Administrando los contratos y documentos jurídicos de forma digital

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20 septiembre, 2021

Vivimos en un mundo cada vez más complejo, donde la volatilidad y la incertidumbre ya son parte del día a día de las universidades, sobre todo por el contexto sanitario actual, que ha generado abruptos cambios en la forma de gestionar ciertos procesos más tradicionales.

Coordinar la gestión jurídica con las personas jurídicas asociadas a la Universidad, puede convertirse hoy en un proceso ágil y automatizado, gracias a las nuevas soluciones para la administración de contratos y documentos digitales, que permiten lograr la eficiencia operativa y proporcionar visibilidad transaccional sobre el estado de los contratos, con el objetivo de mejorar su cumplimiento.

Y es que los contratos son transversales a cualquier relación interna y externa dentro de las universidades, por lo que contar con un software de administración de contratos virtual se convierte en una oportunidad para asegurar el crecimiento sostenido de las diferentes operaciones y sus actores involucrados. 

Según World Commerce And Contracting Association (WorldCC), las organizaciones dejan de percibir en promedio un 9,15% de ingresos cada año debido a una deficiente administración de sus contratos, por un concepto que WorldCC denomina como “pérdida de valor” en los contratos. Sin ir más lejos, las empresas de todo tipo dejan de percibir un 4% en ingresos anuales por no cerrar a tiempo nuevos contratos con clientes y proveedores, incluyendo a las instituciones educativas.

No obstante, la gestión contractual es una disciplina relativamente nueva y son pocas las universidades que cuentan con un área encargada de ejecutar esta importante labor, por lo que contar con un software de gestión contractual permitirá tener una ventaja competitiva frente a otras universidades. 

Es por este motivo que resulta de utilidad ver a la gestión contractual como un proceso integrado para agilizar los procesos tanto de la Dirección Jurídica como de las diferentes áreas involucradas en la gestión de documentos, usando para este fin el modelo del ciclo de vida de los contratos o CLM (Contract Lifecycle Management).

Manteniendo la visibilidad de las operaciones de la Universidad

Un software CLM ayuda a centralizar el almacenamiento de contratos, mejorar los tiempos de respuesta y reducir los riesgos comerciales con la gestión de obligaciones y cumplimientos de fechas importantes.

Para la Dirección Jurídica Universitaria, un sistema de administración o gestión de contratos (CLM), no solo digitaliza documentos, también toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de la Universidad. 

Un sistema de gestión contractual permite:

a).- Estandarizar la comunicación del Director Jurídico con los diferentes actores internos y externos de la casa de estudios, con el objetivo de gestionar y firmar electrónicamente Contratos Laborales, Certificados, y diversos documentos para la Dirección de Personas de la Universidad. 

b).- Un software CLM ayuda a gestionar la carga de trabajo del Director Jurídico y la asignación de tareas, logrando total visibilidad y transparencia de todo el proceso contractual con la máxima autoridad universitaria.

c).- Ayuda a gestionar el contenido de todos los contratos y documentos jurídicos, con acceso a diversas plantillas e integraciones que permiten hacer el proceso documental más ágil.

d).- Por último, el sistema es capaz de alertar según fechas o hitos clave, lo que permite renovar a tiempo los contratos requeridos por el Gobierno para cumplir con las certificaciones y acreditaciones, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo los criterios específicos de la casa de estudios.

Firma electrónica para mejorar la colaboración entre áreas

El software para la firma y gestión de contratos Webdox CLM, ofrece también una solución de firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), la que puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos en las distintas universidades de Latinoamérica, promoviendo por ejemplo, la colaboración de profesores ubicados en distintos lugares de la región para formalizar la prestación del servicio.

Adicionalmente, Webdox cuenta con integraciones con los distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada por país, lo que facilita la firma de los contratos que por ley lo requieran.

En resumen, un CLM como Webdox, es un partner estratégico para ayudar a automatizar y controlar la eficiencia y eficacia de la Dirección Jurídica y su interacción con las otras áreas de la Universidad, visibilizando cada fase y proceso contractual con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a todas las etapas del contrato en un solo lugar.

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