Requisitos para obtener el certificado de e.firma (FIEL) del SAT

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31 agosto, 2021

La tecnología propone cada vez mejores alternativas para agilizar los procesos y así evitar ciertos trámites presenciales en las empresas, como es el caso de la firma electrónica. Un ejemplo de estas soluciones es el caso de la e.firma -conocida antes como FIEL-, para realizar trámites tributarios en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

 

¿Qué es y para qué sirve la e.firma?

Anteriormente conocida como firma electrónica y también como FIEL, la e.firma o firma electrónica del SAT es una herramienta que permite generar firmas electrónicas seguras, digitalizadas y cifradas, identificando a la persona física o moral cuando debe realizar trámites y servicios con el SAT, con el Gobierno Mexicano, así como en dependencias, entidades federativas, municipios e iniciativas privadas.

La e.firma, es un archivo digital cifrado que tiene la misma validez legal que una firma tradicional, pero que se genera de manera digital y es de uso personal para firmar documentos y solicitudes por internet.

Adicionalmente, la e.firma sirve para:

1.- Dar acceso a las diferentes aplicaciones del SAT a través de claves y contraseñas dinámicas.


2.- Seguridad en las transacciones electrónicas, al identificar al autor del mensaje y comprobar que no ha sido modificado o alterado por un tercero.


3.- Poder darse de alta o baja del servicio.


4.-Administrar la cuenta personal desde cualquier dispositivo y lugar.


5.- Respaldo y seguridad de la información para la autorización de trámites oficiales.


No obstante, la e.firma debe ser solicitada por primera vez de manera presencial, por lo que se debe agendar una cita para obtener esta solución de firma electrónica. 

 

¿Cómo solicitar la e.firma por primera vez para empresas?

Para asegurar una cita presencial, el usuario tiene dos alternativas: una de ellas es hacerlo vía telefónica al número 55 627 22 728 desde cualquier parte de México, y la segunda y más recomendada, es ingresando a la propia página del SAT.

Si la persona moral realiza el trámite por primera vez, debe hacerlo en cualquier oficina del SAT que preste el servicio de e.firma para Personas Morales, previa cita registrada en el Portal.

Sigue los siguientes pasos para agendar tu cita:

  • Programa una cita en la oficina del SAT de tu preferencia.
  • Acude a tu cita con los requisitos señalados.
  • Registra tus datos biométricos.
  • Recibe tu certificado de e.firma.
  • Firma el acuse de generación de e.firma.

Para el caso de Personas Morales que acudan al SAT para solicitar la e.firma, es necesario que al momento de asistir a la cita lleven el acta constitutiva de la sociedad, comprobante de domicilio de la entidad e identificación oficial del representante legal y socios que formarán la entidad.

Importante: recuerda preinscribir tu empresa en el RFC antes de acudir a la cita para solicitar tu e.firma. Puedes realizar este trámite en línea o de forma presencia y es gratuito.

 

Requisitos para solicitar la e.firma para empresas

Una vez se agenda una cita en la oficina del SAT más cercana, la persona moral debe presentar ciertos documentos y cumplir con algunos requisitos: 

De acuerdo al sitio web oficial del SAT, los requisitos para obtener por la e.firma como Persona Moral, son los siguientes:

  • Correo electrónico al que tengas acceso.

  • Unidad de memoria extraíble -preferentemente nueva- que contenga el archivo de requerimiento (.req) generado previamente en el programa Certifica.

  • Forma oficial FE "Solicitud de Certificado de e.firma", disponible en el apartado “Documento descargable”

  • Documento constitutivo protocolizado (original o copia certificada).

  • Identificación oficial original y vigente del representante legal.

  • Poder general para actos de dominio o administración, que acredite la personalidad de la o el representante legal (copia certificada). Si fue otorgado en el extranjero deberá estar debidamente apostillado o legalizado y haber sido formalizado ante fedatario público mexicano y en su caso, contar con traducción al español realizada por perito autorizado.

  • Comprobante de domicilio.

  • El representante legal deberá estar previamente inscrito en el RFC y contar con certificado de e.firma activo.

  • Presentar la clave del RFC válida, de cada uno de los socios, accionistas o asociados que se mencionen dentro del acta constitutiva (copia simple), cuando se cuente con más de 5 socios, deberá proporcionar en unidad de memoria extraíble un archivo en formato Excel (*.xlsx) que contenga la información de la totalidad de socios, accionistas o integrantes de la persona moral con las siguientes características: 

a).- Primera columna: RFC a 13 posiciones del representante legal, socio, accionista o integrante de la persona moral o en el caso de socios personas morales el RFC a 12 posiciones (formato alfanumérico).


b).- Segunda columna: Nombre(s) del socio, accionista o integrante de la persona moral. En el caso de que los socios, accionistas o integrantes sean personas morales, la denominación o razón social (formato alfanumérico).

c).-Tercera columna: Primer Apellido del socio, accionista o integrante de la persona moral. (formato alfabético). 

d).- Cuarta columna: Segundo Apellido del socio, accionista o integrante de la persona moral. (formato alfabético).

La información se deberá presentar sin tabuladores, únicamente mayúsculas, las columnas deberán contener los siguientes títulos: RFC, nombre, apellido paterno y apellido materno, no estar vacías y se deberá nombrar el archivo con el RFC de la persona moral que solicita el trámite.

  • Manifestación por escrito que contenga las claves del RFC validas de los socios, accionistas o asociados, en caso de que no se encuentren dentro del acta constitutiva (original).
  • Manifestación por escrito que contenga la clave del RFC del socio o accionista que cuenta con el control efectivo de la persona moral de conformidad con lo señalado en el artículo 27, inciso B fracción VI, del CFF.
  • Adicionalmente, los requisitos señalados para cada caso de conformidad con lo manifestado en el apartado de "información adicional" de la página con los requisitos para realizar el trámite.

Importante destacar que la a e.firma se debe actualizar cada cierto tiempo, por lo que una recomendación del SAT es verificar en línea la vigencia de la e.firma a través de su propio sitio web

 

¿Qué se puede hacer con la e.firma?

Si bien lo más común es utilizar la e.firma para trámites relacionados al SAT y con el gobierno mexicano, la buena noticia es que legalmente también se puede usar para firmar cualquier documento legal, no solo de las dependencias de gobierno.

Es decir, además de poder facilitar diversos trámites tributarios por internet, la e.firma también permite agilizar los procesos para la firma de contratos digitales con proveedores o clientes.

En caso de requerirse usar e.firma para firmar acuerdos legales, la plataforma de gestión de contratos Webdox CLM, se encuentra integrada en México con la empresa Mifiel para el uso de los servicios de firma electrónica avanzada, cuyos documentos firmados con e.firma/FIEL incluyen una constancia de conservación única para cada documento cumpliendo de esta manera con la NOM151.

Mifiel es una plataforma que integra diversas herramientas y servicios (que incluyen diferentes prestadores de servicios de certificación) que otorga un servicio de firma electrónica seguro, de fácil uso y que cumple con la regulación aplicable. 

Por todo lo anterior, es que desde Webdox CLM recomendamos realizar el proceso de solicitud de la e.firma, ya que ayuda a facilitar los procesos brindando total solidez jurídica, al ser una herramienta que se vincula de manera exclusiva a la identidad propia de cada persona física o moral, a diferencia de una firma electrónica simple o incluso a una firma autógrafa tradicional.

Descarga el informe ejecutivo de la firma electrónica en México

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