Ventajas de la Gestión de Documentos Electrónicos

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21 junio, 2017

Las soluciones en la nube son un arma de doble filo: por un lado, han facilitado procesos complejos del área empresarial, pero por otro, las expectativas de tener todo on-demand y en tiempo real, se ha transformado en una realidad en la que los clientes piensan que todo es automático. 

¿Qué ocurre entonces cuando tenemos que buscar un documento físico? ¿Y si la carpeta está en otra ciudad? ¿O si fue mal archivada?.

Las gerencias legales actualmente corren el riesgo de no modernizarse al ritmo de la era digital, sobre todo en lo que concierne a la gestión de documentos electrónicos y contratos.

Los clientes, tanto externos como internos, esperan resultados inmediatos, y para esto es necesario dejar de archivar papeles y comenzar el proceso de la digitalización. Esto, a largo plazo será un ahorro en espacio para almacenamiento, de costos en transporte y trámites burocráticos, mayor control de accesos, contribución al medio ambiente e inmediatez de los resultados.

La gestión documental digital provee un marco metodológico para administrar cada elemento en sus distintas etapas, desde su solicitud hasta su término o renovación.

Todas las empresas resultan beneficiadas con la digitalización y gestión de documentos electrónicos, al brindar a sus ejecutivos un mayor control de aspectos clave tales como el alcance de los contratos, precios, multas, plazos, etc.

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5  ventajas de la gestión de documentos electrónicos

Gracias a la naturaleza de su servicio, la gerencia legal opera con estándares más estrictos que otras áreas. Por esta razón, es que tiene mucho que ganar adoptando soluciones de gestión documental en la nube.

1.- Generación y control del contenido

La gerencia legal es, por esencia, una máquina creadora de contenidos, muchos de estos correspondientes a modelos de contratos, cláusulas o redacción contratos para situaciones específicas. 

Una herramienta de gestión documental, sobre todo si es de contratos, permitirá a la gerencia legal administrar su activo más preciado: el contenido. Con esto, es posible acceder a la información correctamente clasificada, actualizada y colaborativamente creada para redactar contratos con las mejores estructuras de información disponibles. 

De esta manera, si se invierte tiempo suficiente en estructurar la información junto al equipo legal y otras gerencias colaborativas, la construcción de cada contrato será más eficiente y eficaz, existiendo contenido ya estandarizado y de calidad para resolver distintas problemáticas del negocio.

2.- Menores tiempos de respuesta

La nube funciona igual que Google. Una palabra clave en el título o el contenido, bastará para encontrar un documento de inmediato. Lo mismo ocurre con los email y datos de clientes si están integrados con un sistema de gestión documental electrónica. Un menor tiempo de respuesta es igual a un cliente más satisfecho.

3.- Seguridad en la nube

La confidencialidad es parte de la esencia de la profesión legal. Sin embargo, la administración física de documentos tiene riesgos. Alguien no autorizado puede filtrar información crítica y causar gran daño.

Una de las ventajas de un sistema de gestión de documentación electrónica en la nube, es que permite controlar todos los permisos de acceso a la data de la empresa. De esta forma, es posible monitorear quién creó, visualizó, copió o descargó un documento. También es posible restringir sus acciones, como hacer anotaciones o comentarios.

Es por esto que el área de TI puede participar en las decisiones de compra de software para la gerencia legal. Con justa razón puede tener reparos sobre la seguridad y respaldo de datos privados. Sin embargo, la nube ofrece los últimos estándares de seguridad informática.

Además, elimina costos de soluciones on-premise –instaladas en los servidores del cliente–. Los principales ahorros son asociados a mantenimiento, actualizaciones y parches de seguridad. Esto libera tiempo y recursos de TI para actividades más alineadas con el core business de la empresa.

4.- Integración con otros sistemas y procesos 

Para facilitar la gestión y evitar pérdida de información, es crítico que la data en la nube se integre con los sistemas de la empresa. El software no solo debe migrar toda la documentación de la empresa a la nube, sino también debe conversar con otras aplicaciones que son usadas como parte del negocio. Correos electrónicos y herramientas de contabilidad, por ejemplo. Esto es clave en caso de auditorías o gestiones para casos judiciales. 

El rol de la gerencia legal en los contratos impacta directamente a otros procesos y sistemas de la organización, que intentarán controlar y llevar adelante las actividades descritas en los documentos.

Una herramienta de sistema de gestión de documentación electrónica, especialmente cuando se trata de gestión de contratos, permitirá estandarizar el ciclo de vida de un contrato de manera completa en su solicitud, creación, negociación, aprobación, firma, administración y reportería.

Estas etapas, en su conjunto, integrarán información relevante para otros procesos de negocios, como por ejemplo, la aprobación o firma de un contrato para permitir que el sistema de gestión de pagos de la empresa, gestionado por el área de finanzas, emita un pago establecido en las etapas iniciales de un negocio.

Es importante la integración con un software ERP (Enterprise Resource Planning) y un CRM (Customer Relationship Management) para asociar y conectar los contratos asociados con proveedores y clientes en estos sistemas.

5.- Control de gestión interna y colaboración

Los encargados de una gerencia legal son constantemente requeridos por una serie de áreas que necesitan crear contratos, anexos o documentos de otra índole. Es común, además, que existan abogados u otros profesionales de esta gerencia que, dada su proactividad, tiendan a tomar por sí mucho más trabajo del que realmente pueden abordar. 

Una herramienta de gestión documental digital permitirá asignar trabajos dentro de la organización según la carga de trabajo de cada miembro de la gerencia legal, para distribuir las labores según la especialización y tiempo de cada persona y permitir, así, que miembros más nuevos de la gerencia puedan recurrir a un sistema donde los procesos para crear y gestionar un contrato se encuentren estandarizados.

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La gestión de documentos electrónicos aumenta la visibilidad a la demás áreas

Debido a que el contrato es un documento que contempla múltiples materias, requiere de un alto nivel de colaboración entre las áreas especialistas en cada aspecto. Cada departamento integra aprobadores del contrato que, finalmente y en colaboración, se redacta. Por consiguiente, cada contrato integra procesos insertos en la organización misma y externamente hacia las contrapartes del contrato. 

Lamentablemente, en la gran mayoría de los procesos contractuales existe una “caja negra” poco estandarizada y monitoreada. Esto genera incertidumbre en las gerencias que necesitan del conocimiento y gestión del área legal de una empresa para armar un contrato. 

Además, a esto se suma el constante sentido de urgencia que cada área tiene de dichos documentos. Una herramienta de gestión documental digital ayudará al control general de la colaboración, control y monitoreo de los procesos contractuales. Esto debido a que una solución de este estilo digitaliza completamente este proceso y entrega vías estándares y automáticas para:

  • Solicitar fácil e intuitivamente un contrato desde otras áreas a la gerencia legal.
  • Determinar etapas del proceso que se desenvuelven conforme a distintos elementos del contrato y que permitan simplificar el proceso en todos los casos donde no sea necesaria una mayor burocracia.
  • Agregar los indicadores de respuesta razonables con los que la capacidad de trabajo de la gerencia legal y las demás áreas pueda operar.
  • Notificar de manera automatizada las actividades que ocurran durante el proceso, sin necesidad de que existan “persecuciones” internas de unas áreas a otras para que el trabajo durante el proceso del contrato se realice.
  • Disponer de control, visibilidad, certidumbre y trazabilidad en todo el proceso contractual.

Gestión documental digital como una ventaja competitiva

La gestión documental digital no trata solo de tener acceso on-demand a diversos documentos y contratos de una empresa. También involucra tareas de organización, clasificación y coordinación. Nuevamente, esto requiere tiempo y recursos.

Realizar estas actividades en forma manual no sólo es engorroso y complicado, también tiene implicaciones financieras para la gerencia legal.

Al final del día, el ROI (retorno sobre la inversión) de un sistema de gestión documental electrónica en la nube se traduce en un porcentaje o un número. Por tanto, el beneficio financiero debe hablar por sí solo.

Según Price Waterhouse, la clave para calcular el ROI es conocer a cabalidad los costos antes y después de implementar la solución. La mejora esperada en los KPI del área es la base de un negocio exitoso. Solo así podemos justificar más inversiones en estas herramientas. Por lo pronto, digitalizar la gestión documental  es tener una oficina inteligente al alcance de la mano. Por ello toda gerencia legal exitosa y eficiente debe evaluar seriamente las ventajas de soluciones en la nube.

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Fundador y CEO de Webdox

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