I. A importância da gestão do ciclo de vida dos contratos na área de compras

O valor que um software ERP (Enterprise Resource Planning) traz para a administração das empresas é indiscutível. Essas ferramentas permitem consolidar em um único sistema, as informações de diferentes áreas para o desenvolvimento das operações críticas da empresa. Na área de compras, estes sistemas são muito úteis, pois permitem que todo o processo de compras seja gerenciado unificadamente com o objetivo de obter eficiências operacionais.

Entretanto, é precisamente esse foco em obter eficiências operacionais que leva os executivos de compras a terem uma visão parcial do processo de fornecimento, entendendo-o como um processo de gestão realizado na empresa, no qual os recursos necessários devem ser fornecidos às diferentes áreas para seu correto funcionamento ao menor custo possível. Essa abordagem ignora um fato muito relevante: o trabalho de compras começa além das fronteiras da própria empresa, estabelecendo relações significativas com os seus fornecedores.

 

 

Gestão de contratos no departamento de compras

Os executivos de compras devem procurar maneiras de simplificar a colaboração além das fronteiras da empresa a fim de maximizar o benefício mútuo nas relações comerciais com o poder de negociação dos fornecedores. Por esse motivo, a gestão de contratos é de suma importância. Gerenciados como um capacitador chave de negócios, os contratos têm o potencial de estabelecer relações comerciais significativas ao mesmo tempo em que geram eficiências operacionais. Isto se deve à abordagem proativa dos termos e condições gerais, políticas e procedimentos que irão reger a colaboração com os fornecedores.

Para gerenciar adequadamente os contratos com fornecedores, todas as etapas do ciclo de vida dos contratos devem ser consideradas, tendo estes documentos como um recurso ativo, que deve ser gerenciado diligentemente.

Mas será possível adaptar um sistema ERP para gerenciar o ciclo de vida dos contratos? A resposta é sim, mas não é aconselhável fazê-lo pelas seguintes razões:

  • Custo do desenvolvimento: cada modificação nesses sistemas é cara e requer horas de consultoria, levantamento de requisitos e recursos ou orçamento de desenvolvimento interno para contratar uma equipe de desenvolvimento externa.
  • Tempo excessivo de implementação: o tempo necessário para dispor de uma solução para gerenciar adequadamente os contratos de um ERP é consideravelmente alto.
  • Dificuldade de uso: não destinadas originalmente à gestão operacional e de recursos, as soluções de gestão de contratos desenvolvidas a partir de ERP geralmente são muito complexas de usar.

 

Os sistemas ERP tendem a ser um pouco inflexíveis, portanto, desenvolver uma solução de gestão de contratos a partir de sistemas ERP pode ser extremamente caro em termos de tempo e dinheiro para a empresa. Além disso, o resultado pode ser um sistema difícil de usar, portanto, não aceito pelo usuário final. Ao invés disso, é aconselhável procurar uma solução especificamente projetada para a gestão de contratos.

Os softwares de gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM) são ferramentas desenvolvidas especificamente para o gerenciamento de contratos ao longo de seu ciclo de vida, desde a elaboração, aprovação e assinatura até o controle de datas, termos e condições importantes.

Então, qual é a vantagem de utilizar um CLM invés de um ERP? A vantagem são as funcionalidades fundamentais que você só encontra em um CLM:

  • Repositório centralizado de contratos
  • Gerenciamento de solicitações de novos contratos
  • Processos de validação de contratos
  • Assinatura eletrônica
  • Ferramentas de administração pós-assinatura
  • Alertas de marcos contratuais e prazos de validade
  • Ferramentas para a elaboração de novos contratos:
    • Modelos predefinidos de contrato
    • Biblioteca de cláusulas
    • Controle de versões

 

Além das capacidades de um ERP, os CLMs oferecem uma solução poderosa e altamente especializada, capaz de gerar valor mesmo além das fronteiras da empresa, gerenciando as relações comerciais com terceiros. Isso porque essas ferramentas foram projetadas especificamente para esse fim.

 

 

Os benefícios de contar com um CLM no departamento de compras

Dispor de um CLM pode significar um enorme passo à frente para a organização de sua empresa. A seguir estão alguns dos principais benefícios da implementação de um CLM.

1| Funções complementares

As tarefas de um ERP são variadas, mas geralmente podem ser limitadas à gestão de finanças, inventários e produção, e compras, bem como à conciliação de faturas. Além de sua ampla variedade de funcionalidades, os ERPs não oferecem ferramentas de rastreamento e gestão ao longo do ciclo de vida dos contratos em uma empresa, como fazem os softwares CLM.

Isso significa que as empresas que lidam com uma grande variedade e número de compromissos contratuais serão particularmente beneficiadas pela complementaridade entre estes dois tipos de software.

2| Redução do tempo

De acordo com um estudo do Aberdeen Group, as empresas que exploram as características de um sistema CLM levam uma média de 8 dias para o processo de revisão e renovação contratual. Isso representa uma redução de 80% quando se considera que este procedimento geralmente leva 47 dias. Esta tarefa é impossível de ser realizada apenas com a ajuda de um software ERP.

3| Otimização de processos e economia

A integração de um ERP com o software CLM resulta em melhorias significativas nos tempos de ciclo de aquisição, que podem ser reduzidas entre 50% e 75%, bem como uma melhoria notável na precisão do trabalho realizado. Por outro lado, a automação dos processos de revisão de contratos permite uma considerável economia de custos de até 8% na cadeia de fornecimento e até 60% em assuntos relacionados à gestão de contratos.

Então, você sabe por que deve considerar um CLM? Webdox, um dos fornecedores mais eficientes do mercado, é uma plataforma de gestão de contratos administrada na nuvem, com uma interface intuitiva e um serviço de suporte na plataforma, capaz de resolver todas as suas dúvidas ou exigências.

II. Integrando seu ERP com o software de gestão de contratos

Como já vimos, o uso de um ERP é uma das tendências mais poderosas do mundo empresarial, e ao complementá-lo com um CLM, a empresa ganha acesso a um mundo de possibilidades. De fato, do ponto de vista da gestão de compras, as CLMs são uma das ferramentas que podem oferecer maiores benefícios, pois facilitam a gestão dos contratos com fornecedores e permitem que eles sejam gerenciados durante todo o seu ciclo de vida.


Aqui estão 5 benefícios da integração entre estes dois softwares na área de compras:

1 | Redução do tempo de revisão e aprovação de novos contratos

A integração com o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode reduzir drasticamente o tempo gasto na revisão e aprovação de novos contratos com fornecedores. De acordo com um estudo do Aberdeen Group, uma empresa de consultoria especializada em serviços e tecnologia, as empresas que se beneficiam de uma gestão adequada do ciclo de vida dos contratos levam em média 8 dias para rever e aprovar os contratos. Isto está em contraste com os 47 dias que leva em média para as empresas que não possuem as ferramentas CLM apropriadas. Isto implica uma redução de mais de 80% do tempo gasto nesta tarefa recorrente.

2 | Verificação automática dos termos contratuais

A automatização de alguns processos permite a execução automática de tarefas que antes eram feitas manualmente, tais como a verificação de preços, prazos e condições de entrega. Isto pode se traduzir em reduções significativas no custo operacional total da área de compras. Estima-se que a economia de custos na cadeia de abastecimento pode chegar a 8%, e 60% no total das despesas da operação do departamento.

3 | Melhor relacionamento com seus fornecedores

A melhoria dos processos internos se traduz em uma mudança positiva na imagem comercial projetada para os fornecedores. Confiando no software CLM, é possível ter maior controle sobre os compromissos comerciais ou financeiros adquiridos, e com o poder de negociação dos compradores, garantindo o cumprimento tanto de suas obrigações como das de seus fornecedores. Isto se traduz em uma redução significativa dos tempos de negociação do contrato com a contraparte.

4 | Otimização do ciclo de compra

A integração entre os sistemas ERP e CLM implica em uma melhoria substancial na otimização dos procedimentos de aquisição. Essas melhorias se refletem em melhores tempos de ciclo de compra, entre 50% e 75% mais rápido, e aumentos notáveis na precisão dos pedidos.

5 | Padronização

O software de gestão do ciclo de vida dos contratos, como Webdox, oferece recursos que facilitam a padronização dos processos contratuais, o que é muito útil para agilizar os processos e a comunicação dentro da empresa e com os fornecedores. Exemplos destas características são o uso de modelos de contrato padronizados, perfis preestabelecidos para diferentes níveis de usuários e processos de contrato predefinidos.

Em resumo, a integração dos sistemas ERP e CLM implica em melhorias substanciais nos resultados da área de compras de uma empresa, consolidando as informações contratuais com o processo de compras, o que permite uma melhor tomada de decisão e a obtenção de grandes economias no processo.

III. Otimizando o ciclo de compras

Dentro das funções da área de compras, a gestão do ciclo de compras é uma das tarefas mais demoradas e que consome mais recursos. Da avaliação das necessidades ao controle gerencial, há várias etapas que requerem a produção, validação, implementação e administração de contratos com fornecedores. É precisamente nas tarefas associadas à gestão destes documentos que existem grandes oportunidades para otimizar o processo de compra.


Nesta seção, analisaremos 7 maneiras de otimizar o ciclo de compra, administrando eficientemente os contratos com o uso da tecnologia.

 

1| Utilização de um repositório centralizado para contratos

Beverly Rich da University of Southern California Marshall School of Business diz à Harvard Business Review que as empresas podem perder entre 5% e 50% de seu valor em processos de contratação ineficientes.

Estes são difíceis de organizar, gerenciar e atualizar. Não há maneiras fáceis de visualizar os contratos de serviço, ou de ver se certas cláusulas se ajustam às necessidades reais daqueles que estarão usando os bens ou serviços adquiridos dentro da empresa.

Um software de gerenciamento de contratos permite centralizar estes documentos, tornando-os disponíveis a todas as partes interessadas no processo de compra, otimizando este processo ao proporcionar transparência e eficácia no acesso às informações contratuais.

2| Monitoramento da validade dos contratos

As novas tecnologias facilitam a geração de alertas sobre o vencimento de prazos e marcos, o não cumprimento de suas condições e a expiração antecipada do contrato.

Isto torna possível agir preventivamente, otimizando o ciclo de compras, evitando atrasos desnecessários resultantes da exigência de um contrato novamente devido a sua expiração.

3| Validação dos preços e condições de pagamento

Um ciclo de compras eficiente requer transparência durante todo o processo, especialmente no que diz respeito a preços.

O software de gestão de contratos reduz significativamente o tempo necessário para calcular preços e condições de pagamento aplicáveis às ordens de compra, fornecendo acesso aos contratos que contém tais informações de forma quase instantânea.

4| Assinatura eletrônica

A obtenção manual de assinaturas interna e externas é demorada. As assinaturas eletrônicas permitem consolidar as assinaturas de vários participantes online e integrar modificações ou correções em documentos de forma ágil. Isso reduz o tempo necessário para o fechamento de contratos críticos.

5| Uso de modelos de contrato predefinidos

Os contratos muitas vezes não são uniformes. Ao rever manualmente as cláusulas para obter consistência, uma empresa exigiria centenas de horas e vários gerentes de contrato.

Se uma empresa deseja definir certos termos de confidencialidade em linguagem específica, ela pode assegurar que todas as suas divisões estejam alinhadas com essa definição e que quaisquer mudanças nos termos sejam incorporadas rápida e precisamente. Para este fim, o uso de modelos de contrato predefinidos é extremamente útil, proporcionando uniformidade de contratos ao mesmo tempo em que se tem flexibilidade suficiente para fazer as modificações necessárias.

6| Automação de tarefas associadas à revisão e aprovação de contratos

De acordo com um relatório do Aberdeen Group, o tempo necessário para rever e aprovar novos contratos pode ser reduzido em até 80%, utilizando a tecnologia correta de gestão de contratos. Isto dá aos executivos de compras mais tempo para tomar ações estratégicas para obter o máximo de seus relacionamentos com fornecedores.

IV. Como economizar na gestão de contratos de fornecedores

O uso de software de gestão de contratos ou CLMs (Contract Lifecycle Management) contribui significativamente para fechar quaisquer lacunas de risco na geração de contratos. Sua utilização durante a parceria entre o fornecedor e a empresa permite um maior grau de transparência e garante o cumprimento mútuo das cláusulas, representando uma economia monetária e de tempo significativa.

Considerando o que foi dito acima, como um software de gerenciamento de contratos otimiza os recursos da empresa? Abaixo, abordaremos 3 aspectos em que o uso deste tipo de plataforma permite economia na gestão de contratos com fornecedores, você também pode consultar adicionalmente nosso manual de gestão de contratos.

 

1| Redução do tempo através da centralização e padronização

O software especializado de gestão de contratos centraliza informações para facilitar a criação de um novo contrato, reduzindo o tempo de processamento de uma nova aplicação de 6,3 para 5 dias (Fonte: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Usando o software CLM, a empresa pode colocar uma nova solicitação usando ferramentas e funcionalidades que mais rápida e precisamente produzem um novo contrato. Além disso, há acesso imediato e em tempo real a todas as informações contratuais com o fornecedor. Tal é o impacto de um CLM que pode reduzir o tempo necessário para elaborar, negociar e aprovar novos contratos de fornecedores em 19% (Fonte: Aberdeen Group).

Além disso, graças ao contexto digital, muitos dos processos associados à elaboração de um contrato podem ser consideravelmente otimizados. É o caso das assinaturas eletrônicas que, em comparação com a forma tradicional, podem reduzir o tempo em até 99% (Fonte: Signaturit).

2| Redução de custos em novas solicitações

O uso do software CLM para gestão de contratos de fornecedores reduz o custo de uma nova solicitação de contrato em uma média de US$ 4,00 por nova solicitação (Fonte: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation), já que todas as informações são centralizadas e padronizadas em um único local.

Ter uma ferramenta que gerencie documentação e informações sobre contratos com fornecedores (incluindo tudo relacionado a prazos, histórico de custos e cláusulas de atualização, entre outras coisas) permitirá à empresa otimizar seus recursos e gerenciar melhor seu relacionamento com terceiros, a ponto de gerar 5% de economia nas receitas (Fonte: Goldman e Sachs, "É hora de gerenciar esses contratos!).

3| Redução de despesas com fornecedores não aprovados

A integração do software CLM com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) permite uma maior identificação de fornecedores autorizados por contrato, reduzindo as compras de fornecedores não autorizados (a um custo maior) de 22% para 19% (Fonte: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Além disso, este tipo de ferramenta economiza uma média de US$ 20.000 por ano, evitando violações de contrato (Fonte: Associação de Advogados Corporativos), otimizando o uso de recursos e tendo maior controle sobre os compromissos assumidos com terceiros.

Há muitos outros benefícios do uso de software para gerenciar contratos com fornecedores, que serão discutidos a seguir. Todos esses benefícios superam em muito os custos de implementação e garantem a qualidade do serviço ou produto que você procura obter de um fornecedor. Desta forma, a organização garante que tem clareza sobre as obrigações adquiridas com terceiros e os compromissos que eles devem cumprir.

Entretanto, ao avaliar um sistema de gestão de contratos, você deve certificar-se de que o fornecedor tem experiência e que a plataforma é robusta, confiável e intuitiva. Neste sentido, Webdox se destaca como uma das melhores alternativas disponíveis no mercado, pois é um software que foi projetado para cobrir todos os aspectos dos contratos com terceiros.

4| Assinatura eletrônica

Além de demorada, a obtenção manual de assinaturas envolve o tempo e disponibilidade das partes interessadas. Muitas vezes o tempo é crucial para questões econômicas e a necessidade de envolver muitas partes exige maior investimento financeiro.

5| Automação de tarefas associadas à revisão e aprovação de contratos

De acordo com um relatório do Aberdeen Group, o tempo necessário para rever e aprovar novos contratos pode ser reduzido em até 80%, utilizando a tecnologia correta de gestão de contratos. Isto dá aos executivos de compras mais tempo para tomar ações estratégicas para obter o máximo de seus relacionamentos com fornecedores.

V. Gerenciamento de risco na cadeia de suprimentos

Um dos principais problemas de gestão nas empresas é monitorar o cumprimento das condições contratuais da cadeia de suprimentos, especialmente quando estes são serviços essenciais para a continuidade operacional da empresa.

O risco é uma situação latente para qualquer indústria que depende fortemente do cumprimento de contratos da cadeia de suprimentos. De acordo com um relatório da Deloitte:

  • 87% dos entrevistados tiveram um incidente com um fornecedor que afetou suas operações.
  • 28% dos que sofreram incidentes enfrentaram grandes interrupções de serviço.
  • 11% dos que tiveram incidentes tiveram suas atividades completamente interrompidas.

 

Entretanto, há riscos que podem ser mais críticos para o negócio, dependendo de como o incidente com o prestador de serviços impacta suas atividades, como por exemplo:

1| Interrupção do atendimento ao cliente

O fornecedor torna-se a cara da empresa, portanto o cliente assumirá que qualquer problema de serviço é de responsabilidade direta da empresa.

Estes riscos de atendimento ao cliente são especialmente críticos nas empresas de serviços financeiros, na indústria de energia e no setor público.

2| Violações de leis e regulamentos

Neste caso, tanto o fornecedor quanto a empresa contratante podem arcar com custos como multas. A Deloitte estima que, no caso de empresas multinacionais, a má conduta de terceiros pode levar a multas, compensações e perda de receita variando de US$ 2 milhões a US$ 50 milhões.

3| Prejuízo à reputação da empresa contratante

Ao contrário de outros riscos, este tende a ser um dano intangível para a empresa. Entretanto, pode desencadear uma cadeia de consequências, como a rotatividade dos clientes e uma queda na cotação das empresas com presença na bolsa de valores.

4| Ruptura da cadeia de suprimentos

Se a logística falhar, isso desencadeia uma série de problemas que podem afetar outros fornecedores ou arriscar a perda de produtos. Este risco preocupa principalmente as empresas de serviços profissionais, infraestrutura e a indústria da saúde.

5| Risco de fraude

Os riscos deste tipo são especialmente críticos para indústrias como serviços ao consumidor, telecomunicações, tecnologia e manufatura.

6| Viabilidade econômica do fornecedor

Se uma empresa terceirizada não tiver a liquidez necessária para cumprir suas obrigações, corre o risco de interromper o serviço. Isto é de vital importância, independentemente de estarmos falando do setor público ou privado.

O estudo da Deloitte conclui que mesmo que as empresas estejam alinhadas e tenham o compromisso da alta administração, elas normalmente não dispõem das ferramentas e tecnologias de apoio para gerenciar os riscos de seus fornecedores.

Entretanto, o estudo explica que este risco é significativamente reduzido se a empresa tiver mais ferramentas para monitorar e rastrear, mas a tecnologia certa nem sempre está no lugar.

 

 

Como um software de gestão de contratos minimiza os riscos?

 

1| Adoção de medidas de segurança para administrar alternativas rapidamente

Um software de gestão de contratos facilita tanto o monitoramento de contratos quanto a melhoria contínua. Um sistema de apoio permite ao gerente tomar nota de possíveis lacunas na contratação de fornecedores e evitar cometer o mesmo erro duas vezes. Desta forma, o projeto do contrato pode ser refinado levando em conta a experiência com fornecedores anteriores.

 

2| Padronização da gestão de contratos, assegurando parâmetros comuns

As empresas buscam consistência nos padrões de serviço que exigem dos fornecedores, independentemente da área da empresa que a exige. Portanto, 86% dos entrevistados exigem parâmetros comuns para a conformidade em suas operações.

Um sistema de gerenciamento de contratos apóia a empresa na preparação de documentos de licitação ou contratos e na padronização de seus requisitos e processos de validação.

 

3| Monitoramento do cumprimento de prazos e marcos contratuais

O gerenciamento oportuno da compensação ou dos custos a serem suportados pelo fornecedor depende integralmente de como o contrato é executado.

A gestão digital de contratos e documentos legais permite estabelecer marcos de utilização e automatizar alertas para datas de vencimento e marcos chave.

4| Relato de incidentes em tempo hábil

No caso de uma emergência na cadeia de fornecimento, qualquer violação de contrato deve ser comunicada em tempo hábil, a fim de atribuir responsabilidades e penalidades tanto à empresa contratante quanto a seus clientes.

Para este fim, um processo automatizado facilita a coleta de informações de fundo que facilita qualquer gestão administrativa ou legal com o fornecedor, com base em informações precisas e confiáveis.

5| Agilização da busca de informações

Um sistema de gerenciamento de documentos economiza tempo considerável na digitalização, classificação e localização de documentos. Também facilita a posterior rastreabilidade das informações.

VI. Auditoria de contratos de fornecedores

Um dos principais problemas de gestão nas empresas é monitorar o cumprimento das condições contratuais da cadeia de fornecimento, especialmente quando se trata de serviços essenciais para a continuidade operacional da empresa.

Como os riscos estão presentes em qualquer empresa que trabalhe com fornecedores, a auditoria contratual torna-se indispensável para detectar a tempo quaisquer discrepâncias nos termos, custos e valores presentes na cadeia de fornecimento.

Tim Cummins, CEO da International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), enfatiza a importância de uma gestão e regulamentação adequadas dos contratos de fornecedores: "O conceito de auditoria não é novo e é amplamente utilizado em várias indústrias. Entretanto, em muitos casos, especialmente quando o foco da aquisição tem sido historicamente a compra direta, pouca atenção é dada aos resultados contratuais. Com o crescimento das compras indiretas, o potencial de desperdício e pagamento excessivo tem aumentado.



O que uma auditoria realmente envolve?

 


A consultoria SC&H Group foi encarregada de esclarecer uma série de mitos em torno de auditorias de aquisições. Entre as principais estão:

  • Diz-se que a auditoria poderia impactar a relação empresa-fornecedor, quando de fato melhora a transparência e promove a comunicação, garantindo a confiança e fortalecendo-a.
  • Teme-se que isso atrapalhe as operações. Na verdade, um bom auditor é reservado e se limita a trabalhar com o departamento financeiro da empresa.
  • Muitos acreditam que as auditorias levam tempo e requerem apoio significativo das partes interessadas. Entretanto, a realidade é que o processo leva menos de 3 horas.
  • Alguns dizem que uma auditoria só deve ser realizada se for exigida por uma cláusula do contrato. Entretanto, isto pode ser voluntário, pois o próprio fato de ter uma longa relação contratual justifica uma revisão periódica dos contratos.
  • Acredita-se que os erros de faturamento tendem a ser intencionais, quando a maioria é geralmente resultado de algum mal-entendido na interpretação do contrato, ou porque alguém negligenciou algo no processo de faturamento ou programação de pagamento.
  • Muitos temem que tal processo envolva ação legal, quando erros de faturamento ou mal-entendidos possam ser resolvidos de forma negociada entre as partes.

 

Como a Cummins explica, uma opção de economia de custos é organizar recursos internos para revisar faturas e contratos. No entanto, tais revisões podem ser contraditórias e podem prejudicar a relação cliente-fornecedor, portanto, a terceirização deste processo pode ser a melhor opção, com benefícios tais como:

  • O empreiteiro pode monitorar a qualidade de suas atividades, o cumprimento dos níveis de serviço e a consistência entre pagamentos e faturamento acordados, aumentando a transparência.
  • A comunicação, os processos, os controles internos são melhorados e os saldos de pagamentos em excesso são recuperados.
  • O contratante, ao concordar em passar por uma análise de terceiros, cria uma vantagem competitiva ao demonstrar integridade e transparência nos processos comerciais.
  • A auditoria dos contratos com fornecedores não só melhora os processos internos, mas também ajuda a controlar a perda de dinheiro por falta de controle e a ter maior clareza em torno de direitos e deveres.
  • A auditoria, ao invés de ser um problema, torna-se uma oportunidade para ambas as partes, pois certifica sua transparência e credibilidade.

VII. Indicadores chave para a gestão de contratos em compras

Conforme visto neste guia, o risco não está em modernizar o processo de gestão de documentos legais da empresa. O risco está em deixar as coisas como elas são.

Uma boa gestão de compras requer um processo de melhoria contínua. Não há uma gestão eficiente de contratos sem a medição de indicadores de desempenho para avaliar os impactos e o cumprimento das metas.

Mesmo que os gerentes de compras ou finanças de uma empresa não passem muito tempo gerenciando contratos, é fundamental que eles sejam apresentados com certas métricas para melhorar o desempenho de compras.

 

 

Quais são alguns dos principais indicadores que compras deve conhecer?

 

1| Contratos com recibos de garantia associados

Um dos aspectos que deve ser levado em conta quando se trata de contratos e que a aquisição deve estar ciente são os títulos de garantia.

Especificamente, e como explicado pela Superintendência de Bancos e Instituições Financeiras, "é um título de garantia que um Banco constitui a pedido de seu cliente em favor de outra pessoa chamada de Beneficiário". Seu objetivo é garantir o fiel cumprimento de qualquer tipo de obrigação contraída pelo tomador do empréstimo que não seja uma operação de crédito em dinheiro.

Portanto, é de suma importância conhecer os contratos de compra deste tipo e as obrigações que eles implicam, a fim de otimizar ao máximo os recursos da empresa.

 

2| Contratos com risco operacional associado

O risco operacional é entendido como a possibilidade de perdas econômicas devido a falhas ou inadequações de processo. Portanto, os contratos gerados sob esta modalidade podem representar um grande risco para a empresa, por isso vale a pena manter um controle permanente sobre eles.

3| Contratos por expirar

É fundamental monitorar a taxa e o número de documentos que vão expirar. Isto permite que você antecipe e emita propostas ou ordens de compra antes que os contratos atuais expirem.

4| Contratos não assinados

O processo de aquisição pode envolver um longo processo de assinatura de documentos por várias áreas funcionais da empresa e do fornecedor. É fundamental saber quais contratos ainda não foram assinados e por quanto tempo estão nesta fase.

 

5| Condições de pagamento associadas aos contratos

É crucial estar ciente das condições de pagamento nos contratos a fim de garantir boas práticas de cumprimento e tomar medidas preventivas para evitar o pagamento de penalidades.

6| Prazos de entrega

Esta métrica avalia o tempo no qual o fornecedor entregou um produto ou serviço contra os acordos de nível de serviço acordados no contrato.

7| Contratos rescindidos

Conhecer o número de contratos vencidos permite resolver problemas potenciais na gestão de compras. Por exemplo, interrupções no fornecimento de certos insumos ou renovações automáticas que são dispendiosas para a empresa.

8| Cumprimento do contrato original

Desde a emissão da primeira proposta de contrato até a assinatura de um documento final, pode haver uma série de negociações sobre termos de serviço, valores de referência, prazos e datas.

O cálculo dos níveis de conformidade contratual permite monitorar a medida em que cada fornecedor está cumprindo os fatores acordados e avaliar possíveis penalidades ou correções.

9| Contratos com cláusulas de confidencialidade

A fim de proteger informações sensíveis para a empresa, a inclusão de cláusulas de confidencialidade nos contratos está se tornando cada vez mais comum. O conhecimento da porcentagem de contratos com diferentes fornecedores que realmente possuem tais cláusulas permite que ações proativas sejam tomadas para o gerenciamento de riscos de aquisição.

10| Contratos com fornecedores em cada área

Outro indicador útil para a área de compras é o número de contratos com fornecedores e o montante associado a eles em cada área da empresa. Essas métricas fornecem uma visão global da estrutura de fornecedores da empresa e permitem o nível de contratação nas diferentes áreas a serem gerenciadas.

A importância do software contratado e da gestão de métricas
É muito difícil medir, monitorar e calcular manualmente os níveis de conformidade destes indicadores de gestão. Além disso, dificulta a gestão de compras e retarda a tomada de decisões.

Portanto, um bom cálculo dessas métricas só pode ser obtido através de plataformas de gerenciamento de contratos como Webdox, um software intuitivo baseado nas nuvens, com suporte in-app (dentro da plataforma) e com as ferramentas necessárias para uma administração correta de todos os contratos da empresa.

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