Transformación digital en Colombia

La transformación digital es el proceso de integración de tecnologías digitales avanzadas en todas las áreas de una empresa, incluyendo la forma en que se operan, entregan y comercializan los productos y servicios. También involucra el uso de datos y análisis para tomar decisiones informadas, mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos, así como mejorar la experiencia del cliente.

En términos prácticos, la transformación digital puede implicar la implementación de soluciones tecnológicas como el Internet de las cosas (IoT), inteligencia artificial (IA),  automatización de procesos robóticos (RPA), soluciones en la nube (SaaS), análisis de big data, entre otras. También se relaciona con el uso de canales digitales para la comercialización y venta de productos y servicios, así como para la atención al cliente.

¿Qué es la transformación digital en empresas?

En el ámbito empresarial, la transformación digital se ha convertido en una prioridad para muchas empresas debido a los rápidos cambios en el mercado y la necesidad de mantenerse competitivos. Esto quiere decir, que las empresas que implementan con éxito una estrategia de transformación digital, pueden beneficiarse de una mejor productividad, mejor toma de decisiones, y una mayor satisfacción del cliente.

No obstante, para que una compañía ejecute exitosamente un proceso de transformación digital, debe considerar los siguientes indicadores claves:

• Nivel de adopción de tecnologías digitales: Este indicador mide el grado de uso de herramientas digitales en los procesos de transformación digital de cada empresa, como por ejemplo, la implementación de sistemas de gestión empresarial (ERP), sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM).
• Nivel de automatización de proceso: Parámetro que mide el grado en que los procesos de negocio de la empresa están automatizados y optimizados a través del uso de tecnologías, como por ejemplo la inteligencia artificial, el análisis de datos y las soluciones en la nube.
• Ciberseguridad: indicador fundamental que mide la capacidad de la empresa para proteger su infraestructura tecnológica y datos frente a posibles vulnerabilidades y ataques cibernéticos.
• Nivel de competencias digitales: Este factor mide la capacidad de los colaboradores para utilizar herramientas digitales y tecnologías avanzadas en sus labores diarias.
• Innovación: Capacidad de la empresa para generar nuevas ideas, productos o servicios utilizando tecnologías digitales.
• Transformación cultural: Cómo la compañía puede adaptar su cultura organizacional a la era digital, fomentando la colaboración, flexibilidad y la innovación.
• Experiencia del cliente: Este indicador mide la capacidad de la empresa para mejorar la experiencia del cliente mediante el uso de tecnologías digitales, como la personalización de productos y servicios, atención al cliente en línea, acompañamiento y soporte, y retroalimentación en tiempo real.
• Eficiencia operativa: Capacidad de la compañía para mejorar la eficiencia en la gestión de sus procesos y recursos a través de tecnologías digitales, como la automatización y el análisis de datos.
• Conectividad: habilidad de la empresa para estar conectada y en línea, ya sea a través de internet, redes sociales, plataformas de comercio electrónico, entre otros. Este indicador es especialmente importante en la era digital, ya que es un elemento clave para la competitividad y el éxito empresarial.

Es importante señalar que estos indicadores pueden variar dependiendo de la industria y el tamaño de la empresa, por lo que es importante adaptarlos a las necesidades específicas de cada organización.

Debido a lo anterior, y de acuerdo a un informe de la consultora líder en TI, IDC, se pronostica que el gasto en Tecnologías de la Información en América Latina superará el crecimiento del PIB en 2023. 

Esto quiere decir que, a pesar de una tasa de crecimiento del PIB estimada para la región de sólo un 2,1%, se espera que la inversión en tecnologías empresariales como servicios en la nube, redes, almacenamiento y servicios profesionales, aumente en un 12%. 

Además, se cree que las tecnologías digitales emergentes, como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, la automatización y la robótica, crecerán un 69% en 2023, 32 veces más rápido que el crecimiento económico de una economía latinoamericana en recesión.

¿Cómo va la transformación digital en Colombia según el MinTIC?

De acuerdo al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) de Colombia, la transformación digital en el país ha tenido un avance significativo en los últimos tres años. Durante los años 2020, 2021 y 2022, el MinTIC publicó un informe sobre el estado de la transformación digital en el país, donde se identificaron algunos avances importantes en diferentes sectores:

Transformación digital en Colombia en 2020

Al inicio del 2020, sólo el 65% de las empresas colombianas contaban con un área y presupuesto dedicados a la transformación digital, situando a Colombia como uno de los últimos países de la región en este aspecto. 

Sin embargo, la pandemia aceleró la necesidad de las empresas de mantenerse funcionando y, para finales de ese año, cerca del 80% de las empresas colombianas estaban trabajando en un plan de transformación digital. Además, se registró un aumento significativo en el acceso a internet y la digitalización de empresas, con un gran aumento en el teletrabajo y el comercio electrónico.

Transformación digital en Colombia en 2021

En 2021, la transformación digital en Colombia dio un salto considerable, ya que el 64% de las grandes empresas reportaron que sus líderes en transformación digital crearon soluciones innovadoras y nunca antes pensadas. Además, el Viceministerio de Transformación Digital desarrolló programas para mejorar los procesos operativos de las empresas y formar personal capaz de crear herramientas y programas tecnológicos, contribuyendo así al crecimiento de la transformación digital en el país.

Transformación digital en Colombia en 2022

En 2022, la transformación digital en Colombia continuó su expansión con la aplicación de nuevas tecnologías, orientándose hacia la automatización de procesos con inteligencia artificial, análisis y segmentación de datos, y soluciones en la nube personalizadas. 

Durante ese año, el MinTIC cooperó con empresas reconocidas internacionalmente para certificar de forma gratuita a 10.000 personas en programación, con el objetivo de fortalecer el sector y alcanzar las metas propuestas para los próximos años.

Los datos anteriores, se consiguieron a partir de los siguientes indicadores que brindan una perspectiva más amplia sobre la adopción y madurez de la transformación digital en Colombia:

• Porcentaje de hogares con acceso a internet.
• Número de conexiones a internet de alta velocidad.
• Porcentaje de empresas que utilizan herramientas digitales para la gestión de sus procesos.
• Número de transacciones digitales en el sector financiero.
• Inversión en investigación y desarrollo de tecnología.
• Número de empresas que ofrecen servicios digitales.
• Cantidad de empresas que utilizan soluciones en la nube para almacenar y gestionar datos.
• Número de personas que trabajan en el sector tecnológico.
• Nivel de uso de redes sociales y medios digitales por parte de la población.
• Porcentaje de empresas que utilizan inteligencia artificial y otras tecnologías avanzadas.

Adicionalmente, según estadísticas de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), después de iniciada la pandemia, el 60 % de las compañías ya contaba con un plan de transformación digital, mientras que en el año 2016 este porcentaje era sólo del 25 %.

No obstante lo anterior, el MinTIC señala que Colombia todavía tiene un largo camino que recorrer, por lo que es vital que las empresas trabajen para avanzar en el proceso de transformación digital de negocios. La adopción de tecnologías digitales no solo les permite mantenerse al día con las expectativas del mundo moderno, sino también mejorar la eficiencia, productividad y rentabilidad de sus servicios.

La transformación digital en el área legal: ¿En qué consiste?

La realidad es que la transformación digital en Colombia está avanzando rápidamente, lo que ha permitido aumentar la eficiencia y competitividad en diversos sectores, incluyendo el área legal. 

La adopción de tecnologías digitales permite a los departamentos legales automatizar procesos, mejorar la gestión de contratos y documentos y aumentar la eficiencia en la comunicación con clientes y terceros.

El sector jurídico en particular, se beneficia de herramientas tecnológicas como la gestión de casos, inteligencia artificial y soluciones de gestión de contratos en la nube, logrando así agilizar los procesos, reducir costos y tiempos de respuesta. 

En el caso colombiano, la transformación digital en el área legal ha sido impulsada por la necesidad de modernizar y agilizar el sistema judicial, reducir la carga de trabajo de los jueces y abogados y mejorar el acceso a diversos procesos judiciales. 

En este sentido, la gestión de contratos en las empresas es también un proceso crítico para el área legal, ya que implica la creación, negociación, revisión, seguimiento y cumplimiento de acuerdos entre dos o más partes. Debido a esto, es que la gestión efectiva de contratos puede ayudar a las empresas colombianas a reducir riesgos, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción del cliente.

En la actualidad, la gestión de contratos está transformando los departamentos legales de las empresas colombianas a medida que se adoptan tecnologías digitales. En lugar de utilizar procesos manuales lentos y tediosos, los gerentes legales están implementando soluciones de gestión de contratos basadas en la nube que les permiten trabajar de manera colaborativa, automatizando y transparentando todo el proceso contractual

Los software de gestión de contratos ofrecen diversas ventajas para las empresas, tales como:

• Mejoran la eficiencia: Al utilizar herramientas digitales, los abogados y gerentes legales pueden trabajar de forma más eficiente, ya que pueden acceder a los contratos desde cualquier lugar y compartirlos con las demás áreas y partes interesadas.
• Reducen errores: Las soluciones de gestión de contratos permiten la revisión automática de los acuerdos, lo que reduce el riesgo de errores humanos.
• Automatizan los procesos: Los software de gestión de contratos permiten automatizar los procesos relacionados con la creación, negociación, revisión y aprobación de contratos, ahorrando tiempo y dinero.
• Facilitan el seguimiento: un software de gestión de contratos eficiente permite tener total seguimiento de los plazos, notificación de vencimientos y la gestión de renovaciones, lo que ayuda a evitar la pérdida de documentos y garantiza el cumplimiento de las obligaciones.
• Mitigan el riesgo y dan cumplimiento: con un software de gestión de contratos las empresas se aseguran de que cumplen con todas las normativas y obligaciones contractuales locales y así minimizan el riesgo de incumplimiento y costosos litigios.

En definitiva, la digitalización en Colombia es esencial para agilizar los procesos de los departamentos legales. Si bien todas las áreas se están transformando digitalmente, las empresas necesitan adaptarse a las exigencias del mundo digital actual. En este sentido, la tecnología digital les permite conectarse con sus clientes, acercarse a ellos y prestar un servicio más eficiente, generando relaciones estables y en el largo plazo.

Digitalización de empresas no es transformación digital

Una realidad bastante común en las empresas a nivel general, es la confusión entre los términos digitalización empresarial y transformación digital. Si bien ambos términos engloban a la tecnología, no significan lo mismo.

La digitalización de empresa implica el uso de tecnologías digitales para mejorar los procesos y operaciones internas de la organización, como la automatización de tareas, la gestión de datos y la comunicación entre empleados y clientes. Esta práctica ha sido común en las empresas durante muchos años y ha permitido mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la productividad.

Por otro lado, la transformación digital es un proceso mucho más amplio que implica un cambio fundamental en la cultura y la estrategia empresarial, en el que la tecnología juega un papel importante pero no es el único factor. La transformación digital implica un cambio profundo en la forma en que la empresa piensa y hace negocios, con el objetivo de crear valor para los clientes y aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la economía digital.

La digitalización se centra en la automatización de procesos existentes y la mejora de la eficiencia operativa, mientras que la transformación digital para empresas busca crear nuevos modelos de negocio y nuevas formas de interactuar con los clientes. La digitalización puede ayudar a la empresa a funcionar de manera más eficiente, pero no necesariamente la prepara para competir en un entorno digital cada vez más competitivo y que cambia constantemente.

Un ejemplo para entender la diferencia entre digitalización y transformación digital podría ser el siguiente:

Caso de digitalización: una empresa utiliza una plataforma de firma electrónica para enviar y firmar contratos con sus clientes y proveedores. Esto les permite evitar el uso de papel y el envío de documentos por correo, lo que ahorra tiempo y costos. La plataforma también garantiza la autenticidad de las firmas electrónicas y la integridad de los documentos firmados, lo que aumenta la seguridad y la confidencialidad de los datos.

Caso de transformación digital: la misma empresa se da cuenta de que la firma electrónica puede ser una oportunidad para mejorar su modelo de negocio y la experiencia del cliente. Para ello, la compañía decide implementar una estrategia de transformación digital contratando un software de gestión del ciclo de vida del contrato, que sirve no solo para firmar contratos, sino para agilizar todo el proceso de venta, desde la solicitud, redacción, revisión y firma del contrato, hasta su término o renovación. 

En este sentido, la transformación digital requiere un compromiso a largo plazo y una inversión en tecnología, capacitación y desarrollo de habilidades. También necesita de un cambio en la mentalidad empresarial, desde una orientación centrada en el producto hasta una orientación centrada en el cliente.

¿Cómo hacer un plan de transformación digital en las empresas colombianas?

En los últimos años, la transformación digital en las empresas ha despertado un interés especial en los departamentos legales, a pesar de ser un aspecto relevante para todas las áreas de una empresa.

Lo anterior, debido a la necesidad de implementar soluciones tecnológicas que permitan a los gerentes legales terminar con los cuellos de botella en los procesos contractuales y convertirse así en aceleradores de sus negocios.

Para llevar a cabo plan de transformación digital exitoso en el área legal de una empresa colombiana, se pueden seguir los siguientes pasos:

• Definir los objetivos del departamento legal: En primer lugar, es necesario definir los objetivos legales que se desean lograr con la transformación digital, tales como mejorar la eficiencia en la gestión de contratos, garantizar la privacidad y seguridad de los datos de los clientes, cumplir con las regulaciones y normativas locales, agilizar el proceso de firma, entre otros.
• Diagnóstico de la situación legal actual: Es importante hacer una evaluación detallada de la situación legal actual de la empresa, incluyendo sus políticas y procedimientos de seguridad de datos, gestión de contratos y documentos, y cumplimiento normativo. Este análisis puede ayudar a identificar las áreas de mejora y los recursos necesarios para implementar el plan de transformación digital contractual.
• Identificar soluciones tecnológicas para el área legal: En este paso, es importante identificar las soluciones tecnológicas disponibles que puedan ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos legales de transformación digital, como CLM o software de gestión de contratos, software de ciberseguridad y herramientas de cumplimiento normativo. Es importante evaluar cuidadosamente estas soluciones para asegurarse de que cumplan con las leyes y regulaciones colombianas.
• Definir un equipo de trabajo: Es importante definir al equipo de trabajo del área legal encargado de liderar la implementación del plan de transformación digital en la empresa. Este equipo debe estar integrado por un gerente legal, abogados y/o profesionales con habilidades técnicas y de liderazgo para coordinar los esfuerzos de transformación digital en la compañía.
• Establecer un plan de acción: El siguiente paso es establecer un plan de acción detallado para la implementación del plan de transformación digital. Este plan debe incluir los plazos, recursos necesarios, responsables y las actividades específicas a realizar en cada etapa del proceso.
• Implementar y monitorear el plan: Una vez que se ha definido el plan de transformación digital en el área legal de la empresa, es importante implementarlo de manera efectiva y monitorear su progreso para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos establecidos. 

¿Cuáles son las herramientas de transformación digital en Colombia?

En Colombia, hay varias herramientas de transformación digital que las empresas pueden implementar para aumentar su eficiencia y productividad. Entre ellas destacan:

• Software de gestión de proyectos: Herramientas como Trello, Asana y Monday.com pueden ayudar a las empresas a organizar y administrar sus proyectos de manera más eficiente, permitiendo a los equipos colaborar en tiempo real, establecer fechas límite y hacer un seguimiento del progreso de las tareas.
• Herramientas de automatización de procesos: Las herramientas de automatización de procesos, como Zapier, IFTTT y Microsoft Power Automate, permiten a las compañías reducir el tiempo que dedican a tareas manuales y repetitivas, centrándose así en actividades más estratégicas.
• Software de gestión de documentos: Las soluciones de gestión de documentos, como Google Drive, Dropbox y OneDrive, permiten a los equipos de trabajo almacenar y compartir archivos de manera segura y colaborativa, lo que facilita el acceso a la información y evita la duplicidad de esfuerzos.
• Herramientas de comunicación: Las herramientas de comunicación, como Slack, Microsoft Teams y Zoom, ayudan a los equipos de trabajo comunicarse de manera eficiente y en tiempo real, incluso cuando están trabajando desde diferentes ubicaciones.
• Herramientas de análisis de datos: Las herramientas de análisis de datos, como Google Analytics y Tableau, ayudan a las empresas a recopilar, analizar y comprender mejor los datos de sus clientes, lo que les permiten tomar decisiones más informadas y eficaces.
• Software de gestión de contratos: El software de gestión de contratos es otra herramienta importante de transformación digital que las empresas pueden utilizar para mejorar su eficiencia en el área legal. Un ejemplo de esta solución es Webdox CLM, software de gestión de contratos presente en Colombia y Latam. Webdox permite a las empresas optimizar todo el ciclo de vida del contrato, desde la solicitud, negociación, firma, ejecución, hasta la etapa de renovación y seguimiento.

Con un software de gestión de contratos como Webdox CLM, las empresas colombianas pueden reducir los tiempos de espera, mejorar la precisión y la coherencia de los contratos, y minimizar así el riesgo legal por incumplimiento.  Además, Webdox permite a las áreas de la empresa trabajar de manera transversal y colaborativa en la creación y revisión de los acuerdos, mejorando la eficiencia y la productividad del departamento legal.