Por que você deve fazer auditoria de contratos com fornecedores?

Um dos problemas mais comuns em procurement é a cobrança excessiva por parte dos fornecedores. Isto responde, muitas vezes, à falta de clareza e de visibilidade das cláusulas contidas em contrato, as quais são fundamentais para definir preços e condições de pagamento. 

Como os riscos são latentes em qualquer empresa que trabalhe com fornecedores, a auditoria de contratos se faz indispensável para detectar qualquer tipo de discrepância nos termos, custos e valores presentes na cadeia de suprimentos.

Tim Cummins, CEO da World Commerce & Contracting Association (WorldCC), ressalta a importância da gestão correta dos contratos com fornecedores e a regulação dos mesmos: "O conceito de auditoria não é novo, e é amplamente usado em várias indústrias. No entanto, em muitos casos - especialmente quando o foco de aquisição for, historicamente, na compra direta - presta-se pouca atenção aos resultados contratuais. À medida que a contratação indireta cresce, as possibilidades de desperdícios e pagos em excesso também têm crescido”. 

O que uma auditoria de contratos envolve?

A consultora SC&H Group tem esclarecido vários mitos em torno às auditorias em procurement. Entre os principais, estão:

• Diz-se que a auditoria poderia impactar na relação entre empresa e fornecedor, quando na verdade ela melhora a transparência e promove uma melhor comunicação, fortalecendo a confiança no negócio. 

• Há temor pela interrupção das operações, mas na verdade um bom auditor é reservado e se limita a trabalhar com a área financeira da companhia.

• Muitos acreditam que as auditorias levam tempo e exigem grande apoio das partes envolvidas. No entanto, o processo realmente leva menos de 3 horas.

• Há quem diga que a auditoria deve ser feita apenas se for exigida em contrato. Porém, ela também pode ser voluntária, bastando apenas possuir uma relação contratual longa para motivar uma revisão periódica dos contratos.

• Acredita-se que os erros de nota fiscal tendem a ser intencionais. Mas, na verdade, a maioria destes erros costuma ser resultado de desentendimentos na interpretação do contrato, ou por ignorar informações no processo de faturamento ou programação de pagamentos.

• Muitos temem que um processo como a auditoria de contratos possa envolver alguma ação judicial. Porém, os erros ou desentendimentos relacionados aos faturamentos podem ser resolvidos através de uma boa negociação entre as partes envolvidas.

Para que serve uma auditoria de contratos?

Como explica Cummins, uma opção que permite abaratar custos é contar com recursos internos para revisar notas fiscais e contratos. No entanto, tais revisões podem resultar contraditórias e afetar a relação entre cliente e fornecedor. Por isso, terceirizar este processo pode ser uma opção melhor, gerando benefícios como:

• O contratante pode monitorar a qualidade das suas atividades, o cumprimento dos níveis de serviço e a consistência entre os pagamentos pactuados e o faturamento realizado, aumentando a transparência.

• Melhora-se a comunicação, os processos, os controles internos e se recuperam os saldos de sobrepagamento. 

• O contratista, ao aceitar submeter-se a uma revisão de terceiros, gera uma vantagem competitiva ao demonstrar a sua integridade e transparência nos processos de negócios.

Auditar os contratos com fornecedores não apenas permite melhorar os processos internos, mas ajuda a controlar o desperdício de dinheiro e a ter mais claridade quanto aos direitos e deveres de cada parte.

A auditoria, ao contrário de ser um problema, transforma-se em uma oportunidade, pois certifica a transparência e credibilidade de todas as empresas envolvidas no acordo.