Los constantes cambios tecnológicos y las nuevas modalidades de conectividad han acelerado drásticamente la transformación digital en la educación, tanto a nivel interno, con nuevas soluciones en el ámbito académico, como la necesidad de mejoras en los procesos con actores externos.
Desafíos en la Gestión de Proveedores en Instituciones Académicas
La gestión de proveedores en instituciones académicas enfrenta retos únicos en cuanto a la administración y control de contratos y documentos. El área de compras tiene la responsabilidad de encontrar soluciones innovadoras y rentables para impulsar la apertura, la transparencia y el cumplimiento de los procesos contractuales, registros y documentos públicos. Algunos de los desafíos incluyen:
- Información Incompleta: La información sobre el gasto y los contratos suele ser incompleta. Las instituciones de enseñanza superior son complejas, ya que cuentan con información distribuida en múltiples sistemas, lo que dificulta su acceso.
- Clasificación Inadecuada: La información que existe puede no estar clasificada adecuadamente para efectos de contratación. Los usuarios finales de los departamentos no siempre se adhieren a las políticas de compra institucionales.
- Visibilidad y Análisis del Gasto: Conseguir la visibilidad de la información correcta, en el formato adecuado, es el primer paso en el proceso de análisis del gasto. Este es el precursor de la identificación de ahorros en las compras, la mejora de la eficiencia y la adición de valor a la organización.
Beneficios de un Software CLM en la Gestión de Proveedores en colegios y proveedores
El gasto de proveedores contratados es otro punto clave, ya que cada peso gastado es importante y las oportunidades de ahorro pueden perderse si se realizan compras fuera de contrato, no se cumplen con los acuerdos estipulados o no se renegocian contratos en la fecha estipulada. El desarrollo de relaciones contractuales con proveedores puede dar lugar a precios más competitivos y mejores condiciones de pago y ahorro.
Nuestra plataforma líder de gestión de contratos, Webdox CLM, ofrece una solución digitalizada y automatizada para ayudar a los departamentos de compras de las instituciones educativas en la difícil tarea de establecer y mantener relaciones comerciales formales con vendedores, proveedores y suministradores de bienes y servicios.
Webdox cubre los procesos y actividades que desarrolla el área de compras en el proceso de la negociación con proveedores, gestionando los contratos de forma integral. Las instituciones que lo utilizan obtienen la capacidad de centralizar, consolidar, automatizar y agilizar los contenidos y negociaciones relevantes con sus proveedores.
Funcionalidades Destacadas
- Automatización de Workflows: Webdox permite crear flujos de trabajo personalizados que agilizan la aprobación y seguimiento de los documentos, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
- Firma Electrónica Legal: Ofrecemos una solución de firma electrónica integrada que se ejecuta con certificados emitidos por líderes mundiales en emisión de certificados de firma, como Digicert Certificate Authority. Esto facilita procesos de firma digital certificada para proveedores y permite una gestión más ágil y segura de los contratos.
- Repositorio Centralizado: Gestión centralizada de documentos, facilitando el acceso y el control.
- Control de Vencimientos y Auditorías: Gestión de control de vencimientos, auditorías y boletas de garantía, asegurando que todos los documentos cumplen con las normativas gubernamentales y cláusulas universales.
- Calificación de Proveedores: Con Webdox CLM, puedes calificar a tus proveedores según el cumplimiento de contratos, plazos, burocracia, y solicitar documentación específica, permitiendo escoger con más claridad a los mejores proveedores y solicitar cumplimiento de requisitos.
Pontificia Universidad Católica de Chile
"Miles de usuarios en compañías de toda la región ya firman y gestionan sus contratos con Webdox CLM. Con Webdox contamos con una digitalización de procesos más eficiente, ágil y confiable." José Burmeister, Director de Asuntos Jurídicos.
PUC
Conclusión
En resumen, un CLM como Webdox es un partner estratégico para ayudar a automatizar y controlar la eficiencia y eficacia del área de Compras y su interacción con las otras áreas del colegio o universidad y sus proveedores. Visibilizando cada fase del proceso contractual con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a todas las etapas del contrato en un solo lugar.
