La industria de Alimentos y Bebidas es un sector continuamente monitoreado por reformas, regulaciones y requisitos de cumplimiento por país, por lo que seguir utilizando los métodos habituales para crear y gestionar contratos en procurement, es un riesgo que compromete a la contratación y gestión comercial de las empresas, aspectos claves que establecen el marco de toda relación comercial.
Adicionalmente, el aumento del comercio electrónico debido a la pandemia ha significado la necesidad de crear nuevos canales de distribución, por lo que las empresas del rubro de Alimentos y Bebidas están en un estado de constante presión al tener que minimizar el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro y por ende, la insatisfacción de los clientes finales.
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Por lo anterior, es que como Gerente de Compras en la Industria de Alimentos y Bebidas, es esencial comprender si la estrategia y estructura para desarrollar, administrar y cumplir con los contratos con proveedores se está ejecutando de la mejor manera.
El departamento de compras tiene la responsabilidad de adquirir todos aquellos bienes o servicios que la organización necesita para la reventa o uso propio de la empresa, lo que significa que la cadena de suministro debe ser fluida, ágil y eficaz, mediante la correcta comunicación entre departamentos.
Bajo esta misma arista, es que el Gerente de Compras tiene el reto de negociar el mejor precio para adquirir los bienes o servicio que la empresa necesita para operar, pero sin afectar la calidad, por lo que al momento de gestionar contratos con proveedores, se deben establecer las obligaciones y cláusulas de manera clara y oportuna, para que la eficiencia o incluso, la continuidad del negocio, no se vean afectadas por incumplimientos contractuales entre las partes.
Debido a esto, es que los compromisos que se establezcan y los acuerdos que existan en la organización, van a ser aspectos esenciales para gatillar el contenido que tendrá el contrato con un proveedor de bienes o servicios, por lo que hay que tener especial cuidado en el manejo y administración de contratos en un sector tan cambiante y de alta demanda como es el de Alimentos y Bebidas.
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Los desafíos contractuales del Gerente de Compras en la Industria de Alimentos y Bebidas
El Gerente de Compras de la Industria de Alimentos y Bebidas, se debe enfrentar constantemente a una serie de desafíos y exigencias regulatorias, además de las preferencias de los consumidores que cambian bruscamente, por lo que las empresas deben contar con procesos contractuales más ágiles para responder a las necesidades de los consumidores finales.
Así mismo, se debe responder de manera oportuna al cumplimiento, las presiones regulatorias y de sustentabilidad, mayores costos de ingredientes y mano de obra, entre otros aspectos.
Revisa a continuación algunos de los principales desafíos que el área de procurement debe enfrentar de forma cotidiana en sus procesos contractuales con proveedores de la industria de Alimentos y Bebidas:
- Falta de visibilidad del proceso contractual: para el área de procurement, es clave transparentar y dar total visibilidad a la organización de todo el proceso de la gestión de contratos con proveedores, especialmente cuando se deben gestionar tantos tipos y volumen de contratos. Sin una herramienta adecuada que permita centralizar y automatizar todo el ciclo de vida del contrato, cumplir con este primer aspecto es prácticamente imposible, lo que puede generar una imagen negativa para el Gerente de Compras.
- Control ineficiente en las relaciones contractuales: no tener un control absoluto de las negociaciones contractuales, puede implicar riesgos y por ende, contratos poco claros, lo que puede significar errores en la negociación con proveedores. Con un Software CLM (Contract Lifecycle Management), reduces el riesgo mediante la construcción de mejores contratos de la Industria de Alimentos y Bebidas, con mejor colaboración, mayor control y trazabilidad.
- Incertidumbre en la etapa de renovación: un tema que genera ansiedad en el Gerente de Compras, es no tener un seguimiento oportuno y por ende, no tener total claridad de cuándo se debe renovar o dar término a un contrato con proveedores. Con un software para la gestión y administración de contratos, contarás con renovaciones automáticas, reduciendo el estrés y la incertidumbre del proceso.
- Repositorio físico de contratos: tener los contratos con proveedores almacenados en carpetas físicas, puede generar enormes pérdidas de tiempo y recursos, ya que se extravían documentos, no existe una centralización digital de los archivos, no se pueden visibilizar los comentarios de las versiones de contrato antes de la aprobación, aspectos que implican en muchas ocasiones tener que empezar desde cero. Con una herramienta para la administración de contratos, siempre sabrás donde están los acuerdos cuando necesites ver un cumplimiento, requieras negociar, revisar las versiones históricas del contrato, adquirir un nuevo producto/servicio o saber del estado de un contrato.
- Ineficiencias en la trazabilidad del proceso contractual: si se inicia un negocio con un proveedor y hay inconsistencias en el proceso contractual o bien, si no se define su alcance, puede acarrear graves problemas para el negocio, generando un riesgo crítico para el desempeño de la organización, amenazando incluso con llevarla al declive cuando un proveedor incumple por el solo hecho de que el contrato estaba mal definido o poco claro.
Por esto mismo es que, todos los contratos que se definen en un segmento tan regulado como es la Industria de Alimentos y Bebidas, deben contar con un amplio nivel de trazabilidad para controlar que los temas que se plasman en el acuerdo, sean efectivamente los que se estipularon desde un comienzo.
Con Webdox CLM, tendrás control absoluto de la trazabilidad, visibilidad y transparencia de tus procesos contractuales con los proveedores de la Industria de Alimentos y Bebidas, registrando todos los estados, aprobaciones e interacciones, lo que te permitirá llevar una completa auditoría y tranquilidad de que el proceso se está ejecutando de la mejor manera.
Todo lo anterior de manera ágil, automática, digital, ahorrando hasta un 25% de tiempo en contratación de proveedores.
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Simplifica el proceso de negociación de compras en la Industria de Alimentos y Bebidas con Webdox CLM
- Reduce costos a través de la automatización de los contratos con proveedores por medio de gestiones proactivas de los mismos, evitando multas y otros costos asociados.
- Mide y administra todos los datos contractuales de manera integral para garantizar que todos los documentos de cumplimiento y regulaciones alimentarias de tu región sean válidos.
- Reduce el riesgo mediante la construcción de mejores contratos, con mejor colaboración, mayor control y trazabilidad. Aprovecha las bibliotecas de plantillas y cláusulas pre aprobadas para reducir el tiempo de ciclo de compras y crear contratos sin errores con los diferentes canales de distribución, clientes y proveedores de tu empresa de alimentos y bebidas.
- Accede a toda la información de tus contratos con proveedores en segundos, filtrando el contenido en diversas dimensiones, para entender tu flujo de compras de la mejor manera.
- Monitorea todas las próximas renovaciones con proveedores, para que tu equipo pueda abordarlas visible y eficientemente.
- Obtén mayor visibilidad de las obligaciones contractuales y los hitos para garantizar el abastecimiento responsable de los bienes y servicios y así cumplir con las etapas de la cadena de suministro.
- Crea y firma electrónicamente los contratos con proveedores con la firma electrónica de Webdox CLM, que cuenta con los mejores estándares en experiencia de usuario, seguridad y legalidad, lo que te permitirá cerrar acuerdos de compra, anexos de renovaciones o extensiones de servicio con la máxima velocidad y confiabilidad, aspecto aún más importante en un mundo post-pandemia.
- Centraliza todos los contratos dentro de un repositorio de gestión de contratos seguro y con capacidad de búsqueda en tiempo real.
- Mantén un registro de auditoría de todos los cambios realizados en un contrato durante la fase de revisión, para que no se pierda información al momento de redactar la versión final.
- Estandariza la comunicación del área legal con el departamento de compras y el resto de las áreas internas de la empresa.
- Gestiona y firma un alto volumen de contratos de suministro en las cadenas productivas de alimentos y bebidas y con clientes de distintos tamaños con la solución de generación masiva de documentos, utilizando matrices previamente validadas y cargadas.
- Integra los contratos con tu ERP, de manera que las compras de la organización se lleven a cabo en sincronía con los contratos. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permiten pronosticar elementos claves como la disponibilidad de existencias, la demanda, los plazos de entrega y costos, por lo que la interacción de un ERP con un software CLM como Webdox se traduce en mejoras significativas en los tiempos de los ciclos de compras, que pueden verse disminuidos entre 50% y 75%, además de un avance notorio en la precisión de las labores realizadas.
- Crea y activa flujos de trabajo automatizados (workflows) con múltiples revisores y aprobadores, según sea necesario.
- Obtén notificaciones de hitos clave en tiempo real de las cláusulas contractuales, asegurando de que tu empresa y sus proveedores cumplan con los compromisos dentro de las fechas y condiciones estipuladas.
Según la World Commerce & Contracting (WCC) las compañías promedian un 60% de sus egresos asociados a la negociación con proveedores. Esto quiere decir que el outsourcing sigue creciendo, por lo que los proveedores pasan a ser actores fundamentales de toda organización y por ende, requieren de una óptima gestión contractual.
Por lo mismo, vigilar la seguridad y la calidad de los insumos alimentarios, el origen de las materias primas y los precios, son aspectos que se vuelven cada vez más complejos y costosos, por lo que es clave contar con un repositorio digital de todos los procesos comerciales asociados, mediante una completa gestión contractual que vele por la calidad de los bienes y servicios adquiridos, seguridad y cumplimiento de los plazos de pago en las operaciones comerciales de los productos alimentarios, entre otros aspectos.
En definitiva, la adquisición de un software de gestión de contratos como Webdox CLM, es esencial para reducir los riesgos de la cadena de suministro, los puntos de débiles y de conflicto, además del alto costo que implican los problemas legales, mejorando así los procesos de negociación con proveedores, formando relaciones comerciales perfectamente reguladas, colaborativas y bajo soluciones efectivas que permitan registrar las actividades de todo el proceso de negociación.
