Cómo regulamos el uso de la IA en Webdox CLM

A pesar de que la tecnología de Inteligencia Artificial ha sido parte de nuestras vidas durante años, la llegada de la IA Generativa marca un cambio significativo. La rapidez con la que esta tecnología se ha adaptado, puede generar inseguridad, especialmente en lo que respecta a la gestión de contratos.

Entre las principales barreras que generan desconfianza respecto al uso de la IA en el ámbito legal, se encuentra el temor a lo desconocido en términos de gestión y privacidad de datos, así como inquietudes relacionadas con la seguridad de la información.

En este artículo, te explicamos cómo regulamos en Webdox el uso de la Inteligencia Artificial Generativa con Webdox Brain Companion. 

IA Generativa y sus directrices de uso en Webdox: más allá de la tecnología

En Webdox, la Inteligencia Artificial (IA) no es solo una herramienta; es el corazón de nuestro CLM y la piedra angular que sostiene nuestra visión de relaciones comerciales justas, eficientes y transparentes.

Webdox CLM con IA como base, pasa de ser una potente herramienta de automatización y gestión de contratos a una solución que asesora estratégicamente en la gestión contractual, para lograr acuerdos de negocios más rápidos y de mayor impacto.

¿Cómo funciona Webdox Brain Companion?

Webdox Brain Companion transforma búsquedas complejas en conversaciones naturales y accesibles. Gracias a su interfaz amigable e intuitiva, el usuario tendrá una mejor comprensión y acceso a la información crucial de cada documento, de una manera nunca antes vista.

Webdox Brain Companion es un asistente que al momento de abrir el contrato, en lugar de tener que revisar decenas de páginas del documento, se puede acceder de manera rápida a toda la información, mediante búsquedas inteligentes, directas y ágiles, generando un significativo ahorro de tiempo.

Beneficios de Webdox Brain Companion

Optimización del tiempo y mayor velocidad: Webdox Brain Companion acelera significativamente el proceso de negociación y cierre de contratos. La interacción es más fluida y eficiente, lo que se traduce en ciclos contractuales más rápidos y decisiones empresariales prácticamente instantáneas.

Eficiencia operativa y reducción de costos: Gracias a la automatización integral de Webdox Brain Companion, los procesos manuales se reducen al mínimo. Workflows y tareas repetitivas se automatizan, lo que no solo ahorra tiempo valioso, sino que también disminuye los costos operativos de manera significativa.

Maximización del compliance: Webdox Brain Companion asegura un riguroso cumplimiento normativo. Velando que cada contrato siga los estándares específicos, reduciendo los riesgos asociados con posibles incumplimientos. Esto no solo ahorra tiempo al evitar revisiones y correcciones repetitivas, sino que también asegura que cada documento esté alineado con las regulaciones locales vigentes.

Reducción de riesgos y mayor seguridad: Al mejorar la precisión y coherencia en el proceso de contratación, Webdox Brain Companion reduce los riesgos asociados con malentendidos o interpretaciones ambiguas en los contratos.

Esta claridad y consistencia mejoradas, no solo protegen contra posibles litigios, sino que también establecen una base segura para las relaciones comerciales, proporcionando confianza tanto para la empresa como para sus socios comerciales.

Políticas de seguridad y normativa aplicable para uso de IA en Webdox

En Webdox, reconocemos el poder transformador de la IA. La rama de la Inteligencia  Artificial Generativa, en particular, tiene el potencial de complementar el trabajo legal como un asesor estratégico en la revisión de contratos y su gestión, con el objetivo de agilizar aún más los procesos de como lo hemos venido haciendo con nuestro CLM. 

Sin embargo, estamos absolutamente comprometidos con el uso ético y responsable tanto de Webdox Brain Companion como de las próximas soluciones de Inteligencia Artificial que Webdox presentará en el mediano plazo, para así generar la mayor confianza en una herramienta que avanza a pasos agigantados.

Protección de datos

Tratamiento de datos personales: En Webdox, el tratamiento de datos personales a través de nuestra IA se lleva a cabo con un enfoque cuidadoso y ético. Seguimos los estándares GDPR y cumplimos rigurosamente con las leyes y regulaciones locales y estándares internacionales aplicables en lo que respecta a la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos personales.  Nuestras prácticas transparentes buscan mantener la confianza del usuario.

Obligaciones de confidencialidad: Priorizamos la confidencialidad de los datos generados a través de nuestra Inteligencia Artificial. Todas las interacciones y los datos procesados son tratados con la mayor seguridad. Implementamos medidas de seguridad robustas para prevenir el acceso no autorizado, asegurando así que la información sensible permanezca privada y protegida.

Propiedad de los datos: En Webdox, resguardamos la propiedad y control de los datos por parte de los usuarios. Los datos generados a través de Webdox Brain Companion pertenecen exclusivamente a sus usuarios.

No utilizamos, disponemos, ni compartimos datos de los usuarios. Estos se usan exclusivamente para los fines acordados contractualmente. Respetamos la privacidad y la propiedad de nuestros clientes, asegurando que tengan el control total sobre la información que procesan.

Por último, y no menos importante, los datos de nuestros clientes no serán utilizados para entrenamiento de modelos IA.

Seguridad y privacidad legal

Nuestra prioridad es inspirar confianza en términos de seguridad y privacidad. Contamos con sólidos procesos de seguridad avalados por los más altos estándares internacionales: ISO 27001, 27018 y 27701, además de estar en norma con el reglamento general de protección de datos (GDPR). 

Por otro lado, Open AI GPT, siendo el motor detrás de nuestra solución de Webdox Brain Companion, cumple también con GDPR y SOC 2 Tipo 2. Con esto nos aseguramos que nuestro proveedor se adhiere a la misma ética de Webdox respecto a la gestión de seguridad y privacidad de la información.

Respecto a la solución, es importante mencionar que contamos con tres tipos de datos, asegurando que cada uno de ellos se gestiona de forma segura y ética:

• Input Data: corresponde a las preguntas o consultas que los usuarios hacen a Webdox Brain Companion. Esta información se cifra de extremo a extremo y se utiliza exclusivamente para generar respuestas pertinentes en ese momento. No se almacena para usos futuros ni se emplea para entrenar futuros modelos.
• Output Data: son las respuestas otorgadas por la AI, también se cifran y se manejan con estrictas normas de seguridad. Son propiedad de cada usuario y no se comparte con terceros.
• Training Data: es el conjunto inicial de datos con el que se entrenó el modelo inicial. Es importante señalar que este conjunto de entrenamiento no incluye ningún dato del usuario.

Implementación y uso seguro

Después de haber explorado cómo manejamos los datos en Webdox Brain Companion, es el momento de detallar nuestras prácticas en seguridad y cómo éstas se alinean con normativas y estándares globales.

• Cifrado de extremo a extremo: Tal como se mencionó anteriormente, tanto el 'Input Data' como el 'Output Data' están cifrados de extremo a extremo para asegurar su integridad y confidencialidad.
• Integridad de datos: Contamos con mecanismos sólidos para verificar la autenticidad de los datos y garantizar que no sean alterados o comprometidos durante el proceso.
• Privacidad y propiedad de datos: Respetamos profundamente la privacidad y la propiedad de los datos de nuestros usuarios. Estamos certificados bajo ISO 27001, 27018, y 27701, y cumplimos con  GDPR, asegurando así que la información esté resguardada de forma segura.
• Autenticación y control de acceso: Implementamos mecanismos de autenticación robustos y control de acceso basado en roles, para garantizar que sólo usuarios autorizados puedan interactuar con Webdox Brain Companion.
• Auditoría y registro: Mantenemos un registro detallado y auditado de todas las transacciones para ofrecer total transparencia y cumplir con regulaciones locales.

Directrices de Webdox para el uso ético de la IA Generativa para clientes

En línea con esta misión de garantizar el uso ético y responsable de la IA Generativa, hemos establecido directrices claras y exhaustivas para el uso externo de las herramientas de IA Generativa de Webdox.

Implementación y uso seguro de IA: Los clientes deben implementar y utilizar la IA Generativa de manera segura y responsable. Esto incluye seguir las mejores prácticas de la industria y las recomendaciones de Webdox para la configuración segura de las herramientas. La notificación oportuna de actualizaciones, parches y correcciones de seguridad son aspectos esenciales para mantener un entorno seguro y protegido contra vulnerabilidades y/o posibles amenazas.

Protección y privacidad de datos: como mencionamos anteriormente, nos comprometemos a garantizar que cualquier dato personal, sensible o confidencial generado o utilizado por nuestras herramientas de IA Generativa cumpla rigurosamente con las políticas de protección de datos de Webdox y las leyes locales aplicables.

Tratamiento de liabilities: Es esencial tener en cuenta que, aunque nuestra IA Generativa es avanzada y potente, no es un abogado virtual perfecto que responde sin errores. A menudo, los usuarios pueden percibirlo así y esperar una perfección que simplemente no es realista. Por este motivo, aplicamos estrictas limitaciones de responsabilidad y hemos establecido un riguroso Proceso de Control de Riesgos bajo la dirección del equipo de Ciberseguridad de Webdox. 

Este proceso se aplica no solo a nuestras funcionalidades internas, sino también a las externas, y se implementa con el consentimiento informado del cliente. La comprensión de las capacidades y limitaciones de la IA es clave para una experiencia efectiva y realista. 

Comunicación estandarizada: Webdox insta a los clientes a seguir prácticas de comunicación estandarizadas al utilizar la IA Generativa en sus procesos e interacciones.  La comunicación generada por la IA debe cumplir con los estándares de calidad y ética de la organización. Sin embargo, los usuarios deben asegurarse de que cualquier mensaje generado por IA sea claro, preciso y no engañoso, manteniendo así la integridad de la comunicación y la confianza de todo el proceso contractual.

Al seguir estas pautas, los clientes no solo garantizan un uso ético de la tecnología, sino que también contribuyen a la creación de un entorno digital seguro y confiable para todas las partes involucradas.

Reflexiones finales: procesos ágiles y seguros con IA Generativa

La realidad es que la Inteligencia Artificial Generativa ofrece un aumento significativo en la productividad laboral, pero las empresas enfrentan desafíos complejos en términos de privacidad y cumplimiento normativo. 

En este sentido, es imperativo priorizar desde el principio la protección de datos, establecer equipos especializados y seguir prácticas rigurosas, tal como lo hacemos en Webdox. 

Adaptarse ahora, garantiza el éxito futuro al aprovechar los beneficios de la IA Generativa de manera segura y eficaz en la gestión de contratos.