O que é CLM Contract lifecycle management?

Para entender o que é CLM ou Contract Lifecycle Management, é necessário ter em mente que os contratos possuem um ciclo de vida. CLM é a gestão dinâmica dos contratos de uma empresa, desde a sua criação até a assinatura, cumprimento e renovação. Este modelo permite compreender e administrar todas as etapas de um contrato. 

O Ciclo de Vida dos Contratos começa na sua solicitação e termina quando a validade do documento expira, com a possibilidade de uma renovação. Dentro de todas as etapas de um contrato, há muitas oportunidades para explorar. 

Um bom CLM oferece para as empresas a habilidade de administrar todas as etapas de um contrato, desde a sua elaboração e aprovação até a rescisão ou renovação. A sua implementação, através de um Software para a Gestão de Contratos, permite que todas as partes envolvidas no acordo acompanhem, de maneira inteligente, o cumprimento das normas e termos presentes no documento. Os direitos e obrigações presentes no acordo podem ser supervisionados de forma digital para que ambas as partes cumpram com as expectativas da relação pactuada.

A era digital está desafiando as empresas a reinventar os seus modelos de negócio com o uso de soluções tecnológicas. A gestão legal também tem enfrentado este desafio de adaptação digital das suas operações, com o objetivo de otimizar o seu trabalho e ser, cada vez mais, parceiros comerciais de confiança dentro das organizações.

A gerência do departamento jurídico, portanto, precisa avançar para a transformação digital e a automatização das suas atividades, principalmente aquelas relacionadas com a gestão de contratos e documentos. 

CLM: um software orientado à eficiência do departamento jurídico

Um Sistema de Gestão de Contratos (mais conhecido como Contract Lifecycle Management - CLM software pelas suas siglas em inglês) não só digitaliza documentos, mas abrange todo o seu processo de criação e gerenciamento. Um CLM automatiza, consolida e agiliza processos, arquivos e comunicações para uma gestão contratual correta e em compliance dentro de uma empresa. Com esta plataforma é possível controlar contratos novos e antigos, e acompanhar o cumprimento das normativas governamentais e profissionais presentes em cada documento.

Este sistema permite padronizar a comunicação da gerência legal com todos os clientes internos das diferentes áreas de uma organização, administrar a carga de trabalho dos advogados e a distribuição de tarefas, gerenciar o conteúdo dos contratos e documentos, e controlar processos através de indicadores para medir a elaboração, negociação e aprovação de contratos. Ou seja, um CLMS permite automatizar e controlar a eficiência e eficácia da equipe jurídica, e a sua interação com os outros departamentos da empresa.

Este software também é capaz de alertar sobre datas importantes ou marcos chave presentes nos contratos, além de organizar facilmente todos os documentos em um repositório digital. É importante destacar que um CLM é, sem dúvidas, uma ferramenta chave para um advogado e qualquer pessoa que gerencie contratos com compras, fornecedores, vendedores, consultores ou recursos humanos. Existem muitos tipos de contratos nestas áreas mencionadas: prestação de serviços, arrendamentos, de trabalho, anexos, concessões, entre outros.

Utilizar um software focado nos contratos ajuda a gerência legal a estar no controle de cada fase do ciclo de vida destes documentos, rastreando de forma sistemática todas as etapas de um contrato. 

Vários erros dentro da gerência legal poderiam ser evitados através do cuidado e acompanhamento dos processos que um contrato envolve. Um destes cuidados é registrar cada fase de um contrato para gerenciar transversalmente as informações chave que ele contém, e assim gerar accountability.

Então, um CLM é uma solução tecnológica que melhora a criação, negociação e controle do cumprimento de obrigações contratuais, permitindo que o seu ciclo transcorra sem contratempos. Com este software, todas as informações contidas em cada fase contratual são visibilizadas, sendo possível acompanhar qualquer etapa do processo e todo o conteúdo contido nele. Integrar um CLMS, portanto, traz uma série de benefícios para a gerência legal e as empresas no geral:

• Flexibilidade: se adapta facilmente às ferramentas da empresa para gerenciar contratos. Webox permite desenhar processos de solicitação e criação de contratos de maneira simples, com aprovações automatizadas e orientado à sistematização para cada empresa.
• Usabilidade: é uma ferramenta que permite gerenciar os contratos de forma simples. Webdox tem interface e experiência de usuário amigáveis, onde é possível seguir todos os passos de elaboração, assinatura e gestão de contratos em um só lugar.
• Inteligência: permite tomar decisões assertivas e baseadas na informação real dos seus contratos. Com Webdox CLM, você pode criar alertas específicos (ou gerais, dependendo do tipo de contrato) para lembrar de datas, marcos chave, renegociações, renovações, etc.
• Risco e compliance: com um CLM é possível identificar e prever os riscos associados ao cumprimento dos contratos, além de certificar-se rapidamente que as informações estão corretas para a criação de cada documento.
• Controle financeiro: maior controle de todos os aspectos financeiros associados à execução dos contratos. Com Webdox você pode ter todos os contratos em um só lugar, com controle de termos e condições financeiras, validação de preços e termos de pagamento, assinatura eletrônica e integração com ERP.
• Para toda a empresa: permite centralizar todos os contratos e tê-los sempre disponíveis. No Webdox CLM, cada área da companhia terá acesso ao repositório digital e poderá compartilhar arquivos com outros usuários que possuam permissões de visualização ou edição dos documentos.
• Oportuno: quando necessário, a gerência pode exigir obrigações, cumprir com auditorias, redações e edições de contratos rapidamente.

Webdox é o CLM líder da América Latina que oferece, além de tudo o que foi descrito acima, uma adequação real para as necessidades da região. Este software se diferencia claramente em 3 fatores fundamentais para o sucesso no uso de uma ferramenta CLM.

Ajuda a gerenciar a solicitação, elaboração, aprovação, assinatura e execução dos contratos em todas as áreas da empresa. É adaptável e se integra a qualquer departamento da organização. Soluciona totalmente os processos pré assinatura, focando-se na eficiência e na gestão correta dos contratos.

• Flexível e adaptável: pode se adequar facilmente a todos os contextos contratuais de uma empresa.
• Simples e Intuitivo: a interação com o sistema é simples, e sua rápida adoção permite ter um valor agregado na sua empresa de maneira eficaz.

• Inteligente: permite utilizar alertas e notificações, adicionar atributos aos contratos, usar KPI’s de métricas, integrações e ferramentas de Inteligência Artificial.

Webdox como CLM e o ciclo de vida dos contratos

Webdox é simples, prático, fácil de implementar e adaptável para o segmento Enterprise. O software é muito bem estruturado para o segmento de empresas grandes e médias:

• Todo o ciclo de vida dos contratos está em um só lugar, permitindo gerenciá-los de maneira eficiente desde a solicitação, elaboração, aprovação, assinatura e gestão.
• Com o motor de OCR e Indexação, é possível armazenar e encontrar contratos em apenas alguns segundos através de palavras-chave, filtros ou imagens, pois o buscador tem tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres.
• Além de salvar e acessar documentos no repositório digital, Webdox também permite revisar o arquivo e suas cláusulas, acompanhar o histórico de alterações, consultar quando e quem o solicitou, o que foi negociado no acordo, quem o aprovou, etc.
• Através de alertas programados é possível administrar datas e marcos chave dos contratos, além de visualizar o status de vencimento e renovação de cada documento.
• Todo o processo associado ao ciclo de vida pode ser automatizado com o recurso de Workflow no Webdox. Esta é uma solução que melhora a gestão de documentos ao agilizar processos e evitar atrasos. Esta ferramenta consiste no estudo dos aspectos operacionais de um fluxo de trabajo, incluindo a estruturação de tarefas, seu método, a ordem correlativa e sincronização. Desta forma, um workflow permite o intercâmbio automatizado de informações e o acompanhamento das tarefas de maneira rápida.

Webdox permite visualizar, controlar e automatizar os contratos em todas as suas etapas e desde um só lugar. É uma plataforma que ajuda a economizar tempo e gerenciar de maneira eficaz e rápida os contratos da sua empresa.