La interacción de un ERP con un software CLM se traduce en mejoras significativas en los tiempos de los ciclos de compras, que pueden verse disminuidos entre 50% y 75%, además de un avance notorio en la precisión de las labores realizadas. Por otro lado, la automatización de los procesos de revisión de contratos permite abaratar considerablemente los costos, llegando a un 8% de ahorro en la cadena de suministros y hasta un 60% en las materias relacionadas a la gestión de contratos.
Entonces, ¿ya sabes por qué deberías considerar un CLM? Webdox, uno de los proveedores más robustos del mercado, es una plataforma de administración de contratos gestionada en la nube, con una interfaz intuitiva y un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) capaz de solucionar todas tus dudas o requerimientos.
Softwares de gestión del ciclo de vida de los contratos, como Webdox, ofrecen características que facilitan la estandarización de los procesos contractuales, lo cual resulta de mucha utilidad para agilizar los procesos y la comunicación al interior de la empresa y con los proveedores. Ejemplos de estas características son el uso de modelos de contratos estándar, establecimiento de perfiles preestablecidos para los distintos niveles de usuarios y procesos contractuales predefinidos.
En definitiva, la integración de los sistemas de ERP y CLM implica mejoras sustantivas en los resultados del área de procurement de una empresa, consolidando la información contractual con el proceso de compra, lo que permite una mejor toma de decisiones y obtener grandes ahorros en el proceso.
La integración de un software CLM con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permite una mayor identificación de los proveedores autorizados por contrato, reduciendo las compras con proveedores no autorizados (a un mayor costo) de un 22% a un 19% (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).
Además, este tipo de herramientas permite tener un ahorro promedio de USD $20.000 al año al evitar incumplimientos de contratos (Fuente: Association of Corporate Counsel), optimizando el uso de recursos y teniendo un mayor control sobre los compromisos adquiridos con terceros.
Existen muchos otros beneficios derivados de usar un software para la gestión de los contratos con proveedores, de los cuales hablaremos más adelante. Todos estos beneficios superan por lejos los costos de implementación, y garantizan la calidad del servicio o producto que busques adquirir a través de un proveedor. De esta forma, la organización se asegura de tener claridad sobre las obligaciones adquiridas con terceros y los compromisos que éstos deben cumplir.
Sin embargo, a la hora de evaluar un sistema de gestión de contratos debes asegurarte de que el proveedor tenga experiencia y que la plataforma sea robusta, confiable e intuitiva. En ese sentido, Webdox se alza como una de las mejores alternativas disponibles en el mercado, al ser un software que ha sido diseñado para abarcar todos los aspectos referidos a contratos con terceros.
Un sistema de gestión documental permite ahorrar tiempo considerable en digitalizar, clasificar y ubicar documentos. Asimismo, facilita la posterior trazabilidad de la información.
Otro indicador de utilidad para el área de procurement es la cantidad de contratos con proveedores y el monto asociado a los mismos en cada área de la empresa. Estas métricas permiten tener una visión global de la estructura de proveedores en la empresa y gestionar el nivel de contratación en las distintas áreas.
La importancia de un software de contratos la gestión de métricas
Es muy difícil medir, monitorear y calcular los niveles de cumplimiento de estos indicadores de gestión de manera manual. Además, entorpece la gestión de procurement y ralentiza la toma de decisiones.
Por lo mismo, un buen cálculo de estas métricas solo se puede obtener a través de plataformas de gestión de contratos como Webdox, un software en la nube intuitivo, con soporte in-app (dentro de la plataforma) y con las herramientas necesarias para una correcta administración de todos los contratos de la empresa.
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