Mejoras en el proceso de ventas con una buena gestión de contratos

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26 marzo, 2021

El contrato es uno de los documentos más importantes de toda empresa. En él se establecen y reafirman relaciones comerciales con proveedores, colaboradores, clientes, entre otros. Por lo tanto, una buena gestión de los documentos contractuales redunda en el buen funcionamiento de la organización en su totalidad. ¿Qué impacto tiene una buena gestión de contratos para la empresa? Y específicamente ¿qué impacto tiene para ventas? Una relación comercial robusta se cimienta en un contrato, por lo tanto, la gestión de contratos tiene mucho que aportar al área de ventas.

Ventas y gestión de contratos

 

 

Desde ventas se solicitan cientos de contratos que respaldan las relaciones comerciales con clientes, y frente al rol que tiene ventas para la organización y la importancia de los documentos contractuales, no podemos olvidar que los tiempos han cambiado.

Es decir, hoy los clientes tienen muchísimas más opciones de compra, esto hace imprescindible que haya una mayor integridad a la hora de abordar a los prospectos. Ofrecer soluciones adaptadas a sus necesidades y contextos específicos añade valor, más allá de la venta transaccional donde solo se ofrece un producto.

En este sentido, a la hora de confeccionar un contrato que dará sustento a esta relación comercial es importante personalizarlo según los acuerdos acordados con el cliente. Esto quiere decir que la gestión de contratos con clientes no es algo que solo pertenece al área legal de la organización, más bien, la participación y colaboración de ventas es crucial.

El problema es que muchas veces la gestión contractual está tan desagregada entre una área y otra, que finalmente el contrato no termina por plasmar todo lo esencial en relación a lo acordado. Es decir, el área de ventas negocia con el prospecto, llegando a acuerdos beneficiosos para ambas partes, pero a la hora de redactar el contrato, como el área legal no ha participado en las reuniones, el documento queda desconectado de la realidad del cliente. 

Por otro lado, la pronta aprobación de un contrato resulta ser un dolor de cabeza para ventas, ya que los largos procesos de revisiones, alargan el cierre de una venta, afectando la relación comercial. Así lo da a conocer un estadio realizado por SpringCM donde más de 1.400 ejecutivos, 21% de ellos correspondían a la fuerza de ventas, arrojó que el 64% considera que el cierre de sus ventas se ven afectadas por el retrasado en aprobación de contratos.

Con todo lo anterior, entendemos que la gestión de contratos debe tomar un rol más relevante dentro del proceso de ventas, para que de esa manera, la fuerza de ventas se vea beneficiada.

Nueva llamada a la acción

Ciclo de ventas:

 

 

Para entender cómo y cuándo la gestión de contratos toma partido en el proceso de ventas (o ciclo de ventas) vamos a ejemplificar los dos ciclos, viendo en qué puntos estos dos se interrelacionan.

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Ciclo de un contrato:

 

 

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Pasos del Ciclo de una venta que afectan directamente en el ciclo de un contrato:

 

 

 

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Tal y como muestran estas imágenes, el ciclo de ventas (o proceso de ventas) se interrelaciona con el ciclo de vida de un contrato en determinados puntos. 

Estos son: 

  • La evaluación de necesidades (las cuales deben plasmarse en el contrato según cada cliente).
  • La propuesta y manejo de objeciones (las cuales son importantes para el acuerdo final, es decir, el contrato).
  • El cierre (donde se da término a la negociación e inicio de la relación comercial con la firma del contrato).
  • El seguimiento (teniendo claras las fechas importantes y la fecha de renovación o término del contrato).

Contract Lifecycle Management en ventas

 

 

Un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM por su nombre en inglés) es una solución tecnológica que digitaliza los documentos contractuales de la empresa. Este software permite visualizar, gestionar y dar seguimiento a todos los contratos desde un solo lugar, antes, durante y después de la firma. 

Para ventas resulta ser tremendamente beneficioso contar con una herramienta así, ya que ésta permite:

  • Hacer una solicitud de un nuevo contrato de manera más rápida: al manejarse toda la información desde un solo lugar, no se pierde tanto tiempo ni recursos en pedir la creación de un nuevo contrato.
  • Creación de contratos más rápidos: un CLM permite guardar plantillas de contratos para cada rubro o sector en particular, lo cual facilita la creación de un nuevo contrato, acelerando y potenciando el proceso y disminuyendo tiempos de confección.
  • Validación de contratos más rápidos: al encontrarse toda la información del contrato en un solo lugar, todas las áreas involucradas tienen acceso al documento, por ende, la revisión y validación se hace mucho más expedita.
  • Firma con firma electrónica: al ser una herramienta digital, un CLM da la opción de firmar documentos de manera digital. Esto facilita el cierre de negociaciones, ya que con una firma de estas características permite aprobar desde cualquier lugar.
  • Seguimiento del contrato post-firma: en un CLM el contrato no queda en el olvido. Al permanecer en la plataforma se puede acceder a él en cualquier momento. Además es posible establecer recordatorios y alarmas de fechas importantes, por ejemplo la renovación.

En resumidas cuentas, la gestión de contratos resulta ser un excelente aliado para mejorar el proceso de ventas. Una buena o mala gestión de los documentos contractuales afecta directamente en la relación comercial que se tiene con los clientes. Es por esto que un CLM resulta ser una excelente herramienta para toda empresa que pretende alcanzar con éxito sus metas comerciales.

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Nueva llamada a la acción

Consultor Ejecutivo

20 años de experiencia en industria de Tecnología, trabajando en empresas como Dell Technology, Oracle, Microsoft, Sonda, con alto manejo comercial de soluciones de Software en empresas corporativas a lo largo de América Latina.

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