Cómo firmar contratos electrónicos válidos en México

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01 octubre, 2021

Lo que respecta a la validez de un contrato, es un tema que puede generar muchas interrogantes, especialmente si nos referimos al uso de la firma electrónica para llevar a cabo este proceso. Firmar un contrato, es en definitiva la etapa que otorga validez al acuerdo, y hacerlo con firma electrónica en México, hoy tiene la misma validez, certeza jurídica y características que si se celebrara de manera presencial.

¿Cómo confiar en la validez jurídica de un contrato electrónico?

Si definimos qué es un contrato en su esencia, entendemos que se trata de un acuerdo vinculante entre dos o más personas o partes, por lo que debe contar con exigibilidad legal, debido a que crea y define los deberes y obligaciones de las partes involucradas. 

La buena noticia, es que en México como en muchos otros países, es posible firmar documentos con firma electrónica, debido a su legalidad aprobada en el Artículo 1803 del Código Civil Federal el 1928 y actualizado a la fecha, donde se establece que el consentimiento de un contrato puede ser expreso o tácito. Es decir:

I.- Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y 

II.- El tácito resultará de hechos o de actos que lo presuponen o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.​​

Profundiza más sobre este tema:

Revisa aquí el detalle de la Firma electrónica en México, su marco normativo, actores involucrados, características, entidades acreditadas, entre otros aspectos relevantes. 

Firmar contratos y documentos de forma electrónica en México es un sistema que está en constante transformación, ya que la tecnología otorga cada día nuevas soluciones que facilitan aún más los procesos. Contar con esta alternativa, es especialmente atractiva para quienes deben gestionar y administrar contratos con diferente naturaleza, sin la necesidad de que las partes deban acudir presencialmente a celebrar los acuerdos.

Pese a lo anterior, y a las facilidades que ha otorgado la firma electrónica en varios procesos, muchas organizaciones y personas naturales aún sienten incertidumbre respecto a la certeza jurídica en la gestión contractual digitalizada, cuestionando si el proceso efectivamente cumple con las condiciones de confianza y seguridad.

Para tener certeza de la validez jurídica de los acuerdos gestionados electrónicamente, lo más conveniente es asegurar que las partes puedan acceder a pruebas físicas electrónicas otorgadas por un software de gestión de contratos autorizado, como es el caso de Webdox CLM.

De esta manera, se puede tener la tranquilidad de que los contratos fueron firmados bajo total validez jurídica, de acuerdo a las leyes nacionales mexicanas y con un prestador de servicios de certificación autorizado.

Diferencias entre firma electrónica simple y avanzada en México

El ordenamiento jurídico mexicano, distingue dos tipos de firma electrónica oficiales, que son la firma electrónica simple, reconocida por el intercambio de claves, y la firma electrónica avanzada o fiable. En México, se exige que la firma electrónica avanzada sea autenticada mediante un certificado digital.

En México hay dos subtipos de firma electrónica simple, que hacen referencia a la firma autógrafa en mensaje de datos  y la validación mediante el intercambio de claves y contraseñas. 

De acuerdo al Dr. Alfredo Reyes Krafft, Socio director de LexInf y Consultor internacional en materia de Firma Electrónica, la firma electrónica simple es: “Aquella que deviene del intercambio de claves y contraseñas, es decir que las partes convienen en utilizar una contraseña para autenticarse y esa contraseña para las partes en una relación jurídica será perfectamente válida”.

Por otro lado, la firma electrónica avanzada se debe utilizar con una “llave” vinculada a un certificado que emitió un PSC (Prestador de Servicios de Certificación). Lo que la hace avanzada, es que el certificado o llave que se está usando, debe ser emitido por dicho PSC, a diferencia de una firma simple que no lo requiere.

El certificado digital que exige la firma electrónica avanzada, funciona con el uso de una clave pública y una clave privada, es decir, el certificado es un mensaje de datos encriptados que sólo se puede descifrar si se poseen ambas claves. La clave privada la tiene el firmante y la clave pública la tiene el propio certificado.

Cómo firmar contratos electrónicos válidos con Webdox CLM 

Webdox CLM es un software de gestión contractual que ayuda a centralizar el almacenamiento de contratos, mejorar los tiempos de respuesta y reducir los riesgos comerciales con la gestión de obligaciones y cumplimientos. Además, la solución en la nube de tipo SaaS,  permite gestionar la solicitud, confección, validación, firma y explotación de los contratos electrónicamente, y en todas las áreas de la empresa.

En el caso de la firma electrónica simple, Webdox CLM se respalda con el mayor prestador de servicios de certificación mundial Digicert, proveedor que genera sellos criptográficos a nombre de Webdox México con los metadatos del usuario y cliente en la plataforma, en un formato compatible con la ley mexicana.

Para el uso de la firma electrónica avanzada, Webdox CLM opera junto a Mifiel, reconocida plataforma para firmar contratos y otros documentos de manera electrónica usando la e.firma o FIEL del SAT en México, solución especialmente diseñada para organizaciones que tengan como requisito exclusivo la Firma Electrónica Avanzada.

En el siguiente video explicamos cómo se puede firmar contratos usando la firma Mifiel en México, a través de Webdox CLM.

 

En síntesis, firmar contratos electrónicos en México ha facilitado el acceso inmediato a una enorme cantidad de datos e información, garantizando la seguridad de la información con plataformas tecnológicas capaces de gestionar diversos tipos de documentos y acuerdos mediante una transacción segura, que genera registros electrónicos y que garantizan el valor del documento legalizado.

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