En la actualidad, la gestión de contratos ha dejado de ser simplemente una acumulación de documentos. Se ha convertido en un proceso esencial para el éxito organizacional, donde la eficiencia, rastreabilidad y colaboración juegan un papel crucial.
Entendemos lo importante que es para ti mantener un flujo de trabajo optimizado, y en Webdox estamos aquí para ayudarte a lograrlo con una de las funcionalidades principales de nuestro CLM - Solicitudes - , que automatiza la redacción de contratos nuevos basándose en la información proporcionada en formularios de solicitud personalizados.
¿Qué es un Generador de Contratos en Línea?
Un generador de contratos en línea permite a las empresas crear, modificar y gestionar acuerdos de manera eficiente y sin complicaciones. Al eliminar procesos manuales basados en papel, estas herramientas te ayudan a alcanzar la máxima productividad, ahorrando tiempo y simplificando todo el ciclo de vida del contrato en una plataforma digital integral.
En un mundo donde las empresas buscan ser más ágiles y colaborativas, los Software de Gestión de Contratos, como Webdox CLM, se destacan como soluciones completas que transforman la manera en que manejas tus acuerdos.
Elementos Clave de un Generador de Contratos Efectivo
Automatización del Proceso de Creación de Contratos:
- Un generador de contratos en línea te permite automatizar la creación de documentos contractuales utilizando plantillas predefinidas que puedes personalizar según tus necesidades. Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza los errores de redacción, permitiéndote concentrarte en lo que realmente importa: cerrar acuerdos.
Acceso en Cualquier Momento y Lugar:
- Al estar alojado en la nube, tienes la libertad de acceder a tus contratos desde cualquier lugar, en cualquier momento. Esta accesibilidad es crucial para equipos distribuidos o aquellos que trabajan de manera remota, garantizando que todos los involucrados puedan colaborar de manera efectiva sin importar su ubicación geográfica.
Estandarización y Cumplimiento:
- Un generador de contratos en línea asegura que todos tus acuerdos cumplan con las normativas y políticas internas de tu organización. La estandarización no solo mejora la calidad de tus contratos, sino que también fortalece el cumplimiento legal y regulatorio en cada jurisdicción en la que operas.
Seguimiento y Gestión de Documentos:
- Estas herramientas te permiten realizar un seguimiento en tiempo real del estado de tus contratos, dándote visibilidad completa desde la creación hasta la firma final. La gestión eficiente de versiones y el control de documentos aseguran que siempre estés al tanto de los avances y plazos.
Colaboración Eficiente:
- La colaboración es fundamental para la gestión de contratos. Un generador de contratos en línea permite a los equipos trabajar en conjunto en un mismo documento, reduciendo la necesidad de interminables cadenas de correos y acelerando el proceso de revisión y aprobación.
Historial y Auditoría:
- Mantén un registro detallado de todas las acciones realizadas en cada contrato, lo que facilita la auditoría y el seguimiento de cambios. Esta transparencia es clave para garantizar la integridad de los documentos y proporciona un historial valioso en caso de disputas.
¿Qué Hace la Funcionalidad de Solicitudes de Webdox CLM?
Nuestra funcionalidad de Solicitudes optimiza el proceso contractual automatizando desde la creación hasta la supervisión, eliminando la burocracia y ganando visibilidad en tiempo real.
Solicitudes centraliza y agiliza todos los requerimientos contractuales, estandariza flujos de trabajo y genera métricas clave para tu negocio. Además, facilita una colaboración fluida entre las áreas de negocio y asegura el cumplimiento contractual.
Características y Beneficios de la Funcionalidad de Solicitudes
- Mayor Autonomía para las Áreas de Negocio: Crea formularios de solicitud personalizados que capturan la información necesaria para generar contratos automáticamente, sin intervención manual.
- Automatiza la Generación de Borradores de Contratos: Vincula formularios de solicitud con plantillas preaprobadas y genera borradores en Word de forma automática.
- Optimiza la Gestión de Solicitudes: Asigna responsables y establece SLAs de respuesta para cada solicitud, mejorando el cumplimiento con Webdox CLM.
- Acelera Procesos con Reportes Mejorados: Obtén una visión global en tiempo real de todo el proceso de solicitud de contratos, facilitando la asignación de responsabilidades y mejorando la eficiencia.
Procesos Contractuales con Diversas Herramientas de Gestión
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Salesforce + Webdox: Simplifica la creación de contratos desde Salesforce con una integración que automatiza tareas, orquesta flujos de trabajo y reduce riesgos.
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wherEX + Webdox: Optimiza la generación de contratos de licitación al conectar wherEX y Webdox, asegurando cumplimiento, trazabilidad y control.
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API Webdox: Conecta servicios utilizando la API Webdox para una gestión eficiente de documentos, flujos de trabajo y firmas electrónicas directamente desde tu cuenta.
Cómo Implementar el Generador de Contratos Online
Para empezar con un formulario de solicitud de contrato en línea con Webdox, sigue estos sencillos pasos:
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Accede al menú principal y selecciona "Configuraciones".
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En la sección "Workflows y Solicitudes", selecciona "Formularios de Solicitud".
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Haz clic en "Nuevo" para crear un formulario de solicitud.
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Crea los formularios utilizando plantillas de Word o personalizando los campos manualmente.
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Completa los campos necesarios y publica el formulario.
Revisa aquí el paso a paso interactivo 📹
Conclusión
La funcionalidad de Solicitudes de Webdox CLM es la solución integral que tu empresa necesita para superar los desafíos en la gestión de contratos. Si buscas simplificar y optimizar tus procesos contractuales, Webdox CLM es la opción ideal. No permitas que los procesos manuales frenen el crecimiento de tu organización. Da el salto a la gestión de contratos digital y mantén tu negocio en la vanguardia.
