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Atualmente, sabemos que entre 60% e 80% das transações comerciais de uma empresa são regidas por contratos e, contudo, muitas gerências legais continuam tendo uma administração ineficiente de seus ciclos de vida.
Como conseguir eficiência na gestão de contratos de toda a empresa desde o departamento jurídico?
Uma gestão do ciclo de vida dos contratos eficaz exige um sistema centralizado. Assim, é possível alcançar total visibilidade, acesso e monitoramento de cada fase do contrato. Com uma visão corporativa global, compreende-se a importância da comunicação de todas as áreas de uma empresa que estejam involucradas no ciclo de vida dos contratos. Conheça em profundidade cada fase desse ciclo para alcançar a eficiência contratual em sua empresa.
A gestão do ciclo de vida dos contratos é o processo que administra todas as fases do contrato, desde que é solicitado até o sua rescisão ou renovação.
Muitas empresas não compreendem a importância de definir este processo para administrar os seus contratos com eficiência. A perda de contratos, assim como os erros e falhas, deve-se, muitas vezes, ao pouco conhecimento sobre as suas etapas, sua relevância e a comunicação em cada uma delas.
A gestão do ciclo de vida dos contratos otimizada reduz custos, economiza tempo e recursos, e facilita a relação comercial dentro e fora da organização. Por isso, uma solução tecnológica para a administração do ciclo de vida contratual - um CLM (Contract Lifecycle Management, pelas suas siglas em inglês) - é chave para automatizar o processo de criação, execução e gestão deste importante ativo da sua empresa.
Atualmente, existe uma grande variedade de tipos de contrato e, cada vez mais, requerimentos governamentais os regem. Isto faz com que a demanda e gestão destes documentos seja cada vez mais complexa e crucial.
A seguir, te ensinaremos o passo a passo para otimizar todas as etapas contratuais.
O grande volume de documentos contratuais de uma empresa exige que as gerências legais realizem uma administração adequada durante a etapa de pré-assinatura, assinatura e pós-assinatura. Isso pode-se conseguir unicamente com a gestão do ciclo de vida dos contratos.
São muitas as circunstâncias nas quais um determinado departamento da empresa pode necessitar a elaboração de um novo contrato. A área de compras, por exemplo, pode precisar contratar um fornecedor através de um buy side contract, ou a área de vendas usando um sell side contract. É justamente neste instante, onde um novo contrato é requerido, que se inicia o ciclo de vida do contrato.
A maioria das empresas não contam com um processo otimizado de solicitação de novos contratos, o que é um grande desafio para a gerência legal. Sem uma padronização dessa ação, o ciclo de vida do contrato já é afetado desde o princípio e todo o processo de negociação se torna demorado e desgastante, onde o departamento jurídico precisa elaborar os contratos, mas não conta com todas as informações corretas e necessárias.
Um software para a gestão do ciclo de vida dos contratos CLM centraliza e padroniza as solicitações de novos contratos:
A fase da elaboração é a etapa onde a primeira versão do contrato é redigida. Um software de gestão do ciclo de vida dos contratos, permite que esse rascunho seja feito a partir de modelos e cláusulas previamente criados e disponibilizados no sistema, de modo a padronizar a linguagem, as principais cláusulas e manter uma linguagem correta.
Um CLM Software conta com funcionalidades de elaboração contratual que são chave para a gestão do ciclo de vida dos contratos:
Segundo a WorldCC (World Commerce & Contracting), as empresas o equivalente a 4% da sua faturação anual, devido aos longos períodos de negociação de um contrato. Além da dificuldade de chegar a um acordo, está a gestão do ciclo de vida dos contratos ineficiente, que estende ainda mais os prazos e encarece todo o processo.
Veja 3 dicas para melhorar o processo de negociação dos contratos:
1. Tenha bem definido quem são os encarregados da negociação do contrato. Isso permitirá que sua empresa tenha plena visibilidade de quais são as etapas relevantes da negociação e o tempo necessário para cada uma.
2. Conte com a tecnologia de um software CLM para tomar medidas proativas e garantir que os contratos sejam elaborados a tempo e não gerem gargalos que atrasam as negociações de novos contratos.
3. É importante destacar que o requerente do contrato é a pessoa que participa ativamente na negociação, portanto, deve-se definir um prazo para isso.
Negocie o conteúdo e se comunique de forma eficaz através de um CLM:
Obter a aprovação final dos tomadores de decisão de um contrato é vital para chegar a um documento que reflita bem a intenção e o acordo que se está estabelecendo.
Nesta etapa, é muito importante envolver os tomadores de decisão, seja alguém de finanças que aprove valores, seja um advogado que verifique o compliance ou as normas internas de uma empresa. Eles devem ser atribuidos nesta etapa para dar as suas observações ou simplesmente as suas aprovações.
As observações são geradas para retroalimentar o contrato e adicionar o que é importante para que a contraparte tenha conhecimento destas mudanças.
A fase de aprovação gera os seguintes benefícios:
Atualmente, grande parte dos trâmites e processos relacionados à gestão de contratos é digital devido a possibilidade de beneficiar-se de:
A assinatura eletrônica simples é digitalização da assinatura de punho sem nenhuma certificação de autenticidade, que pode ser aceita em diversas oportunidades.
A Webdox conta com a assinatura simples nativa e ilimitada, aceita mundialmente em distintos acordos.
A assinatura digital, por sua vez, é mais avançada e precisa de uma certificação, ou chave de validação. Tal certificação pode ser provida tanto por empresas privadas, como a Clicksign, quanto por órgãos públicos. O certificado funciona como um itoken, onde o signatário possui uma chave privada e a valida com a chave pública do ICP para autenticar a assinatura digital.
O processo de busca de contratos pode resultar muito complicado e longo se o repositório for completamente manual. Então, como revisar, controlar e administrar um grande volume de documentos contratuais se a própria busca se torna uma dor de cabeça?
Um software de gestão do ciclo de vida dos contratos, ou um CLM, digitaliza todo esse processo, criando um repositório com busca de contratos inteligente. Assim, é possível contar com a organização, estrutura e controle dos documentos. As mesas de trabalho já não acumulam pilhas de papel, nem armazenam toneladas de contratos antigos nos porões.
Um repositório te dá acesso à todos os seus contratos de forma digital, armazenando-os em segurança na nuvem, te permitindo acessá-los a qualquer momento, de qualquer lugar. Além disso, um repositório te permite:
A gestão de marcos, proibições, obrigações, documentos e relacionados pode se facilitada através do seguimento continuo da vigência e condições relevantes dos seus contratos.
Com Webdox, a solução do seguimento radica em um sistema inteligente de alertas e notificações, para que nenhuma data importante fique para trás. Inclusive, é possível dar seguimento aos documento e às pessoas indicadas ao contrato. Isto gera múltiplos benefícios tangíveis para as empresas, onde se destacam os seguintes:
Na fase de relatório e análise, qualquer tipo de análise do processo, bem como do conteúdo dos contratos, é realizada. Com um CLM é possível verificar os relatórios em tempo real:
A última etapa de um contrato continua sendo crucial. Esta é a renovação ou rescisão do contrato, fases em que ocorrem eventos imprevistos, tais como a expiração do contrato.
Isto se deve principalmente ao fato de que os tomadores de decisão não se lembram da data de expiração.
De acordo com o WorldCC, apenas 44% das empresas possuem algum tipo de sistema para alertá-las sobre datas-chave de contratos e marcos importantes. Este erro pode ser facilmente evitado com um software de gestão do ciclo de vida dos contratos que automatiza estes processos.
Um sistema centralizado deve ser capaz de registrar as principais datas de expiração ou renovação de contratos. O software CLM Webdox permite criar alertas baseados em datas-chave do contrato, tais como a data de expiração ou um marco de documento relevante, como a expiração de um recibo de garantia associado a um contrato. Você também pode definir os usuários a serem alertados, o número de notificações a receber e o tempo de advertência para cada uma delas. Esta funcionalidade é totalmente configurável. Possui também um painel que permite ver o status dos contratos para manter tudo sob controle.
Rastreabilidade é a possibilidade de identificar a origem e as diferentes etapas de um processo contratual. Isso implica a alternativa de manter um registro e, através dele, um controle sobre a evolução de um documento.
Em uma empresa, cada funcionário gera diariamente informações relevantes de diferentes áreas: comercial, financeira, técnica, administrativa e contratual. Em cada área, as informações geradas têm implicações para os clientes internos e externos da empresa. Para a administração, é necessário ter certeza de quem está envolvido na criação e processamento de um determinado documento.
Sem um processo adequado de validação e verificação do ciclo de vida do contrato, um simples documento pode se tornar um problema sério para a gestão jurídica. Em um contrato, há muitos processos que precisam ser constantemente monitorados para evitar a perda de tempo na busca do responsável. É comum ter que começar do zero devido a uma objeção na redação ou à falta de aprovação na versão. Este problema, que nada mais é do que uma gestão legal ineficiente, é causado pela falta de visibilidade do processo ou pela falta de padronização de um protocolo de monitoramento das tarefas em cada etapa da criação, elaboração, edição, discussão e posterior validação de um documento.
Um sistema de gestão de contratos CLM é uma solução tecnológica que melhora a gestão, permitindo que seu ciclo funcione sem problemas. O objetivo é tornar cada fase e processo visível com as informações e monitoramento apropriados. Desta forma, a rastreabilidade de qualquer procedimento dentro do contrato é alcançada.
Em geral, o maior volume de contratos em uma empresa está concentrado nos departamentos jurídico e de compras. A gerência geral, finanças, recursos humanos e vendas também tratam de uma variedade de documentos contratuais. Isto resulta em um enorme volume de contratos circulando por toda a organização que, se não forem geridos em conjunto e através de um sistema centralizado, aumenta vários riscos, tais como renovações sem revisão de cláusulas, penalidades, perda de receita e a geração de custos associados à invisibilidade, tais como a ruptura da cadeia de fornecimento.
Este é um problema que as organizações podem resolver gerenciando conjuntamente os contratos através de um sistema centralizado que aumenta a visibilidade, acessibilidade e rastreabilidade de cada contrato assinado pela empresa.
O controle padronizado e a colaboração das partes interessadas durante os processos de contratação, juntamente com o subseqüente monitoramento de cláusulas e marcos, permite uma análise além das fronteiras departamentais, proporcionando uma visão completa de todas as obrigações contratuais da organização. Estas informações são de grande utilidade para a alta administração e a governança corporativa no desempenho de suas tarefas.
Um software CLM na área de Recursos Humanos tem um impacto na organização do processo de recrutamento para evitar contratempos com os candidatos. Além disso, este processo pode ser feito simultaneamente para várias pessoas através da assinatura eletrônica em massa para alcançar o recrutamento de pessoal em menos tempo. O resultado, a longo prazo, é uma economia de tempo significativa.
Uma área da empresa precisa recrutar um analista. O processo de seleção é realizado e um concurso é realizado, do qual o candidato é escolhido. O responsável tem acesso a um formulário de solicitação e preenche os campos para solicitar a elaboração do contrato de trabalho. O departamento de RH recebe a solicitação do contrato de trabalho, verifica se o histórico da pessoa a ser contratada está correto e ativa um processo de recrutamento para o funcionário.
O processo inclui a elaboração do contrato por um analista de RH, revisão pelo gerente de RH, correção dessas observações pelo gerente de RH e revisão posterior pelo gerente de área do candidato. O departamento jurídico então a revisa, aprova a marca d'água e faz uma possível correção das observações do departamento jurídico. Finalmente, o documento é assinado eletronicamente. Uma vez assinado, o documento é recebido pelas partes, classificado e o processo é encerrado.
O documento é afetado por um conjunto de alertas gerais que permitirão ao analista de RH saber, em tempo hábil, tanto o fim do período probatório do funcionário (para poder entrar em licença por tempo indeterminado ou terminá-la, dependendo de como foi desenvolvida) quanto a data do ajuste salarial, para comunicá-lo ao funcionário e aos sistemas da empresa.
Como vimos, há muitos processos que precisam ser constantemente monitorados para evitar a perda de tempo na busca de partes responsáveis, tais como processos contratuais, de certificação ou de controle de qualidade. Muitas vezes é necessário começar do zero por causa de uma objeção na redação ou falta de aprovação na edição. O problema é gerado pela falta de processos padronizados ou de um protocolo de tarefas para acompanhar adequadamente cada fase de criação, elaboração, edição, discussão e posterior validação de um documento.
Um fluxo de trabalho é uma solução tecnológica que melhora a administração ao permitir seu fluxo suave. Consiste no estudo dos aspectos operacionais de um fluxo de trabalho, incluindo a estruturação de tarefas, o método para realizá-las, sua organização correlativa e sua sincronização, permitindo um vislumbre do fluxo de informações e o acompanhamento da realização dessa tarefa. Desta forma, qualquer procedimento dentro da organização pode ser rastreado.
Em um software de gestão do ciclo de vida dos contratos como Webdox, o fluxo de trabalho funciona a partir da própria plataforma e permite a criação e gerenciamento de processos de forma simples, flexível e autônoma, facilitando a conexão e colaboração em cada fase do processo junto com seu agente responsável. Portanto, o fluxo de trabalho permite uma visão panorâmica do desempenho em cada área e o monitoramento de protocolos eficazes, a fim de poder ver, a longo prazo, se um determinado processo pode ser melhorado. Tanto em grandes como em pequenas empresas, o fluxo de trabalho como ferramenta digital contribui para o controle das informações e do status dos dados, reduzindo os custos ao reduzir as horas de trabalho em tarefas que podem ser automatizadas e monitoradas.
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