Departamento de ventas: maneja las etapas de un contrato con Webdox

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05 febrero, 2021

El departamento de ventas en una empresa es fundamental. Si una organización no vende su producto o servicio, simplemente no crece o su desarrollo no es el esperado. En este sentido la fuerza de ventas es esencial, pero además, una buena gestión de contratos dentro del departamento de ventas es clave. ¿Qué tiene que ver la gestión de contratos con ventas? Tienen mucho que ver, es por eso que un software de gestión de contratos, como Webdox CLM, puede ser clave para el departamento de ventas de tu organización, aquí te contamos cómo.

Entendiendo el ciclo de ventas

Primero que todo la empresa debe tener claro su ciclo de ventas, es decir, los pasos por donde todos los clientes transitan antes de ser clientes. Este ciclo dependerá de cada organización, pero usualmente podemos encontrar:

  • La prospección y el contacto inicial.
  • Luego tenemos la calificación para corroborar que efectivamente el contacto sea de calidad o acorde al negocio.
  • Si el contacto es calificado entonces hay una reunión o más de una dependiendo del negocio. En esta etapa también entra el ofrecimiento de una demo del producto o servicio.
  • Después de la reunión hay un momento de propuesta y manejo de objeciones
  • Luego de que se ha llegado a un acuerdo donde ambas partes se ven beneficiadas, ocurre el cierre de la nueva relación comercial, donde se firma el contrato.
  • Finalmente hay una etapa de seguimiento, donde se trabaja en esta nueva alianza para que eventualmente el contrato se vuelva a renovar si es que es una relación beneficiosa para ambas partes.

Es importante tener claro esto porque de este modo es posible identificar los puntos donde se puede mejorar, hacer ajustes y tener claro en qué punto del ciclo de ventas comienza el ciclo de un contrato que va a reflejar una nueva alianza comercial.

Manejando las etapas de un contrato con Webdox

El ciclo de vida de un contrato se puede dividir en 9 partes: solicitud, confección, colaboración y negociación, aprobación, firma, búsqueda, seguimiento y gestión, reportería y análisis, término y renovación. Cuando el departamento de ventas llegan a un acuerdo con el cliente, es momento de comenzar a redactar el contrato que dará sustento legal a la venta. Es por esto que el éxito de ventas depende mucho de la buena gestión que se haga de ese contrato. 

Hay por lo menos tres etapas claves dentro del ciclo de vida de un contrato, donde el área de ventas se ve directamente involucrado y donde Webdox CLM puede ayudar a agilizar y mejorar el trabajo. Estas etapas son:

1. Solicitud de contrato

Cuando ya la propuesta y el manejo de objeciones está listo, es el momento de comenzar a trabajar en el contrato. Usualmente es el área legal de la empresa quien está a cargo de esto, luego de que se hace una solicitud de contrato, en este caso, ventas debe hacer dicha solicitud. ¿Cómo haces esa solicitud? ¿por un mail? ¿por teléfono? ¿directamente al abogado a cargo? La solicitud se puede hacer de muchas maneras, sin embargo muchas de ellas pueden ser informales y entre los demás quehaceres laborales la solicitud se pierde.

Lo que hace Webdox CLM es gestionar todos los contratos y solicitudes de contratos, desde una sola plataforma digital, de este modo, los contratos pasan a tener su propio espacio de trabajo centralizado donde todos los involucrados pueden estar al tanto de cada uno de ellos. 

Por otro lado, al hacer una solicitud de contrato por mail o una llamada, es posible que se pierdan datos importantes sobre el acuerdo, a los cuales el área legal no tiene acceso. Webdox en ese sentido sirve como un canal de comunicación claro, ya que tanto el área de ventas como legal pueden ver esa información importante que servirá para la confección del contrato.

2. Redacción y aprobación de contrato

Ya que la solicitud está lista llega el momento de la confección y redacción. Su buena gestión depende que se obtenga un contrato bien estructurado, sin demoras y donde se plasme todo lo acordado con un cliente. 

Con Webdox la redacción de un nuevo contrato se hace mucho más rápida y sencilla ya que la plataforma permite cargar plantillas preestablecidas para aquellos contratos que más se solicitan, de este modo se evitan errores que puedan retrasar el proceso debido a las revisiones y correcciones que se hagan al documento. Incluso Webdox permite automatizar desde un formulario de solicitud la redacción de este nuevo contrato, a través de Token automáticos en las plantillas de contrato.

Por otro lado, Webdox lleva un registro de todo el contrato, desde su inicio hasta el término, donde se van guardando las distintas versiones de este y se puede ir hacia atrás a una versión más antigua en el caso de que se tenga que deshacer algún anexo o modificación que finalmente termina por no aprobarse.

3. Aprobación

Este paso es vital para llegar a un contrato que refleje bien la intención y acuerdo que se está estableciendo. Con Webdox podrás obtener la aprobación final de los tomadores de decisión de un contrato y también hacerlos partícipe del proceso. 

En esta etapa puedes asignar roles para que se hagan observaciones del visto bueno del documento, o que alguien en finanzas apruebe valores, montos, gastos, tasas etc. En el caso de tener observaciones, estas son generadas para retroalimentar el contrato y agregar lo que es importante para que la contraparte esté al tanto de estos cambios.

4. Firma

Cuando ya el contrato está listo por parte del área legal y fue confirmado por el área de ventas, es el momento de la firma. ¿Cómo realizas el proceso de firma de un contrato con clientes en tu empresa? ¿Imprimes el contrato para luego firmarlo? ¿Lo envías por correo? ¿Concretas una reunión para que el cliente firme? Webdox minimiza y agiliza esta etapa con firma electrónica. Ya que el contrato se encuentra en una plataforma digital, cuando este está listo, se puede enviar el contrato por correo electrónico directamente a los firmantes, donde con un solo clic se puede firmar gracias a la firma electrónica integrada que tiene la plataforma. 

La firma electrónica permite optimizar los recursos de la empresa. Se estima que el tiempo que se demora en ser firmado un contrato con la manera tradicional de firma es de más de 5 días, de principio a fin, es decir, imprimir, firmar, escanear y enviar por correo. Mientras que la firma electrónica es rápida, segura y confiable para ambas partes.

5. Renovación de contrato

Finalmente cuando el contrato ya fue firmado y se inicia una nueva relación comercial, ésta debe llevar un seguimiento y recordar los hitos más importantes, las prohibiciones y obligaciones de cada una de las partes y tener acceso rápido en el caso de incorporar más anexos o hacer cualquier modificación al documento. Con Webdox puedes hacer un seguimiento de cada uno de tus contratos con un sistema de alerta y notificaciones. Tener este sistema de alertas trae beneficios tales como evitar o recordar la renovación de un contrato, ayudando a retener aquellos contratos de clientes con los cuales quieres mantener esa relación comercial.


Así es como un software de gestión de contratos como Webdox puede ayudar a manejar las etapas de un contrato en el departamento de ventas, haciendo que las negociaciones con clientes sean mucho más claras, rápidas, ordenadas y seguras. Experimenta Webdox en primera persona, el CLM líder a nivel latinoamericano y comprueba las ventajas que esta herramienta digital lleva a tu empresa. Solicita una demo aquí.

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