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De acordo com Tim Cummins, CEO da World Commerce & Contracting (WCC), a maior parte das despesas comerciais passou de aquisição de matérias primas e insumos para a contratação de bens e serviços mais complexos. Atualmente, são adquiridos desempenho, resultados e relações sustentáveis, cuja natureza intangível exige a elaboração e gestão adequada de contratos que são muito mais complexos em estrutura e conteúdo do que aqueles tradicionalmente utilizados para a aquisição de bens de consumo.
O valor que um software ERP (Enterprise Resource Planning) traz para a administração das empresas é indiscutível. Essas ferramentas permitem consolidar em um único sistema, as informações de diferentes áreas para o desenvolvimento das operações críticas da empresa. Na área de compras, estes sistemas são muito úteis, pois permitem que todo o processo de compras seja gerenciado unificadamente com o objetivo de obter eficiências operacionais.
Entretanto, é precisamente esse foco em obter eficiências operacionais que leva os executivos de compras a terem uma visão parcial do processo de fornecimento, entendendo-o como um processo de gestão realizado na empresa, no qual os recursos necessários devem ser fornecidos às diferentes áreas para seu correto funcionamento ao menor custo possível. Essa abordagem ignora um fato muito relevante: o trabalho de compras começa além das fronteiras da própria empresa, estabelecendo relações significativas com os seus fornecedores.
Os executivos de compras devem procurar maneiras de simplificar a colaboração além das fronteiras da empresa a fim de maximizar o benefício mútuo nas relações comerciais com o poder de negociação dos fornecedores. Por esse motivo, a gestão de contratos é de suma importância. Gerenciados como um capacitador chave de negócios, os contratos têm o potencial de estabelecer relações comerciais significativas ao mesmo tempo em que geram eficiências operacionais. Isto se deve à abordagem proativa dos termos e condições gerais, políticas e procedimentos que irão reger a colaboração com os fornecedores.
Para gerenciar adequadamente os contratos com fornecedores, todas as etapas do ciclo de vida dos contratos devem ser consideradas, tendo estes documentos como um recurso ativo, que deve ser gerenciado diligentemente.
Mas será possível adaptar um sistema ERP para gerenciar o ciclo de vida dos contratos? A resposta é sim, mas não é aconselhável fazê-lo pelas seguintes razões:
Os sistemas ERP tendem a ser um pouco inflexíveis, portanto, desenvolver uma solução de gestão de contratos a partir de sistemas ERP pode ser extremamente caro em termos de tempo e dinheiro para a empresa. Além disso, o resultado pode ser um sistema difícil de usar, portanto, não aceito pelo usuário final. Ao invés disso, é aconselhável procurar uma solução especificamente projetada para a gestão de contratos.
Os softwares de gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM) são ferramentas desenvolvidas especificamente para o gerenciamento de contratos ao longo de seu ciclo de vida, desde a elaboração, aprovação e assinatura até o controle de datas, termos e condições importantes.
Então, qual é a vantagem de utilizar um CLM invés de um ERP? A vantagem são as funcionalidades fundamentais que você só encontra em um CLM:
Além das capacidades de um ERP, os CLMs oferecem uma solução poderosa e altamente especializada, capaz de gerar valor mesmo além das fronteiras da empresa, gerenciando as relações comerciais com terceiros. Isso porque essas ferramentas foram projetadas especificamente para esse fim.
Dispor de um CLM pode significar um enorme passo à frente para a organização de sua empresa. A seguir estão alguns dos principais benefícios da implementação de um CLM.
As tarefas de um ERP são variadas, mas geralmente podem ser limitadas à gestão de finanças, inventários e produção, e compras, bem como à conciliação de faturas. Além de sua ampla variedade de funcionalidades, os ERPs não oferecem ferramentas de rastreamento e gestão ao longo do ciclo de vida dos contratos em uma empresa, como fazem os softwares CLM.
Isso significa que as empresas que lidam com uma grande variedade e número de compromissos contratuais serão particularmente beneficiadas pela complementaridade entre estes dois tipos de software.
De acordo com um estudo do Aberdeen Group, as empresas que exploram as características de um sistema CLM levam uma média de 8 dias para o processo de revisão e renovação contratual. Isso representa uma redução de 80% quando se considera que este procedimento geralmente leva 47 dias. Esta tarefa é impossível de ser realizada apenas com a ajuda de um software ERP.
A integração de um ERP com o software CLM resulta em melhorias significativas nos tempos de ciclo de aquisição, que podem ser reduzidas entre 50% e 75%, bem como uma melhoria notável na precisão do trabalho realizado. Por outro lado, a automação dos processos de revisão de contratos permite uma considerável economia de custos de até 8% na cadeia de fornecimento e até 60% em assuntos relacionados à gestão de contratos.
Então, você sabe por que deve considerar um CLM? Webdox, um dos fornecedores mais eficientes do mercado, é uma plataforma de gestão de contratos administrada na nuvem, com uma interface intuitiva e um serviço de suporte na plataforma, capaz de resolver todas as suas dúvidas ou exigências.
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Aqui estão 5 benefícios da integração entre estes dois softwares na área de compras:
A integração com o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode reduzir drasticamente o tempo gasto na revisão e aprovação de novos contratos com fornecedores. De acordo com um estudo do Aberdeen Group, uma empresa de consultoria especializada em serviços e tecnologia, as empresas que se beneficiam de uma gestão adequada do ciclo de vida dos contratos levam em média 8 dias para rever e aprovar os contratos. Isto está em contraste com os 47 dias que leva em média para as empresas que não possuem as ferramentas CLM apropriadas. Isto implica uma redução de mais de 80% do tempo gasto nesta tarefa recorrente.
A automatização de alguns processos permite a execução automática de tarefas que antes eram feitas manualmente, tais como a verificação de preços, prazos e condições de entrega. Isto pode se traduzir em reduções significativas no custo operacional total da área de compras. Estima-se que a economia de custos na cadeia de abastecimento pode chegar a 8%, e 60% no total das despesas da operação do departamento.
A melhoria dos processos internos se traduz em uma mudança positiva na imagem comercial projetada para os fornecedores. Confiando no software CLM, é possível ter maior controle sobre os compromissos comerciais ou financeiros adquiridos, e com o poder de negociação dos compradores, garantindo o cumprimento tanto de suas obrigações como das de seus fornecedores. Isto se traduz em uma redução significativa dos tempos de negociação do contrato com a contraparte.
A integração entre os sistemas ERP e CLM implica em uma melhoria substancial na otimização dos procedimentos de aquisição. Essas melhorias se refletem em melhores tempos de ciclo de compra, entre 50% e 75% mais rápido, e aumentos notáveis na precisão dos pedidos.
O software de gestão do ciclo de vida dos contratos, como Webdox, oferece recursos que facilitam a padronização dos processos contratuais, o que é muito útil para agilizar os processos e a comunicação dentro da empresa e com os fornecedores. Exemplos destas características são o uso de modelos de contrato padronizados, perfis preestabelecidos para diferentes níveis de usuários e processos de contrato predefinidos.
Em resumo, a integração dos sistemas ERP e CLM implica em melhorias substanciais nos resultados da área de compras de uma empresa, consolidando as informações contratuais com o processo de compras, o que permite uma melhor tomada de decisão e a obtenção de grandes economias no processo.
Nesta seção, analisaremos 7 maneiras de otimizar o ciclo de compra, administrando eficientemente os contratos com o uso da tecnologia.
Beverly Rich da University of Southern California Marshall School of Business diz à Harvard Business Review que as empresas podem perder entre 5% e 50% de seu valor em processos de contratação ineficientes.
Estes são difíceis de organizar, gerenciar e atualizar. Não há maneiras fáceis de visualizar os contratos de serviço, ou de ver se certas cláusulas se ajustam às necessidades reais daqueles que estarão usando os bens ou serviços adquiridos dentro da empresa.
Um software de gerenciamento de contratos permite centralizar estes documentos, tornando-os disponíveis a todas as partes interessadas no processo de compra, otimizando este processo ao proporcionar transparência e eficácia no acesso às informações contratuais.
As novas tecnologias facilitam a geração de alertas sobre o vencimento de prazos e marcos, o não cumprimento de suas condições e a expiração antecipada do contrato.
Isto torna possível agir preventivamente, otimizando o ciclo de compras, evitando atrasos desnecessários resultantes da exigência de um contrato novamente devido a sua expiração.
Um ciclo de compras eficiente requer transparência durante todo o processo, especialmente no que diz respeito a preços.
O software de gestão de contratos reduz significativamente o tempo necessário para calcular preços e condições de pagamento aplicáveis às ordens de compra, fornecendo acesso aos contratos que contém tais informações de forma quase instantânea.
A obtenção manual de assinaturas interna e externas é demorada. As assinaturas eletrônicas permitem consolidar as assinaturas de vários participantes online e integrar modificações ou correções em documentos de forma ágil. Isso reduz o tempo necessário para o fechamento de contratos críticos.
Os contratos muitas vezes não são uniformes. Ao rever manualmente as cláusulas para obter consistência, uma empresa exigiria centenas de horas e vários gerentes de contrato.
Se uma empresa deseja definir certos termos de confidencialidade em linguagem específica, ela pode assegurar que todas as suas divisões estejam alinhadas com essa definição e que quaisquer mudanças nos termos sejam incorporadas rápida e precisamente. Para este fim, o uso de modelos de contrato predefinidos é extremamente útil, proporcionando uniformidade de contratos ao mesmo tempo em que se tem flexibilidade suficiente para fazer as modificações necessárias.
De acordo com um relatório do Aberdeen Group, o tempo necessário para rever e aprovar novos contratos pode ser reduzido em até 80%, utilizando a tecnologia correta de gestão de contratos. Isto dá aos executivos de compras mais tempo para tomar ações estratégicas para obter o máximo de seus relacionamentos com fornecedores.
Considerando o que foi dito acima, como um software de gerenciamento de contratos otimiza os recursos da empresa? Abaixo, abordaremos 3 aspectos em que o uso deste tipo de plataforma permite economia na gestão de contratos com fornecedores, você também pode consultar adicionalmente nosso manual de gestão de contratos.
O software especializado de gestão de contratos centraliza informações para facilitar a criação de um novo contrato, reduzindo o tempo de processamento de uma nova aplicação de 6,3 para 5 dias (Fonte: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).
Usando o software CLM, a empresa pode colocar uma nova solicitação usando ferramentas e funcionalidades que mais rápida e precisamente produzem um novo contrato. Além disso, há acesso imediato e em tempo real a todas as informações contratuais com o fornecedor. Tal é o impacto de um CLM que pode reduzir o tempo necessário para elaborar, negociar e aprovar novos contratos de fornecedores em 19% (Fonte: Aberdeen Group).
Além disso, graças ao contexto digital, muitos dos processos associados à elaboração de um contrato podem ser consideravelmente otimizados. É o caso das assinaturas eletrônicas que, em comparação com a forma tradicional, podem reduzir o tempo em até 99% (Fonte: Signaturit).
O uso do software CLM para gestão de contratos de fornecedores reduz o custo de uma nova solicitação de contrato em uma média de US$ 4,00 por nova solicitação (Fonte: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation), já que todas as informações são centralizadas e padronizadas em um único local.
Ter uma ferramenta que gerencie documentação e informações sobre contratos com fornecedores (incluindo tudo relacionado a prazos, histórico de custos e cláusulas de atualização, entre outras coisas) permitirá à empresa otimizar seus recursos e gerenciar melhor seu relacionamento com terceiros, a ponto de gerar 5% de economia nas receitas (Fonte: Goldman e Sachs, "É hora de gerenciar esses contratos!).
A integração do software CLM com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) permite uma maior identificação de fornecedores autorizados por contrato, reduzindo as compras de fornecedores não autorizados (a um custo maior) de 22% para 19% (Fonte: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).
Além disso, este tipo de ferramenta economiza uma média de US$ 20.000 por ano, evitando violações de contrato (Fonte: Associação de Advogados Corporativos), otimizando o uso de recursos e tendo maior controle sobre os compromissos assumidos com terceiros.
Há muitos outros benefícios do uso de software para gerenciar contratos com fornecedores, que serão discutidos a seguir. Todos esses benefícios superam em muito os custos de implementação e garantem a qualidade do serviço ou produto que você procura obter de um fornecedor. Desta forma, a organização garante que tem clareza sobre as obrigações adquiridas com terceiros e os compromissos que eles devem cumprir.
Entretanto, ao avaliar um sistema de gestão de contratos, você deve certificar-se de que o fornecedor tem experiência e que a plataforma é robusta, confiável e intuitiva. Neste sentido, Webdox se destaca como uma das melhores alternativas disponíveis no mercado, pois é um software que foi projetado para cobrir todos os aspectos dos contratos com terceiros.
Além de demorada, a obtenção manual de assinaturas envolve o tempo e disponibilidade das partes interessadas. Muitas vezes o tempo é crucial para questões econômicas e a necessidade de envolver muitas partes exige maior investimento financeiro.
De acordo com um relatório do Aberdeen Group, o tempo necessário para rever e aprovar novos contratos pode ser reduzido em até 80%, utilizando a tecnologia correta de gestão de contratos. Isto dá aos executivos de compras mais tempo para tomar ações estratégicas para obter o máximo de seus relacionamentos com fornecedores.
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O risco é uma situação latente para qualquer indústria que depende fortemente do cumprimento de contratos da cadeia de suprimentos. De acordo com um relatório da Deloitte:
Entretanto, há riscos que podem ser mais críticos para o negócio, dependendo de como o incidente com o prestador de serviços impacta suas atividades, como por exemplo:
O fornecedor torna-se a cara da empresa, portanto o cliente assumirá que qualquer problema de serviço é de responsabilidade direta da empresa.
Estes riscos de atendimento ao cliente são especialmente críticos nas empresas de serviços financeiros, na indústria de energia e no setor público.
Neste caso, tanto o fornecedor quanto a empresa contratante podem arcar com custos como multas. A Deloitte estima que, no caso de empresas multinacionais, a má conduta de terceiros pode levar a multas, compensações e perda de receita variando de US$ 2 milhões a US$ 50 milhões.
Ao contrário de outros riscos, este tende a ser um dano intangível para a empresa. Entretanto, pode desencadear uma cadeia de consequências, como a rotatividade dos clientes e uma queda na cotação das empresas com presença na bolsa de valores.
Se a logística falhar, isso desencadeia uma série de problemas que podem afetar outros fornecedores ou arriscar a perda de produtos. Este risco preocupa principalmente as empresas de serviços profissionais, infraestrutura e a indústria da saúde.
Os riscos deste tipo são especialmente críticos para indústrias como serviços ao consumidor, telecomunicações, tecnologia e manufatura.
Se uma empresa terceirizada não tiver a liquidez necessária para cumprir suas obrigações, corre o risco de interromper o serviço. Isto é de vital importância, independentemente de estarmos falando do setor público ou privado.
O estudo da Deloitte conclui que mesmo que as empresas estejam alinhadas e tenham o compromisso da alta administração, elas normalmente não dispõem das ferramentas e tecnologias de apoio para gerenciar os riscos de seus fornecedores.
Entretanto, o estudo explica que este risco é significativamente reduzido se a empresa tiver mais ferramentas para monitorar e rastrear, mas a tecnologia certa nem sempre está no lugar.
Um software de gestão de contratos facilita tanto o monitoramento de contratos quanto a melhoria contínua. Um sistema de apoio permite ao gerente tomar nota de possíveis lacunas na contratação de fornecedores e evitar cometer o mesmo erro duas vezes. Desta forma, o projeto do contrato pode ser refinado levando em conta a experiência com fornecedores anteriores.
As empresas buscam consistência nos padrões de serviço que exigem dos fornecedores, independentemente da área da empresa que a exige. Portanto, 86% dos entrevistados exigem parâmetros comuns para a conformidade em suas operações.
Um sistema de gerenciamento de contratos apóia a empresa na preparação de documentos de licitação ou contratos e na padronização de seus requisitos e processos de validação.
O gerenciamento oportuno da compensação ou dos custos a serem suportados pelo fornecedor depende integralmente de como o contrato é executado.
A gestão digital de contratos e documentos legais permite estabelecer marcos de utilização e automatizar alertas para datas de vencimento e marcos chave.
No caso de uma emergência na cadeia de fornecimento, qualquer violação de contrato deve ser comunicada em tempo hábil, a fim de atribuir responsabilidades e penalidades tanto à empresa contratante quanto a seus clientes.
Para este fim, um processo automatizado facilita a coleta de informações de fundo que facilita qualquer gestão administrativa ou legal com o fornecedor, com base em informações precisas e confiáveis.
Um sistema de gerenciamento de documentos economiza tempo considerável na digitalização, classificação e localização de documentos. Também facilita a posterior rastreabilidade das informações.
Como os riscos estão presentes em qualquer empresa que trabalhe com fornecedores, a auditoria contratual torna-se indispensável para detectar a tempo quaisquer discrepâncias nos termos, custos e valores presentes na cadeia de fornecimento.
Tim Cummins, CEO da International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), enfatiza a importância de uma gestão e regulamentação adequadas dos contratos de fornecedores: "O conceito de auditoria não é novo e é amplamente utilizado em várias indústrias. Entretanto, em muitos casos, especialmente quando o foco da aquisição tem sido historicamente a compra direta, pouca atenção é dada aos resultados contratuais. Com o crescimento das compras indiretas, o potencial de desperdício e pagamento excessivo tem aumentado.
A consultoria SC&H Group foi encarregada de esclarecer uma série de mitos em torno de auditorias de aquisições. Entre as principais estão:
Como a Cummins explica, uma opção de economia de custos é organizar recursos internos para revisar faturas e contratos. No entanto, tais revisões podem ser contraditórias e podem prejudicar a relação cliente-fornecedor, portanto, a terceirização deste processo pode ser a melhor opção, com benefícios tais como:
Uma boa gestão de compras requer um processo de melhoria contínua. Não há uma gestão eficiente de contratos sem a medição de indicadores de desempenho para avaliar os impactos e o cumprimento das metas.
Mesmo que os gerentes de compras ou finanças de uma empresa não passem muito tempo gerenciando contratos, é fundamental que eles sejam apresentados com certas métricas para melhorar o desempenho de compras.
Um dos aspectos que deve ser levado em conta quando se trata de contratos e que a aquisição deve estar ciente são os títulos de garantia.
Especificamente, e como explicado pela Superintendência de Bancos e Instituições Financeiras, "é um título de garantia que um Banco constitui a pedido de seu cliente em favor de outra pessoa chamada de Beneficiário". Seu objetivo é garantir o fiel cumprimento de qualquer tipo de obrigação contraída pelo tomador do empréstimo que não seja uma operação de crédito em dinheiro.
Portanto, é de suma importância conhecer os contratos de compra deste tipo e as obrigações que eles implicam, a fim de otimizar ao máximo os recursos da empresa.
O risco operacional é entendido como a possibilidade de perdas econômicas devido a falhas ou inadequações de processo. Portanto, os contratos gerados sob esta modalidade podem representar um grande risco para a empresa, por isso vale a pena manter um controle permanente sobre eles.
É fundamental monitorar a taxa e o número de documentos que vão expirar. Isto permite que você antecipe e emita propostas ou ordens de compra antes que os contratos atuais expirem.
O processo de aquisição pode envolver um longo processo de assinatura de documentos por várias áreas funcionais da empresa e do fornecedor. É fundamental saber quais contratos ainda não foram assinados e por quanto tempo estão nesta fase.
É crucial estar ciente das condições de pagamento nos contratos a fim de garantir boas práticas de cumprimento e tomar medidas preventivas para evitar o pagamento de penalidades.
Esta métrica avalia o tempo no qual o fornecedor entregou um produto ou serviço contra os acordos de nível de serviço acordados no contrato.
Conhecer o número de contratos vencidos permite resolver problemas potenciais na gestão de compras. Por exemplo, interrupções no fornecimento de certos insumos ou renovações automáticas que são dispendiosas para a empresa.
Desde a emissão da primeira proposta de contrato até a assinatura de um documento final, pode haver uma série de negociações sobre termos de serviço, valores de referência, prazos e datas.
O cálculo dos níveis de conformidade contratual permite monitorar a medida em que cada fornecedor está cumprindo os fatores acordados e avaliar possíveis penalidades ou correções.
A fim de proteger informações sensíveis para a empresa, a inclusão de cláusulas de confidencialidade nos contratos está se tornando cada vez mais comum. O conhecimento da porcentagem de contratos com diferentes fornecedores que realmente possuem tais cláusulas permite que ações proativas sejam tomadas para o gerenciamento de riscos de aquisição.
Outro indicador útil para a área de compras é o número de contratos com fornecedores e o montante associado a eles em cada área da empresa. Essas métricas fornecem uma visão global da estrutura de fornecedores da empresa e permitem o nível de contratação nas diferentes áreas a serem gerenciadas.
A importância do software contratado e da gestão de métricas
É muito difícil medir, monitorar e calcular manualmente os níveis de conformidade destes indicadores de gestão. Além disso, dificulta a gestão de compras e retarda a tomada de decisões.
Portanto, um bom cálculo dessas métricas só pode ser obtido através de plataformas de gerenciamento de contratos como Webdox, um software intuitivo baseado nas nuvens, com suporte in-app (dentro da plataforma) e com as ferramentas necessárias para uma administração correta de todos os contratos da empresa.
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