que su personal necesite firmar contratos u otros documentos que requieran verificación. 

Esta firma, además, cuenta con validación de identidad a través de clave única o también llamada Firma Electrónica Móvil según la Acreditación Firma Móvil: R.A.E. 3926 del 07 de diciembre de 2016, que faculta a ESign otorgar una FEA sin validación presencial.

La firma electrónica avanzada (FEA) de ESign, permite firmar documentos y/o instrumentos privado/públicos, verificando la autoría de su firma, garantizando la integridad y el no repudio jurídico de los documentos.

• Firma de documento digital (pdf, xml, correos, etc.) con plena validez legal (ley 19.799).
• Certificado que permite realizar innumerables trámites en forma no presencial.
• Reconocido en todos los browser y dispositivos fijos y móviles.

Esta integración es muy útil para todas las empresas donde se requiera firmar contratos con firma avanzada y también otros donde, más allá del uso de la firma avanzada, requieran contar con la seguridad de verificación que entrega la FEA. Son muchas  las empresas financieras, de seguros, automotriz, alimentos, retail, construcción, entre otras, que podrán beneficiarse con esta alianza.

Con un Certificado de Firma Electrónica Avanzada, muchos chilenos, especialmente aquellos que se encuentran alejados de los grandes centros urbanos, podrán interactuar en forma remota sin necesidad de desplazarse largas distancias y legalizar operaciones o realizar otros trámites que tengan efectos jurídicos con absoluta confianza.