En los procesos académicos y de admisión de las universidades, ingresan cada año entre 3.000 y 20.000 alumnos nuevos, y si cada uno debe firmar 5 contratos esto se traduce en la gestión de entre 15.000 y 100.000 contratos, los que generalmente deben ser firmados de forma presencial.
Es decir, el panorama actual de miles de universidades es el siguiente: tener que gestionar todos esos contratos por alumno, y además, lograr conseguir las firmas evitando la movilidad.
Y no hablamos solo de los documentos para el proceso de admisión. Las universidades negocian y aprueban un gran volumen y tipos de contratos con proveedores, socios, alumnos y académicos cada año. En este sentido, uno de los mayores problemas a corto plazo para los administradores de la Unidad de Admisión y Matrícula en las universidades, es la falta de claridad sobre cómo se desarrollará el proceso de inscripciones el próximo año académico.
Lo anterior, principalmente debido a los cambios provocados por la pandemia, que si bien modificaron muchos procesos tradicionales, algunos se mantendrán por la acelerada transformación digital. En este sentido, entre los desafíos para los encargados de admisión y matrícula, destacan el hecho de gestionar los procesos documentales en un escenario donde las clases online son la principal modalidad de estudio, por lo que existe un menor movimiento en las sedes y facultades.
Debido a esto, es que surge la necesidad de pensar en estrategias para disminuir los gastos operativos, optimizar los procesos y ahorrar tiempo y dinero, especialmente en un entorno donde el volumen y la complejidad de los contratos han aumentado drásticamente, lo que dificulta su seguimiento y gestión eficaz. Para revertirlo, Webdox CLM simplifica y automatiza todo el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato en la educación superior.
La solución: un software de gestión de contratos para agilizar las inscripciones y procesos académicos
Un Software de gestión de contratos o Contract Lifecycle Management (CLM) como Webdox, es la solución para gestionar dinámica y sistemáticamente los contratos y documentos de una organización, desde su inicio hasta su adjudicación, cumplimiento y renovación. La herramienta permite comprender y compartimentar el extenso y complejo viaje del contrato, en este caso, con el objetivo de agilizar los procesos de inscripción académica de la Universidad.
Con un sistema de gestión contractual, los diferentes documentos de la casa de estudio y sus sedes, se almacenan en la nube con opciones de búsqueda y acceso fácil. Esto, además de liberar el espacio en la oficina, también permite almacenarlos de forma centralizada en una única plataforma, conectando todas las áreas y sedes de la Institución.
Gestionar los documentos asociados a Admisión y Matrícula con un Software para la gestión y administración de contratos, ayudará al área de inscripciones a agilizar -entre otras tareas- los procesos de matrícula, titulación, revisión y control de la documentación de forma segura y eficaz, asegurando que la información y expedientes se mantengan actualizados y cumplan con la normativa vigente.
Adicionalmente, se pueden revisar carpetas de titulación, confeccionar certificados y chequear convalidaciones con total transparencia y trazabilidad entre las áreas involucradas de la casa de estudios.
Transparencia y procesos académicos más simples
Para la Unidad de Admisión y Matrícula, contar con un sistema de administración o gestión de contratos, no solo permite digitalizar documentos, también toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de la Universidad.
Un sistema de gestión contractual permite:
a).- Estandarizar la comunicación del encargado de inscripciones académicas con los diferentes actores internos y externos de la casa de estudios, con el objetivo de gestionar y firmar electrónicamente todos los documentos asociados a los procesos estacionales de la Universidad, tales como matrículas, titulaciones, certificados académicos, etc.
b).- Un software CLM ayuda a gestionar la carga de trabajo del encargado de Admisión y la asignación de tareas en el contexto de los contratos, teniendo total visibilidad y transparencia de todo el proceso de inscripción documental con la máxima autoridad universitaria.
c).- Ayuda a gestionar el contenido de todos los contratos y documentos de admisión, con acceso a diversas plantillas e integraciones que permiten hacer el proceso documental más ágil mediante flujos de trabajo (workflows).
d).- Por último, el sistema es capaz de alertar según fechas o hitos clave, lo que permite renovar a tiempo los contratos requeridos por cada sede para cumplir con los tiempos estipulados, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca digital bajo los criterios de privacidad y seguridad específicos de la Universidad.
Firma electrónica integrada para agilizar los procesos de Matrícula y Admisión
Webdox CLM, ofrece también una solución de firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), la que puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos en las distintas universidades de Latinoamérica, promoviendo por ejemplo, procesos de firma digital certificada para los alumnos que estudian remoto o viven lejos de la facultad.
Adicionalmente, Webdox cuenta con integraciones con los distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada por país, lo que facilita la firma de los contratos que por ley lo requieran.
En resumen, un CLM como Webdox, es un partner estratégico para ayudar a automatizar y controlar la eficiencia y eficacia de los procesos documentales de la Unidad de Admisión y Matrícula, con el objetivo de centralizar la información académica con todas las áreas involucradas de la Universidad, visibilizando cada fase y proceso contractual con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a todas las etapas del contrato en un solo lugar.
