1. O que é a administração do ciclo de vida dos contratos?

É aquele processo que determina todas as etapas pelas que atravessa um contrato, desde que é solicitado até o seu termo ou renovação. Muitas empresas não compreendem a importância de definir apropriadamente este processo para poder administrar os seus contratos com eficiência. A perda ou dispersão de contratos, assim como os erros e falhas, deve-se, muitas vezes, ao pouco conhecimento sobre as suas etapas, a sua relevância e comunicação em cada um dos momentos.

 

Um contrato administrado de forma ótima reduz custos, salva tempo e recursos e facilita a relação comercial dentro e fora da organização. Por isso, uma solução tecnológica para a administração do ciclo de vida do contrato ou CLM (Contract Lifecycle Management, pelas suas siglas em inglês) é chave para automatizar o processo de criação, execução e gestão deste importante ativo da sua empresa.

 

Por que hoje mais que nunca é importante a administração de contratos

Atualmente, existe uma grande variedade de tipos de contrato e cada vez mais requerimentos governamentais os regem. Isto faz com que a demanda e gestão destes documentos seja cada vez mais complexa e crucial. 

  • A maioria das organizações administra entre 20.000 a 40.000 contratos.
  • Mais de um 10% deles se perde.
  • A administração ineficiente de contratos custa ao redor do 9.2% dos ingressos anuais de companhia.
  • O 54% das companhias gasta mais de um milhão de dólares em processos judiciais de contrato. 

O grande volume de documentos contratuais que administram as empresas exige que as gerências legais consigam administrar adequadamente os seus contratos, isto quer dizer que sejam capazes de centralizar, automatizar e ordenar os seus documentos. Isso pode se conseguir unicamente com um controle meticuloso e eficiente do ciclo de vida contratual. Conheça como otimizá-lo passo a passo. 

 

2. Ciclo de vida de um contrato: otimizá-lo passo a passo

2.1. Solicite: peça novos contratos de forma eficiente e padronizada

São muitas as circunstâncias nas quais um determinado departamento da empresa pode requer a redação de um novo contrato. A área de compras, por exemplo, pode requerer contratar um fornecedor a través de um buy side contract, ou a área de vendas usando um sell side contract, a formalização de um negócio com um novo cliente. É justamente no instante em que um novo contrato é requerido quando se dá início ao ciclo de vida do contrato.

 

Em muitas empresas não existe um processo devidamente estabelecido para a solicitude de novos contratos, gerando um desafio para a gerência jurídica. Para quem é dirigida a redação? Devem, necessariamente, dirigir as solicitudes para a área jurídica? E, nesse caso, sob que circunstâncias se deve solicitar o contrato a este departamento?

Sem uma padronização do canal, das informações que se recebem e o modo em que se produzem as solicitudes de cada área, o departamento legal não consegue fazer as assinações adequadas e terminam sem uma resolução clara, pois não é possível fazer um seguimento apropriado. Justamente por conta disto, é crucial poder automatizar o processo de solicitudes de novos contratos.

 

Um software para a administração do ciclo de vida dos contratos (CLM) centraliza e padroniza as solicitudes:

  • A tecnologia permite unificar o canal pelo qual se geram as solicitudes, conseguindo formalizar este processo. Isto permite ao departamento jurídico ter todas as solicitudes centralizadas, para poder assignar os seus recursos de acordo com o nível de complexidade e prioridade de cada solicitude.  
  • Formalizar este processo exige que as solicitudes incluam todas as informações que os professionais da área jurídica poderiam requerer para a redação dos novos contratos, reduzindo drasticamente o tempo dedicado nos labores administrativos externos à área jurídica.

2.2. Confeccione: escreva os seus contratos de forma adequada e colaborativa

A fase da elaboração é onde se cria ou redata a primeira versão do seu documento contratual. O primeiro rascunho pode se realizar com modelos e cláusulas base para a redação, porém, requere que, desde o primeiro momento se adeque a uma linguagem precisa e se gerencie com os colaboradores que correspondam, quer dizer, em conjunto com a área ou departamento da empresa que o requeira.

 

Um CLM Software tem funcionalidades na elaboração que são chave para poder fazer um posterior seguimento do contrato:

  • Tem as funcionalidades adequadas para a redação de contratos, com editor de texto próprio integrado e edição em línea Microsoft Office. 
  • Dispõe de modelos e funcionalidades para a redação do texto. 
  • É capaz de gerar contratos massivamente. 
  • Contem e pode criar livrarias de modelos de contratos e livraria de cláusulas. 
  • Contem formulários de informações para criar contratos, sem a necessidade de solicitar informações a diferentes personas. 

2.3. Negocie: negocie o conteúdo e se comunique de forma eficaz

Segundo a WorldCC (World Commerce & Contracting), as empresas perdem a cada ano o equivalente ao 4% da sua faturação devido a prolongações do período de negociação de um contrato. Às dificuldades habituais de chegar a um acordo, adiciona-se frequentemente uma gestão documental ineficiente, que estende ainda mais os prazos. Como evitar isso na sua empresa?

 

  • Tenha claramente estabelecido quem são os encarregados de negociar durante o processo do contrato, pois permitirá que a sua empresa tenha plena visibilidade de quais são as etapas e tempos relevantes da negociação. 
  • Conte com a tecnologia adequada, utilizando o CLM, a sua empresa pode tomar medidas proativas para garantir que os contratos se produzam a tempo e não se gerem gargalos de garrafa que retrasem desnecessariamente as negociações de novos contratos. 
  • É importante destacar que o requerente do contrato é a pessoa que participa ativamente na negociação, portanto, deve-se definir um prazo para isso.

Negocie o conteúdo e se comunique de forma eficaz através de um CLM:

  • Garanta a colaboração entre partes sobre os termos e conteúdo do contrato. 
  • Controle e registre mudanças, versões e edições de cada área.
  • Estruture e padronize o processo.
  • Defina as funções dentro do documento. 
  • Compare as versões do documento durante o processo. 
  • Edite e colabore online
  • Discuta por médio de um painel interno online.
  • Colabore com a contraparte externa por médio do correio.
  • Assigne um responsável em caso de dúvidas importantes.
  • Assigne prazos pré-estabelecidos para cada etapa.

2.4. Aprove: agilize as aprovações finais com os responsáveis necessários nas decisões

Obter a aprovação final dos tomadores de decisão de um contrato é vital para chegar a um que reflita bem a intenção e o acordo que se está estabelecendo. Nesta etapa, é muito importante fazer partícipe os aprovadores do processo, seja alguém em finanças que aprove valores, quantias, gastos, taxas etc., seja um advogado que verifique o compliance ou as normas internas de uma empresa. Estes devem ser assignados nesta etapa para dar as suas observações ou simplesmente as suas aprovações. No caso de ter observações, estas são geradas para retroalimentar o contrato e adicionar o que é importante para que a contraparte tenha conhecimento destas mudanças. Esta fase gera os seguintes benefícios:

 

  • Garantia de um processo de aprovação padronizado.
  • Escalabilidade nas aprovações. 
  • Assinação de responsáveis por áreas. 
  • Geração de registro irrefutável. 
  • Fluxos de aprovação de contratos, com aprovações complexas e decisões.
  • Marcas d'água de aprovação de áreas relevantes.

2.5. Assinatura: a era digital e a assinatura eletrônica

Atualmente, grande parte dos trâmites e processos relacionados com a administração de contratos é digital. Desde a redação em um processador de texto eletrônico até o seu armazenamento em uma biblioteca ou repositório digital. No entanto, todavia tem um resquício do passado que tem uma importante função no processo de aprovação de um contrato: a assinatura manuscrita.

Atualmente, procura-se agilizar os processos de administração de documentos no caso do Chile, por exemplo, com a implementação da assinatura eletrônica, cujo uso e fomento está regido sob a Lei Nº19.799; ela que traz benefícios como:

 

  • Economia de tempo: um processo que pode durar até 5 dias se reduz, em média, a 30 minutos. 
  • Menores custos: o custo do trâmite de uma assinatura incorre em gastos em material de impressão, envio do papel físico, retorno, gastos por envio normal ou privado, etc. Todos estes custos associados se reduzem a zero quando a tramitação da assinatura é digital. 
  • Fácil acesso às informações: o documento fica disponibilizado de forma mais rápida e fácil. Além disso, mediante um software de administração de contratos, a sua busca em formato digital também é facilitada. 
  • Outorga validade jurídica ao intercâmbio eletrônico entre as partes: o uso de uma solução digital eficaz ajuda na redução das incertezas e desconfianças entre os participantes do processo.  

Uma das melhores opções para incorporar a assinatura eletrônica no ciclo de vida dos contratos a constituem o uso da assinatura eletrônica simples validada com um certificado digital, o qual, dependendo do fornecedor, pode incluir outros critérios de validação que permitem validar a identidade do signatário. 

 

Este certificado permite que as empresas validem múltiplos documentos digitais, como PDF, doc., correios eletrônicos, entre outros, podendo, assim, assinar formalmente os seus contratos ao interior da empresa e também com fornecedores, entre outros variados usos.

2.6. Busque: tenha acesso facilmente a qualquer contrato da empresa

O processo de busca de contratos pode resultar muito tedioso se o repositório for completamente manual. Como revisar, controlar e administrar um grande volume de documentos contratuais se a própria busca se torna uma dor de cabeça?

Um CLM significa um processo de digitalização de contratos, deixando um repositório com busca de contratos por metadados. Assim, consegue-se organização, estrutura e controle dos documentos. As mesas de trabalho já não acumulam quilos de papel nem armazenam nos porões toneladas de contratos assinados com antiguidade. Um repositório permite dar acesso a todos os seus contratos de forma digital na nuvem, esteja onde estiver, sempre e quando se assignem bem as permissões e acessos para estes documentos.

 

Ter um repositório de contratos digital supõe:

 

  • Capacidade de criar sub-repositórios. 
  • Navegação por pastas que são controláveis interorganização. 
  • Busca por conteúdo (Full Text Search).
  • Busca por atributos.
  • Autoclassificação de contratos. 
  • Repositório de formulários.
  • Busca por OCR, por solicitudes associadas ou por modelos.

2.7. Seguimento: faça seguimento da vigência, dos marcos e das condições relevantes dos seus contratos

A gestão de marcos, proibições, obrigações, documentos e relacionados pode se fazer mais facilmente se for possível seguimento continuo da vigência e condições relevantes dos seus contratos. Como fazê-lo no momento oportuno?

Com a Webdox, a solução do seguimento radica em um sistema inteligente de alertas e notificações, onde pode estar notificado dias, semanas ou inclusive meses antes de algumas datas importantes estipuladas nos seus contratos. Inclusive é possível fazer seguimento por documento e às pessoas indicadas ou que se relacionam com o contrato. Isto gera múltiplos benefícios tangíveis para as empresas, onde se destacam os seguintes:

 

  • Evitar multas por prazos fixados
  • Evitar ou lembrar da auto-renovação de um contrato
  • Seguimento e gestão de marcos do contrato
  • Geração de anexos de contrato
  • Gestão de obrigações 
  • Alertas individuais e massivas sobre marcos de contratos
  • Alertas respeito de um elemento contratual 

2.8. Reporte e analise: confira relatórios em tempo real

Na fase de relatório e análise, realiza-se qualquer tipo de análise do processo, assim como também do conteúdo dos contratos. Com um CLM é possível conferir relatórios em tempo real:

 

  • Análise individuais de contrato
  • Análise de portfólio geral
  • Análise e SLA do processo contratual
  • Reporte automático, atualizável e personalizável
  • Reporte específico sobre as solicitudes (quantidade, tipo, áreas, etc.), o progresso do processo contratual e o estado das assinaturas de contratos
  • Visualização e administração de contratos ativos e inativos

 

2.9. Renove ou termine: antecipe os prazos de renovação e realize o termo deles adequadamente

A última etapa de um contrato segue sendo fundamental. Trata-se da renovação ou o termo do acordo, fases onde acontecem imprevistos como a expiração da vigência do contrato. Isto se deve principalmente a que os responsáveis não lembram da data de caducidade. Conforme a WorldCC, apenas um 44% das empresas contam com algum tipo de sistema que pode alertá-los sobre as datas e marcos chave dos sus contratos. Este erro pode ser evitado facilmente com um sistema que automatize estes processos.

 

Um sistema centralizado deve ser capaz de registrar as datas chave de termo ou renovação de contratos. Um software CLM como o da Webdox permite estabelecer alertas em base às datas chave dos contratos, como o dia de expiração ou algum marco relevante do documento, como o vencimento de uma boleta de garantia associada a um contrato. Igualmente, podem-se definir os usuários a alertar, a quantidade de notificações a receber e o tempo de aviso de cada um. Esta funcionalidade é completamente configurável. Também conta com um painel que permite visualizar o estado dos contratos para ter todo sob controle.

3. Rastreabilidade em todo o ciclo contratual

A rastreabilidade é a possibilidade de identificar a origem e as diferentes etapas de um processo contratual. Implica a alternativa de manter um registro e, através deste, um controle na evolução de um documento.

Por que é importante ter rastreabilidade no ciclo de vida de um contrato?

Em uma companhia, cada empregado gera diariamente informações relevantes desde diferentes âmbitos: comercial, financeiro, técnico, administrativo e contratual. Em cada âmbito, as informações que se elaboram geram implicâncias para os clientes tanto internos quanto externos da companhia. Para as gerências, é preciso ter a certeza sobre quem formam parte da criação e do processo de um determinado documento.

 

Se não existir um adequado processo de validação e verificação do ciclo de vida dos contratos, um simples documento pode se tornar um problema sério para a gestão jurídica. Em um contrato, existem muitos processos que se devem controlar constantemente para evitar perdas de tempo em busca de responsável. É comum ter que empezar do zero por uma objeção na redação ou pela falta de uma aprovação na versão. Este problema, que não é mais do que ineficiência para a gestão jurídica, ocorre por uma falta de visibilidade do processo ou por carência de padronização de um protocolo de tarefas para dar seguimento a cada fase de criação, redação, edição, discussão e posterior validação de um documento.

 

Um sistema de administração de contratos CLM resulta ser uma solução tecnológica que aprimora a gestão, permitindo que circule o seu ciclo sem contratempos. A sua finalidade é tornar visível cada fase e processo com a sua devida informação e seguimento. Assim, outorga-se rastreabilidade a qualquer procedimento dentro do contrato.

4. Além da gestão jurídica: como a gestão contratual impacta cada área da sua empresa

Pelo geral, o maior volume de contratos de uma empresa se concentra no departamento jurídico e de compras. Pela gerência geral, de finanças, recursos humanos e vendas também administram diversos documentos contratuais. Isto se traduz em um enorme volume de contratos circulando por toda a organização que, de não ser administrados de forma conjunta e mediante um sistema centralizado, incrementam diferentes riscos, como renovações sem revisão de cláusulas, penalizações, perda de ingressos e geração de custos associados à invisibilidade, como a ruptura da cadeia de fornecimento.

 

Uma problemática que as organizações podem solucionar mediante a gestão conjunta de contratos através de um sistema centralizado que aumente a visibilidade, acessibilidade e capacidade de monitorização de cada um dos contratos que assina a empresa.

 

O controle padronizado e a colaboração das partes interessadas durante os processos de contratação, junto com a posterior monitorização das cláusulas e marcos levantados, permite realizar a análise além dos limites departamentais, obtendo uma visibilizarão completa de todas as obrigações contratuais da organização. Esta informação é de grande utilidade para a alta gerência e o governo corporativo no desenvolvimento das suas tarefas.

Um exemplo: Gestão contratual na área de Recursos Humanos

Um software CLM na área de Recursos Humanos tem um impacto na organização do processo de contratação para evitar contratempos com as pessoas. Além disso, este processo se pode fazer simultaneamente para múltiplas pessoas e, assim, assinar em menor tempo a contratação do pessoal. O resultado, ao longo prazo, é uma economia significativa de tempo.

Processo de Contratação de RRHH

Uma área da companhia precisa contratar um Analista. Executa o processo de seleção que dá lugar a uma terna, da qual é escolhido o candidato. O responsável tem acesso a um formulário de solicitude e preenche os campos para pedir a elaboração do contrato de trabalho. A Área de RRHH recebe a solicitude de um contrato de trabalho, verifica que os antecedentes da pessoa a ser contratada sejam corretos e ativa um processo para a contratação do empregado.

 

O processo abrange a redação do contrato por parte de um analista de RRHH, a revisão do chefe de RHH, a correção a estas observações do chefe e logo à revisão por parte do chefe da área do requerente. Logo, a área jurídica faz a sua revisão, entrega a sua aprovação em marca d'água e se faz uma eventual correção das observações da área jurídica. Finalmente, assina-se o documento eletronicamente. Uma vez assinado, as partes recebem o documento, classifica-se e se dá fechamento ao processo.

 

O documento fica afetado por um conjunto de alertas gerais que permitirão ao Analista de RRHH conhecer oportunamente tanto sobre o termo do período de prova do empregado (para poder passá-lo na folha de indefinidos ou colocar termo, conforme como se tenha desenvolvido) quanto da data de reajuste de salário, para comunicá-lo ao empregado e aos sistemas da empresa.

5. Os benefícios de utilizar um workflow para administrar contratos

Como se tem visto, existem muitos processos que devem ser constantemente controlados para poder evitar perder o tempo em busca de responsáveis, como os contratuais, os de certificação ou os de processos de controle de qualidade. Muitas vezes se deve começar do zero por uma objeção na redação ou pela falta de uma aprovação na edição. O problema é gerado por falta de processos padronizados ou um protocolo de tarefas para dar seguimento adequado em cada fase de criação, redação, edição, discussão e posterior validação de um documento. 

 

Um workflow é uma solução tecnológica que aprimora a administração permitindo a sua circulação sem contratempos. Consiste em um estudo dos aspectos operacionais de um fluxo de trabalho, incluindo a estruturação de tarefas, o seu método de realização, a sua organização correlativa e sincronização, permitindo vislumbrar a fluência das informações e o seguimento desse cumprimento de tarefas. Assim, dá-se rastreabilidade a qualquer procedimento dentro da organização.  

 

Em um software de gestão de documentos, como aquele que tem a Webdox, o workflow funciona desde a própria plataforma e permite a criação e gestão de processos de forma simples, flexível e autónoma, facilitando a conexão e colaboração em cada fase do processo junto com o seu agente responsável. Então, o workflow permite uma visão panorâmica do rendimento em cada área e o seguimento de protocolos efetivos, para assim poder ver a longo prazo se é possível melhorar um determinado processo. Tanto em grandes como em pequenas empresas, o workflow como ferramenta digital contribui no controle do estado das informações e data, reduzindo gastos graças a diminuição de homem-horas em tarefas que podem ser automatizadas e monitorizadas.