Cómo Mejorar la Gestión de Proveedores en Colegios y Universidades

Los constantes cambios tecnológicos y las nuevas modalidades de conectividad, han acelerado drásticamente a la transformación digital en la educación, tanto a nivel interno con nuevas soluciones en el ámbito académico, como la necesidad de mejoras en los procesos con actores externos.

Los efectos pueden verse en diferentes dimensiones, desde el cambio general hacia el aprendizaje a distancia, hasta las nuevas formas en que los departamentos se conectan y crean procesos más eficientes.

Particularmente, la gestión de proveedores en colegios y universidades, se enfrenta a retos únicos en cuanto a la administración y control de contratos y documentos. En este sentido, el área de compras tiene la responsabilidad de encontrar soluciones innovadoras y rentables para impulsar la apertura, la transparencia y el cumplimiento de los procesos contractuales, registros y documentos públicos. 

Los desafíos de la gestión de proveedores en colegios y universidades

Los encargados de compras deben contar con una herramienta eficiente para hacer el seguimiento de los calendarios de precios/costos, gestión de documentos, seguimiento de los reembolsos, términos/renovaciones y el proceso general de compra dentro de la institución educativa. 

Pero para saber cómo ahorrar dinero, hay que saber en qué se gasta y es clave identificar los desafíos a los que se enfrenta el área de compras. 

Por ejemplo:

• La información sobre el gasto y los contratos suele ser incompleta. Las instituciones de enseñanza superior son complejas, ya que cuentan con información distribuida en múltiples sistemas, lo que dificulta su acceso.
• La información que existe puede no estar clasificada adecuadamente para efectos de contratación. Los usuarios finales de los departamentos no siempre se adhieren a las políticas de compra institucionales.

Conseguir la visibilidad de la información correcta, en el formato adecuado, es el primer paso en el proceso de análisis del gasto. Este es el precursor de la identificación de ahorros en las compras, la mejora de la eficiencia y la adición de valor a la organización.

El gasto de proveedores contratados es otro punto clave, ya que cada peso gastado es importante y las oportunidades de ahorro pueden perderse si se realizan compras fuera de contrato, no se cumplen con los acuerdos estipulados o no se renegocian contratos en la fecha estipulada. El desarrollo de relaciones contractuales con proveedores puede dar lugar a precios más competitivos y mejores condiciones de pago y ahorro. 

Nuestra plataforma líder de gestión de contratos, ofrece una solución digitalizada y automatizada para ayudar a los departamentos de compras de las instituciones educativas en la difícil tarea de establecer y mantener relaciones comerciales formales con vendedores, proveedores y suministradores de bienes y servicios.

Webdox cubre los procesos y actividades que desarrolla  el área de compras en el proceso de la negociación con proveedores, gestionando los contratos de forma integral. Las instituciones que lo utilizan obtienen la capacidad de centralizar, consolidar, automatizar y agilizar los contenidos y negociaciones relevantes con sus proveedores. 

Esto se traduce en eficacia y eficiencia en la transformación digital de todo el proceso contractual de manera integral, cuidando rigurosamente las negociaciones, gestión de proveedores, procesos de gestión de emisión de contratos y sus estados.

Además de firmas electrónicas gratuitas e ilimitadas para ambas partes, auditorías, control de vencimientos, boletas de garantía y sus estados, documentos requeridos para alta de proveedores, normativas gubernamentales y cláusulas universales que todas las instituciones deben cumplir.

Otros beneficios de Webdox son:

• Estandariza la comunicación del área legal con el departamento de compras y el resto de las áreas internas.
• Articula el contenido de contratos y documentos, controlando procesos mediante indicadores que miden la creación, cláusulas, negociación y aprobación del contrato, monitoreando sistemáticamente todos los detalles de cada paso del contrato.
• Permite utilizar firmas electrónicas de manera ágil por ambas partes y con plena validez legal por país.
• El proceso de negociación es más claro y rápido, ya que permite que tanto el comprador como el proveedor puedan beneficiarse de una buena comunicación, lo que se transforma en una disminución del tiempo en el proceso contractual, ganado en aclaraciones y en entender los contratos tomados, así como una mayor eficiencia en el trabajo, por tener un mejor conocimiento de las tareas y asignaciones.
• Posición de negociación: al tener más claros tus compromisos, puedes fortalecer tu posición como negociador, porque la claridad te permite saber qué puedes ofrecer y qué no, y cuál es el valor real de lo que estás pidiendo y entregando.
• Rapidez: al trabajar todo digital (firmas, colaboración, aprobaciones, envíos, etc), hace mucho más ágiles todos los procesos, por lo que tienes el resultado del contrato más rápido.
• Calificación y documentación: Con un CLM puedes calificar a tus proveedores según cumplimiento de contratos, plazos, burocracia, solicitar documentación, etc. Permitiéndote escoger con más claridad a tus mejores proveedores y solicitar cumplimiento de requisitos.

En resumen, un CLM como Webdox, es un partner estratégico para ayudar a automatizar y controlar la eficiencia y eficacia del área de Compras y su interacción con las otras áreas del colegio o universidad y sus proveedores, visibilizando cada fase del  proceso contractual con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a todas las etapas del contrato en un solo lugar.