Innovación y sostenibilidad: Transformando la gestión de contratos

En el contexto actual, la sostenibilidad se ha convertido en un imperativo para las empresas en todo el mundo. La gestión de contratos, como parte esencial de las operaciones empresariales, no es ajena a este cambio. 

Transformación digital y eficiencia operativa

La digitalización de la gestión de contratos mediante un CLM Software, tiene un papel crucial para la sostenibilidad y reducción de la huella de carbono de parte de las empresas, ya que reduce el consumo de papel, disminuye los errores y agiliza los procesos. 

En este sentido, Webdox CLM apoya esta transición digital, ofreciendo soluciones que no solo hacen más eficientes estas tareas, sino que también contribuyen a un entorno de trabajo más ecológico.

Regulaciones legales y marcos normativos

Si observamos los gobiernos de todo el mundo, veremos que están implementando regulaciones cada vez más estrictas para abordar las crecientes preocupaciones ambientales y laborales.

Para mantenerse al día con estos estándares legales que cambian rápidamente, es crucial que las empresas gestionen sus contratos de manera digitalizada, y por ende, sostenible para así mantener un monitoreo constante y adaptarse a cualquier cambio en las leyes. 

Adoptar esta estrategia proactiva no solo reduce los riesgos legales, sino que también protege a las organizaciones de posibles daños a su reputación, alineándolas con las mejores prácticas y mejorando su imagen a nivel global.

El valor de la gestión sostenible de contratos: Beneficios para todos

Imagina que estás firmando un acuerdo con un proveedor para tu empresa. En el pasado, solo se consideraban aspectos como el precio, la calidad y el tiempo de entrega. Hoy en día, las cosas han cambiado.

La gente se preocupa cada vez más por el medio ambiente y la responsabilidad social. Los clientes buscan empresas que reflejen esos valores, y tus colaboradores también quieren trabajar para una organización con una buena reputación.

Aquí es donde entra en juego la gestión sostenible de contratos:

1. Clientes e inversores contentos:

• Las personas quieren saber que las empresas con las que hacen negocios son sostenibles. Esto significa que cuidan el medio ambiente mediante la digitalización de sus procesos contractuales, tratan bien a sus trabajadores y se comportan de manera ética.
• Una buena reputación por ser sostenible te posiciona como una empresa atractiva, lo que te da una ventaja competitiva en el mercado.

2. Menos riesgos, más tranquilidad:

• Hoy en día existen riesgos relacionados con el medio ambiente, la sociedad y el gobierno corporativo (ESG, por sus siglas en inglés). Estos riesgos pueden afectar a tu negocio de formas inesperadas, desde multas hasta daños a la imagen pública.
• La gestión digital de contratos te ayuda a identificar y mitigar estos riesgos de forma proactiva, permitiéndoe a ti y a tu proveedor asegurar el cumplimiento.
• Al ser proactivo, te proteges de problemas legales y financieros, y fortaleces la resistencia de tu empresa ante los desafíos futuros.

3. Ahorra dinero y recursos:

• Las prácticas sostenibles no solo son buenas para el planeta, sino que también pueden ayudarte a ahorrar dinero a largo plazo.
• Al centrarte en la eficiencia de los recursos en tus contratos, puedes optimizar el uso de materiales, reducir residuos y minimizar el impacto ambiental. Esto no solo te beneficia a ti, sino que también contribuye a un futuro más sostenible para todos.

Contribuciones de Webdox CLM a la sostenibilidad empresarial

Webdox, además de transformar la gestión de contratos desde un punto de vista operativo, también fomenta un enfoque más sostenible y consciente en el mundo empresarial mediante las siguientes aspectos:

1. Reducción del uso del papel: Webdox promueve la digitalización total de los procesos de contratación, eliminando casi por completo la necesidad de imprimir documentos. Esta práctica sostenible no solo reduce la huella de carbono de las empresas sino que también minimiza el consumo de recursos naturales, contribuyendo significativamente a la conservación ambiental.

2. Mejora de la eficiencia operativa: La plataforma automatiza los flujos de trabajo, lo que permite a las empresas optimizar el uso del tiempo y los recursos humanos. Al automatizar tareas como la solicitud, creación, el seguimiento y la renovación de contratos, Webdox reduce la carga de trabajo manual, permitiendo a los equipos concentrarse en tareas de mayor valor para el negocio.

3. Facilidad de la colaboración global: Webdox facilita la colaboración con terceros a distancia, ofreciendo herramientas seguras para la gestión y firma electrónica local de contratos sin requerir desplazamientos físicos, lo que reduce significativamente las emisiones de carbono relacionadas con los viajes de negocios.

4. Reducción de costos operacionales: Al minimizar la necesidad de papel y optimizar los procesos, Webdox ayuda a las empresas a ahorrar en gastos de materiales y gestión. Este ahorro se extiende también a los costos energéticos, al reducir la necesidad de equipos físicos y espacio de almacenamiento.

5. Un impulso hacia la responsabilidad corporativa: Al adoptar Webdox CLM, las empresas estarán mejorando su eficiencia y reforzando su compromiso con prácticas sostenibles y responsables, lo que es cada vez más valorado por clientes, inversores y socios comerciales.

Casos de éxito y el impacto de Webdox CLM

Diversos clientes de Webdox CLM demuestran cómo han logrado la transformación de la gestión de sus contratos en diversos sectores, destacando su capacidad para mejorar la sostenibilidad y eficiencia. Estas historias resaltan la adaptabilidad y eficacia de Webdox en la creación de un entorno empresarial más sostenible y eficiente.

Cervecería Nacional Ecuador

1. Reducción de impacto ambiental: Cervecería Nacional Ecuador ha logrado una notable reducción en el consumo de papel, específicamente 4,260 hojas al año, lo que equivale a 112 kilos de papel. Con el apoyo de Webdox, este ahorro contribuye directamente a la sostenibilidad ambiental, alineándose con sus objetivos de reducir la huella ecológica.

2. Digitalización de aprobaciones: El proceso de aprobación de etiquetas se ha digitalizado completamente, eliminando la necesidad de procesos manuales y reduciendo así la posibilidad de errores y el tiempo de gestión.

ABInBev

1. Alineación con objetivos de sustentabilidad: ABInBev ha integrado Webdox CLM en su estrategia empresarial, alineándola con sus objetivos sociales y ambientales para un triple impacto. La digitalización de contratos ha permitido a la empresa avanzar hacia un modelo de negocio 'paperless', lo que significa un ahorro significativo en el consumo de papel y apoya sus metas de sostenibilidad.

2. Ahorro en el consumo de papel: Desde la creación hasta el almacenamiento de contratos en la nube, la plataforma de Webdox ha facilitado un considerable ahorro en papel, contribuyendo así a una operación más eco-amigable.

Postobón

1. Centralización de documentos en un repositorio digital: Antes de implementar Webdox CLM, Postobón enfrentaba desafíos en la gestión de un volumen considerable de documentos diarios. Hoy, todos los documentos están centralizados en un único repositorio digital, lo que elimina la necesidad de archivos físicos y reduce los procesos manuales, mejorando la seguridad y la eficiencia administrativa.

2. Reducción del consumo de papel: La digitalización completa de la documentación ha llevado a una drástica reducción en el uso de papel, alineando a Postobón con acciones sostenibles responsables que marcan una diferencia.

Copec

1. Reducción del tiempo de firma de contratos: Copec ha experimentado una notoria transformación en la gestión de sus contratos, reduciendo el tiempo de espera para la firma de contratos de semanas a tan solo 24 horas. Esto no solo optimiza los recursos y la energía, sino que también mejora la colaboración interdepartamental.

2. Optimización de recursos y energía: La reducción del ciclo de firma de contratos y la mejora en la colaboración interdepartamental, destacan cómo Webdox CLM contribuye a una mayor eficiencia operativa, permitiendo a Copec avanzar hacia acciones sostenibles y eficientes.

Inteligencia artificial aplicada a la gestión de contratos

La inteligencia artificial (IA) está marcando un antes y un después en la manera en que gestionamos y optimizamos los contratos. Al incorporar Webdox CLM + IA, las empresas pueden prever necesidades, automatizar procesos y personalizarlos, haciendo la gestión de contratos más precisa, rápida y eficiente. 

En este sentido, Webdox aprovecha dichas ventajas a través de su avanzada Inteligencia Artificial, Brain Companion, que mejora considerablemente la administración eficiente de contratos. Esta tecnología no solo automatiza tareas rutinarias, sino que también adapta y refina los procesos para asegurar que sean lo más eficientes posible, reduciendo significativamente la carga administrativa y el riesgo de errores humanos. 

En el contexto del Día de la Tierra, esta tecnología resalta cómo las herramientas digitales pueden alinear las operaciones comerciales con los objetivos ambientales, reduciendo la huella de carbono y facilitando procesos más limpios y verdes.

Conclusión

Contar con soluciones como la de Webdox CLM, potenciada por la inteligencia artificial, es más que una mejora tecnológica; es un paso hacia un futuro donde la gestión de contratos no solo es más eficiente, sino también más sostenible. 

A medida que seguimos liderando la transformación digital en la gestión de contratos en grandes empresas de LATAM, los invitamos a reevaluar sus procesos y a adoptar soluciones que no solo beneficien su negocio, sino también, al planeta. Este es el futuro de la gestión de contratos: inteligente, eficiente y, sobre todo, responsable con nuestro entorno.