Potencia el ciclo de una venta con un CLM

Potencia el ciclo de una venta con un CLM
Sales Executive Chile
   

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18 enero, 2021

El área de ventas de una organización tiene el enorme desafío de cumplir con ciertas metas de venta y a la vez establecer relaciones comerciales fuertes y duraderas con los clientes. Específicamente en empresas B2B, el desafío es mayor ya que el ciclo de una venta puede durar meses, desde el primer contacto con el prospecto hasta que finaliza en la firma de un contrato. Pero los esfuerzos no terminan ahí, luego de la firma la retención de este cliente es igual o más importante que los esfuerzos hechos en un comienzo. Debido al gran valor económico que cada uno de los cierres de venta tiene, es necesario poner esfuerzos en potenciar el ciclo de ventas, para que cada negociación efectivamente dé frutos. Si quieres saber cómo potenciar tu ciclo de ventas aquí te contamos cómo hacerlo con un software de gestión de contratos.

Desafíos del área de ventas

Primero que todo, los números y metas son importantes, éstas permiten medir y analizar el esfuerzo hecho, es por eso que quizás uno de los desafíos más grandes que tiene esta área es centrarse en obtener la mayor cantidad de cierres de venta posible. Por otro lado, cada cierre implica costos, siendo también una preocupación para esta área. Pero además de esto, hay otros desafíos que se escapan de su control, estos tienen que ver, por ejemplo, con la dependencia que debe tener al área legal en cuanto al estatus de los contratos solicitados desde ventas.

Todos estos desafíos, especialmente aquellos que se escapan del control del área de ventas, pueden ir en desmedro de la negociación con el cliente, alargando el proceso innecesariamente, retrasando la firma final y terminar en una negociación infructífera. Si a esto le sumamos no tener un ciclo de ventas establecido, entonces el éxito de las negociaciones se ven perjudicadas.

Una serie de estadísticas sobre gestión de ventas B2B señala que el 50% de los negocios de ventas de alto rendimiento poseen procesos de ventas monitoreados, aplicados estrictamente o automatizados. Por el contrario, el 48% de las organizaciones con bajo rendimiento, tienen justamente procesos de ventas inexistentes o informales. He ahí donde radica la importancia de tener un proceso de ventas establecido, claro y por el cual toda el área de ventas pueda guiarse. Mientras más estandarizados, mejor serán los resultados.

El ciclo de ventas

Para potenciar un ciclo de ventas, o proceso de ventas, hay que conocer cuáles son las partes que componen este ciclo. Aunque un ciclo de ventas va a depender de cada organización y su naturaleza, un proceso estándar lo podemos definir como:

  1. Prospección y contacto inicial

  2. Calificación

  3. Evaluación de necesidades 

  4. Presentación de venta o demo del producto

  5. Propuesta y manejo de objeciones

  6. Cierre

  7. Seguimiento

Así es un un ciclo de ventas estándar, donde se identifica una serie de pasos por los cuales cada uno de los prospectos irá transitando hasta finalizar, eventualmente, en una relación comercial. Algo importante en qué fijarse es que el ciclo no termina cuando el contrato se cierra o se firma, sino que, en este caso, se considera una séptima etapa de seguimiento, donde ventas debe estar presente. 

Es esencial tener claro el proceso de ventas, ya que muchas veces se puede caer en el error de preocuparse solamente por el cumplimiento de metas y objetivos, es decir, poner el foco solo en el número de cierre de ventas que se alcanzó y los costos asociados a ello. Sin embargo, según las estadísticas mencionadas, las organizaciones  que tienen un alto rendimiento tienen procesos o ciclos de ventas establecidos, es decir, donde cada una de las etapas importan y tienen indicadores propios, y no solo los resultados finales.

Cómo un CLM potencia el ciclo de ventas

Con todo esto ¿cómo puede un software de gestión de contratos potenciar el ciclo de una venta? Dentro del ciclo de ventas en algún punto de éste se debe comenzar a negociar el contrato que dará sustento legal a la relación comercial que se está formando con el nuevo cliente. En ese punto comienza el ciclo de vida de un contrato, dentro del mismo ciclo de ventas, entonces ¿cómo se gestiona el ciclo de vida de un contrato desde ventas? 

El ciclo de vida es el proceso por el cual pasa un contrato, desde que se envía la solicitud, hasta que se le pone término a ese contrato. Por lo tanto, el área de ventas al estar involucrada en la negociación con clientes, es clave en este ciclo de vida del contrato. Una buena gestión de los documentos contractuales, llevará a cierre de ventas efectivos. 

En términos simples, si un CRM hace mucho más eficiente la gestión de clientes y ayuda a optimizar los esfuerzos de venta, un CLM ayuda a gestionar de manera eficaz todos los documentos contractuales de la organización. Por lo tanto, integrando estas dos herramientas, el trabajo de ventas se ve potenciado en gran medida.

Algunos de los beneficios que contraen integrar estas dos aplicaciones son:

  • Trato más personalizado con los clientes: por un lado se tiene una Base de Datos con todos los datos del cliente, estos mismo datos se pueden aplicar para la elaboración y negociación del contrato, haciendo una negociación mucho más personalizada y centrada en el cliente.
  • Mejor relación con el cliente: si la integración de procesos dentro de la empresa es óptima, la imagen que el cliente tendrá de la organización será mucho mejor, según una encuesta el 78% de los compradores está de acuerdo en la siguiente frase “La forma en que una empresa utiliza la tecnología indica cómo operan en general”. Por otro lado, un CLM permite ver todo el ciclo de vida de un contrato, la cual también puede ser compartida con el mismo cliente, aumentando aún más su confianza en la nueva alianza que se está formando.
  • Reducción de costos: se reduce en suministros y en tiempo, ya que están todos los datos y documentos centralizados y digitalizados en un solo lugar.
  • Mayor eficiencia: al estar toda la información integrada en un mismo canal digital, es posible automatizar muchos de los procesos que antes se hacían manualmente, como la solicitud de contrato, la renovación del mismo, la firma, entre otras cosas, haciendo que el trabajo sea mucho más rápido y eficiente.
  • Mejor comunicación: una vez más, al estar toda la información de los clientes y los contratos en un solo lugar, todos los involucrados podrán acceder a esa información, es decir, tanto ventas como el área legal tendrán acceso a los contratos, incluso el cliente puede revisar el contrato desde la misma plataforma.

Así es como un CLM puede llegar a potenciar y mejorar el ciclo de ventas de una organización. Para conocer más al respecto de cómo funciona un CLM revisa Webdox, uno de los mayores proveedores de CLM en Latinoamérica.