Política de uso da Inteligência Artificial Generativa para clientes

A Webdox, por meio da Inteligência Artificial generativa (IA Generativa), busca impulsionar processos mais eficientes, seguros e produtivos, bem como melhorar a experiência de todos os seus clientes e usuários.

Reconhecemos que a IA Generativa é uma tecnologia em constante evolução e que sua adoção pode gerar inquietações em certos setores ou áreas específicas. Por isso, a Webdox estabelece esta política de uso externo, alinhada com as melhores práticas e padrões internacionais, incluídas as diretrizes da ISO/IEC 42001:2023, com o fim de garantir um uso ético, responsável e seguro da IA Generativa.

Em conformidade com a ISO/IEC 42001:2023, a Webdox compromete-se a:

• Implementar um sistema de gestão de IA que assegure a transparência, equidade e rastreabilidade em suas aplicações de IA Generativa.
• Adotar mecanismos para a gestão de riscos, mitigando vieses e garantindo a segurança dos dados e a privacidade dos clientes.
• Promover a responsabilidade e prestação de contas no uso da IA Generativa, garantindo que sua implementação se alinhe com os valores organizacionais e os marcos regulatórios aplicáveis.
• Fomentar a compreensão e capacitação dos clientes no uso adequado de ferramentas de IA, mitigando riscos e maximizando seu valor.

Para isso, nossos clientes poderão ter acesso a uma ou mais ferramentas desenvolvidas, protegidas e respaldadas pela Webdox, denominadas "Webdox AI Products", que integram IA Generativa de maneira segura e ética. Essas ferramentas são projetadas para cumprir com os padrões de segurança, privacidade e controle recomendados pela ISO/IEC 42001:2023 e a legislação vigente em matéria de proteção de dados e uso de Inteligência Artificial, proporcionando aos clientes um ambiente confiável e seguro para o uso dessa tecnologia.

Para assegurar a melhoria contínua, a Webdox permite aos Usuários classificar os resultados gerados pela IA diretamente na plataforma. Essas classificações são integradas em um painel de análise interno que permite identificar e mitigar possíveis erros ou vieses, otimizando a precisão do sistema.

Esta política se aplica à interação de todos os clientes e usuários autorizados com todas as funcionalidades que façam parte do ecossistema "Webdox AI Products" (doravante, "Usuários IA"), bem como de todos os processos dentro das funcionalidades base do Serviço Cloud do WebdoxCLM que incorporem tecnologias de Inteligência Artificial. Esse escopo pode incluir:

• Os serviços, plataformas e produtos de IA Generativa disponíveis para certos Clientes;
• Automações dentro do Serviço Cloud do WebdoxCLM;
• O monitoramento e suporte técnico das funcionalidades de "Webdox AI Products";
• Os resultados da interação entre os Usuários IA e as funcionalidades de "Webdox AI Products";

Tudo o que diga respeito ao exercício de Direitos associados à Proteção de Dados Pessoais de Titulares e de Responsáveis de Dados Pessoais, dentro do escopo descrito nesta seção, será revisado de acordo com a Política de Privacidade do WebdoxCLM (https://www.webdoxclm.com/pt/privacidad).

A Webdox compromete-se a que todas as suas funcionalidades de IA Generativa operem sob as seguintes diretrizes:

• Ética: Promover um uso responsável e lícito mediante parâmetros claros sobre as aplicações permitidas e proibidas, além das restrições dentro da funcionalidade.
• Transparência: Os Usuários IA poderão solicitar acesso a relatórios sobre os dados de uso que mantiveram por meio das interações com as funcionalidades do Webdox AI Products. Para assegurar a melhoria contínua, a Webdox permite aos Usuários classificar os resultados gerados pela IA diretamente na plataforma. Essas classificações são integradas em um painel de análise interno que permite identificar e mitigar possíveis erros ou vieses, otimizando a precisão do sistema.
• Segurança: Proteger os dados dos Usuários IA contra acessos não autorizados, perdas ou alterações, de acordo com os controles estabelecidos pela ISO/IEC 27001:2022, nos quais a Webdox está certificada.
• Cumprimento: Alinhar o uso da IA Generativa com as Leis aplicáveis e os padrões internacionais, como o GDPR e legislações locais de proteção de dados e uso de Inteligência Artificial.
• Rastreabilidade: Permitir realizar um acompanhamento das atividades realizadas associadas ao uso da IA.
• Melhoria contínua: Avaliar e atualizar regularmente as ferramentas para maximizar sua efetividade e minimizar riscos. Isso inclui revisões semestrais de vulnerabilidades, auditorias externas e internas, juntamente com capacitações periódicas para os colaboradores do Grupo Webdox e os Usuários IA.

O Usuário IA tem a responsabilidade de garantir e velar pelo cumprimento desta Política e da Lei, além de validar cuidadosamente o conteúdo gerado antes de sua aplicação, comunicação, notificação ou implementação, particularmente em documentos contratuais ou decisivos.

As Webdox AI Products somente poderão ser usadas para fins lícitos, legais e estabelecidos na respectiva descrição técnica do Material Webdox fornecida pela Webdox ao cliente, independentemente do meio de divulgação.

O acesso e uso das funcionalidades das Webdox AI Products está condicionado à aceitação e cumprimento dos Termos e Anexos do Contrato de Serviço da Webdox especificados neste documento, bem como naqueles que estabelecem as responsabilidades, restrições e diretrizes éticas aplicáveis à utilização de tais funcionalidades.

A Webdox poderá atualizar as ferramentas conforme o mapa de desenvolvimento, pelo que as obrigações, responsabilidades, princípios, limitações e escopos desta Política poderão ser atualizados conforme novas funcionalidades das Webdox AI Products.

É estritamente proibido o uso das ferramentas para:

• Gerar conteúdo ilegal, ilícito, enganoso, difamatório, discriminatório ou que infrinja direitos de propriedade intelectual ou industrial ou direitos pessoais de qualquer terceiro à relação da Webdox com seus Clientes.
• Promover desinformação, ódio ou atividades ilícitas ou ilegais.
• Usurpar identidades ou violar a privacidade de terceiros.
• Tomar decisões críticas sem supervisão humana adequada, como aprovações financeiras ou jurídicas.
• Usar os Serviços de uma maneira que infrinja, se aproprie indevidamente ou viole os direitos de qualquer pessoa natural ou jurídica.
• Tentar ou ajudar alguém a realizar engenharia reversa, descompilar ou descobrir o código fonte ou os componentes subjacentes das funcionalidades das Webdox AI Products, incluindo nossos modelos, algoritmos ou sistemas.
• Representar que um resultado foi gerado por um humano quando não foi.
• Interferir ou interromper quaisquer dos Serviços da Webdox, incluindo contornar quaisquer limites de uso ou restrições, ou burlar quaisquer medidas de proteção ou mitigação de segurança que implementamos em nossos Serviços.
• Gerar qualquer tipo de conteúdo que seja ilegal, incluindo a difamação, a incitação à violência, a discriminação, a pornografia infantil e outros conteúdos que violem as leis locais e internacionais.
• Usurpar a identidade e gerar conteúdo que pretenda ser criado por uma pessoa ou entidade diferente da real, o que poderia dar lugar à usurpação de identidade.
• Gerar conteúdo que seja utilizado para assediar, intimidar ou difamar indivíduos ou grupos.
• Acessar, coletar ou processar informações pessoais de maneira não ética ou sem o consentimento adequado.
• Gerar conteúdo inapropriado como sexualmente explícito, violento ou de natureza perturbadora.
• Realizar publicidade enganosa mediante a geração de conteúdo que seja utilizado para promover produtos ou serviços de maneira fraudulenta.
• Manipular opiniões por meio da geração de conteúdo projetado para manipular as opiniões públicas ou influenciar eleições políticas de maneira desonesta.
• Realizar atividades ilegais por meio da geração de conteúdo que promova ou facilite atividades ilegais, como o hacking, a venda de drogas ilegais ou a incitação ao terrorismo.
• Gerar conteúdo que vulnere sistemas de segurança informática, roubar dados ou realizar atividades similares.
• O uso da ferramenta para criar ou potencializar ameaças à segurança, seja a nível digital ou físico.
• Utilizar a ferramenta Webdox AI Products para o desenvolvimento de armas autônomas ou sistemas que possam causar dano indiscriminado.
• O uso para fins não contemplados na descrição técnica da ferramenta Webdox AI Products.
• Permitir que a ferramenta Webdox AI Products tome decisões críticas sem a supervisão humana adequada, especialmente onde requeiram um julgamento ético ou contexto de entendimento humano.

Usar o resultado da interação entre o Usuário IA e as funcionalidades das Webdox AI Products para configurar, treinar ou criar qualquer outro modelo que concorra com a Webdox ou as funcionalidades mencionadas.

Os usuários IA das Webdox AI Products devem respeitar e proteger os direitos de propriedade intelectual, tanto interna quanto externamente.

O uso não autorizado de material protegido por direitos autorais ou a criação de conteúdo que infrinja a propriedade intelectual de outros está estritamente proibido.

Os Usuários IA reterão a Propriedade Intelectual e Industrial de suas interações com as funcionalidades das Webdox AI Products. Dada a natureza das funcionalidades e da Inteligência Artificial em geral, outros Usuários IA poderão receber interações similares entre si; a atribuição de Direitos de Propriedade Intelectual não se estende a terceiros.

A Webdox poderá usar o conteúdo de tais interações unicamente para manter, melhorar, atualizar ou desenvolver as funcionalidades das Webdox AI Products e dar cumprimento a estas Políticas de Uso, além de toda Lei aplicável aos Serviços prestados pela Webdox.

Se o Usuário IA não quiser que sua interação com as funcionalidades seja utilizada para treinar nossas funcionalidades das Webdox AI Products, poderá solicitá-lo por meio do seguinte endereço de e-mail: ia@webdoxclm.com.

Os Usuários IA das Webdox AI Products são responsáveis por garantir que o conteúdo gerado produzido com IA generativa se alinhe com os valores, a ética e os padrões de qualidade da organização. O conteúdo gerado não deve ser usado se for enganoso, prejudicial, ofensivo ou discriminatório. Em caso de dúvidas, entre em contato com ia@webdoxclm.com, sem prejuízo de que isso possa limitar a capacidade do nosso Serviço em fornecer suporte das funcionalidades ou entender os casos de uso aplicáveis às necessidades do usuário IA.

Conforme mencionado no início destas Políticas, o campo da Inteligência Artificial está em constante evolução; sem prejuízo dos esforços da Webdox em melhorar continuamente as funcionalidades das Webdox AI Products, estas, dada sua natureza probabilística, podem conter interações que não reflitam com exatidão descrições, lugares, situações, identificações de texto, idiomas ou fatos.

4.4.1 Uso Responsável das Webdox AI Products na Gestão de Contratos

• Geração de Conteúdo Contratual: Os usuários devem revisar e validar cuidadosamente o conteúdo contratual gerado pela ferramenta Webdox AI Products antes de seu uso e/ou aceitação final. É responsabilidade do usuário IA garantir que os contratos gerados cumpram com as leis e regulamentações pertinentes. A Webdox não fornecerá assessoria jurídica em nenhum caso. O conteúdo gerado pelas Webdox AI Products é uma sugestão de apoio e baseia-se em modelos probabilísticos.
• Não Discriminação em Contratos: Não é permitido o uso de ferramentas das Webdox AI Products para gerar contratos que gerem discriminação de forma direta ou indireta, infrinjam os direitos trabalhistas, fundamentais ou direitos humanos.

Na Webdox, comprometemo-nos a manter uma comunicação transparente com nossos clientes a respeito do funcionamento das ferramentas de IA, fornecendo informações gerais sobre aspectos técnicos-chave quando necessário.

Por meio do produto de IA, os clientes poderão realizar consultas sobre temas como a arquitetura da plataforma ou as versões dos sistemas, sempre dentro dos limites que resguardem a segurança, integridade e confidencialidade de nossa infraestrutura tecnológica.

É importante destacar que, embora não se garanta uma cobertura total de todas as solicitações técnicas, procurar-se-á oferecer respostas claras e orientadoras que permitam aos clientes compreender melhor o ambiente tecnológico de nossas ferramentas.

O acesso às Webdox AI Products está limitado exclusivamente a clientes com uma assinatura vigente ao Serviço Cloud da Webdox, que poderão utilizar a ferramenta mediante uma sessão única, sem necessidade de configurações adicionais. Qualquer outro indivíduo não autorizado tem proibido o acesso às Webdox AI Products.

Cada cliente será responsável pelo uso que faça de sua sessão e deverá garantir que o acesso às ferramentas seja realizado em conformidade com os termos e condições aceitos. Não é permitido compartilhar credenciais de acesso nem permitir que terceiros não autorizados utilizem as ferramentas em seu nome.

A Webdox fornece um ambiente seguro para o uso das Webdox AI Products, garantindo que a infraestrutura e os mecanismos de acesso cumpram com os padrões de segurança adequados. A plataforma está projetada para operar com medidas de proteção de dados e resguardo de privacidade, sem requerer configurações adicionais por parte do cliente.

O Usuário IA pode acessar a ferramenta das Webdox AI Products diretamente do Serviço Cloud da Webdox, seja por meio do repositório de documentos, workflows ou qualquer outra característica da plataforma que tenha as ferramentas de IA habilitadas. Mais informações sobre como acessar em: https://soporte.webdoxclm.com/.

A Webdox prioriza a proteção dos dados de seus clientes mediante:

• Uso temporário e armazenamento: Os dados são processados exclusivamente durante a sessão ativa e eliminados ao término da sessão. Os dados que requeiram retenção pelo uso da aplicação ficarão associados à conta de cada usuário. Esse processo é auditado para garantir o cumprimento; por sua vez, os dados associados a cada conta são eliminados dentro de um prazo máximo de 30 dias.
• Criptografia: Toda transmissão de dados utiliza protocolos TLS 1.2 ou superiores, assegurando sua confidencialidade e integridade.
• Ambientes seguros: Implementação de ambientes isolados com controles de acesso baseados em funções e autenticação multifator (MFA).
• Eliminação segura: Os dados temporários são eliminados de maneira automática e segura após completar a sessão.
• Responsabilidade compartilhada: A Webdox e seus clientes colaboram para garantir o cumprimento dos padrões de proteção de dados.
• Cumprimento de ISO: A Webdox aplica as melhores práticas de segurança da informação baseadas na norma ISO/IEC 27001, 27701 e 27018, assegurando a gestão de riscos, a proteção da confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados processados por meio de suas ferramentas.

As informações coletadas são gerenciadas de acordo com nossa Política de Privacidade, disponível em nosso site oficial https://www.webdoxclm.com/pt/privacidad.

Os Usuários IA são responsáveis por garantir que os dados fornecidos para a gestão de contratos sejam precisos ou pelo menos adequados e cumpram com todas as leis e regulamentações aplicáveis, entendendo que os resultados da IA são sugestões de apoio e não constituem assessoria jurídica. Toda saída do sistema deve ser revisada e validada por um profissional jurídico qualificado antes de tomar decisões vinculantes ou realizar atos jurídicos com base em tais informações.

As Webdox AI Products processam unicamente as informações carregadas pelo usuário e não modificam nem armazenam os dados fora do contexto do serviço. Sua função é ler e analisar as informações fornecidas para gerar os resultados esperados, pelo que a veracidade, completude e exatidão dos dados inseridos dependem exclusivamente do usuário.

Serão implementados mecanismos apropriados de registro e auditoria para capturar as atividades relacionadas com o uso generativo da IA. Esses registros devem ser revisados regularmente para detectar e responder a qualquer atividade suspeita ou não autorizada. Essa tarefa será realizada pela equipe de tecnologia da Webdox.

Desde já, o Usuário IA das Webdox AI Products autoriza a revisão de sua atividade nas Webdox AI Products para fins de estatística de uso e melhoria de funcionalidades futuras.

Qualquer incidente de segurança relacionado com as Webdox AI Products deve ser reportado imediatamente à equipe designada mediante os canais oficiais de suporte ou ao e-mail Soporte@webdoxclm.com. Os relatórios ativarão um protocolo de resposta rápida para mitigar o impacto e resolver a situação.

Devem ser realizadas avaliações periódicas de vulnerabilidade e testes de segurança nas Webdox AI Products para identificar e abordar qualquer fraqueza ou vulnerabilidade de segurança de acordo com a política de gestão de vulnerabilidades da Webdox, que inclui revisão trimestral, scanner diário, desenvolvimento seguro, entre outras medidas.

A Webdox implementa um processo contínuo de gestão de riscos para:

• Identificar, avaliar e mitigar riscos técnicos, éticos e jurídicos.
• Realizar avaliações de impacto em IA (AIA) para garantir a segurança e confiabilidade das ferramentas.
• Revisar e atualizar regularmente as ferramentas para alinhar-se com as melhores práticas da indústria.

Os Usuários IA da Webdox e terceiros que acessem as Webdox AI Products terão à sua disposição material de formação sobre o uso responsável e seguro da IA generativa. A formação poderá ser fornecida por diferentes meios, tais como cápsulas de conteúdo, cursos online, material digital disponível para os usuários das Webdox AI Products.

A formação, embora não seja obrigatória, sugere-se que seja revisada pelos Usuários IA, pois considerará temas como considerações éticas, riscos potenciais, melhores práticas de segurança e requisitos de cumprimento, que são necessários para um uso adequado da inteligência artificial generativa.

Devem ser realizadas campanhas e comunicações periódicas de sensibilização para reforçar a importância da cibersegurança, o uso responsável da IA e o cumprimento desta política, a qual estará a cargo da equipe de Segurança da Webdox.

O descumprimento desta política pode ser entendido como descumprimento grave do Contrato de Assinatura do Serviço Cloud da Webdox e pode resultar em medidas disciplinares dependendo da gravidade do descumprimento, que vão desde:

• Investigação e auditoria: Realizar uma investigação interna e auditoria para avaliar a magnitude da violação ética e garantir que sejam tomadas medidas corretivas adequadas.
• Suspensão do acesso às Webdox AI Products do Usuário IA infrator: Suspender temporariamente o acesso à ferramenta de IA ao(s) Usuário(s) IA infrator(es), em caso de violações éticas graves por parte destes. Até que o Cliente evidencie a aplicação de medidas de garantia necessárias para assegurar-se de que o risco não existe.
• Formação Obrigatória: Exigir que o Cliente forneça capacitação obrigatória sobre ética em IA ao seu pessoal antes de restaurar completamente o acesso.
• Revisão de Contrato: Eventualmente e em caso de riscos ou descumprimentos reiterados do Cliente, a Webdox poderá realizar uma revisão do contrato com o Cliente para incorporar medidas adicionais de cumprimento ético e responsabilidade.
• Responsabilidade Legal: Reservar o direito de tomar ações legais e aplicar multas se as violações éticas resultarem em consequências legais significativas ou danos a terceiros.

A Webdox poderá atualizar as ferramentas conforme o mapa de desenvolvimento, pelo que as obrigações, responsabilidades, princípios, limitações e escopos desta Política poderão ser atualizados conforme novas funcionalidades das Webdox AI Products.

Esta política será revisada e atualizada periodicamente para garantir sua vigência e alinhamento com os avanços tecnológicos, legais e normativos. As atualizações serão notificadas por meio dos canais oficiais.

Contato: Para consultas ou mais informações, entrar em contato com soporte@webdoxclm.com.