Firma electrónica en Colombia: Qué es la firma digital

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06 agosto, 2021

El rápido avance tecnológico debido al contexto sanitario actual, ha modificado muchos procesos en las empresas a nivel mundial. La transición del uso de firma tradicional a la firma electrónica en Colombia, es uno de aquellos cambios que, en gran medida, ha ayudado a las organizaciones a firmar acuerdos con garantía, de manera segura y llevando total trazabilidad del proceso, ventajas que son muy difíciles de ver al momento de firmar un documento de forma manual.

Si sigues leyendo este artículo, aprenderás de los siguientes temas sobre la firma electrónica en Colombia:

1.- ¿Qué es una firma electrónica?

2.- Ventajas de la firma electrónica sobre la firma manuscrita.

3.- Los tres tipos de firma legalmente autorizadas en Colombia.

4.- Principales características y usos de la firma electrónica en Colombia.

5.- Descubre como opera Webdox CLM de forma nativa a la firma electrónica de ProtecData.

Muchas empresas en el país están entendiendo la importancia de montarse al carro de la digitalización de los procesos, especialmente cuando se trata de reducir la cantidad de tareas engorrosas relacionadas a la gestión y firma de documentos, que, gracias a las herramientas disponibles actualmente, ya es posible obtener grandes beneficios, otorgando total visibilidad a las diferentes áreas y actores involucrados del proceso contractual.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica se puede definir como la representación de la totalidad de datos electrónicos relacionados a un documento digital vinculado a un autor o sujeto firmante.

De acuerdo a Forbes, la firma electrónica es un tipo de firma que permite a los actores involucrados acoger o admitir los términos de un documento o contrato y firmarlo de forma digital, al igual que con las firmas tradicionales y con su misma validez. Una firma electrónica es el resultado de un proceso basado en el uso de software, ordenadores u otras aplicaciones para autenticar al firmante y certificar la validez del documento.

A nivel nacional, el uso de la firma electrónica en Colombia autoriza métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente (Decreto 2364 de 2012, artículo 1, definición número 3).

De acuerdo a lo anterior, podemos comprender la validez legal de la firma electrónica versus la tradicional, a pesar de que la principal diferencia es que la firma manuscrita está asociada de forma biológica a un sujeto particular, mientras que la segunda se basa en la protección otorgada a una clave de firma privada por parte del firmante, y los procedimientos implementados por una Autoridad de Certificación colombiana.

Ventajas de la firma electrónica sobre la firma manuscrita

En muchos países incluidos Colombia, el documento firmado electrónicamente ya tiene validez legal. Esto reduce los costos de almacenamiento y facilita la consulta de los documentos en papel como ocurre con el formato de firma tradicional, disminuyendo errores y permitiendo tener total visibilidad y trazabilidad del proceso de firma.

Además de lo anterior, la firma electrónica tiene otras importantes ventajas sobre la firma manuscrita:

  • Es única a la persona que la usa (Única).
  • Es susceptible de ser verificada (Verificable).
  • Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa (de control exclusivo).
  • Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma queda invalidada (íntegra y fiable).
  • Se han aplicado las normas expedidas en la materia (legalmente aceptada).
  • Permite la gestión remota y más rápida, sin necesidad de uso de papel y contacto humano (Ágil).

Los tres tipos de firma legalmente autorizadas en Colombia

En Colombia se han reconocido y aceptado tres tipos de firmas virtuales a partir de lo señalado en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999: las firmas digitales, las firmas electrónicas y las firmas electrónicas certificadas.

A  partir del concepto de las firmas digitales del artículo séptimo de la Ley 527 de 1999, es que vamos a definir los tres tipos de firma.

Firma digital: un algoritmo matemático que se acompaña de un certificado digital

El artículo 1º el literal C de la Ley 527 de 1999, define la firma digital como: “(…) valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”; (..)”, en suma, es una implementación técnica concreta que aplica algoritmos matemáticos (criptografía asimétrica) acompañado de un certificado digital, es decir, al documento se le agregan un conjunto de caracteres para identificar al firmante y para certificar que el documento no ha sido modificado con respecto al original.

En palabras más simples, este criterio es básicamente una implementación técnica, que aplicada al algoritmo matemático, es una especie de criptografía asimétrica acompañada de un certificado digital.

Es decir, todo aquel documento que se suscribe a través de una firma digital, se le agrega un conjunto de caracteres para identificar al firmante  y certificar que el documento no ha sido modificado con respecto al original. En síntesis, se trata de un algoritmo matemático que se acompaña de un certificado digital. 

Entre las características que definen a la firma digital, destacan:

  • Es una firma que usa criptografía, basada en clave pública y privada (uso de certificados de firma).
  • Los emisores de los certificados de firma digital son acreditados ante la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ). 

En este sentido, podemos hablar de un tipo de firma electrónica realizada mediante la utilización de un certificado de firma (criptografía), de mayor nivel probatorio a priori (plena prueba), donde el prestador de servicios de certificación (PSC) o autoridad emisora del certificado, está acreditada ante la ONAC. En Colombia, por ejemplo, dos empresas certificadas son Andes SCD y Certicámara, y la plataforma de protección de datos personales para la firma digital, ProtecData.

Descarga el informe ejecutivo de firma electrónica en Colombia

Firma Electrónica: identificando a un sujeto respecto a un mensaje de datos

Por definición legal, se entiende como firma electrónica los métodos tales como: códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente (Numeral 3, artículo 1, Decreto 2364 de 2012).

En lo que respecta a datos biométricos, hace referencia al dato físico de una persona, que puede ser la huella, iris, reconocimiento facial, de voz, etc. Todos estos criterios en un escenario de datos biométricos permiten identificar a una persona con relación a un mensaje de datos. 

Entre las particularidades de la firma electrónica, podemos destacar las siguientes:

  • Es una expresión genérica y amplia relativa a una firma realizada mediante datos electrónicos.
  • La tecnología y seguridad de las firmas electrónicas las hace igual o más  seguras y confiables que la firma digital.

No obstante, debido a la amplitud de este concepto, nos enfocaremos sólo en firmas electrónicas emitidas mediante el uso de certificados de firma y que además aplican pasos adicionales de validación apoyados en:

  • Algo que sabemos (una contraseña normal u OTP, o un código PIN).
  • Algo que poseemos (tarjeta de crédito o un TOKEN)
  • Algo que somos (autenticación biométrica: la huella dactilar, voz, ADN).

Firma Electrónica certificada: la importancia del certificado digital

Desde el punto de vista técnico, la firma electrónica certificada es cualquier método de firma de documentos electrónicos que se realice por medio de uno o más factores de autenticación o por medio de datos de identidad (biometría o con la consulta de datos personales); es decir, es un conjunto de datos electrónicos que acompañan a una determinada información también en formato electrónico con un componente adicional, integra un certificado digital para garantizar elementos de seguridad e integridad (firma electrónica certificada) y evitar el no repudio de los documentos firmados. Este certificado digital de acuerdo con el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, permite dar fe de un acto o voluntad por parte de los firmantes.

Lo que se adiciona a esta firma electrónica para que en estricto rigor sea una firma electrónica certificada, es un certificado digital. Este certificado digital debe estar avalado por alguna compañía en Colombia que esté autorizada por la ONAC, que es el organismo certificador en este caso. 

Las entidades acreditadas son, en términos simples, prestadores de servicios de certificación que han cumplido con los requisitos técnicos y normativos que la legislación colombiana exige para que una empresa pueda proveer los servicios de certificado legal:

-Certicámara.

-Andes SCD.

-Gestión de Seguridad Electrónica.

-Thomas Signe S.A.S.

-EDICOM S.A.S.

-Carvajal Soluciones en Tecnología S.A.S.

-Camerfirma Colombia S.A.S.

El criterio del certificado digital es fundamental, ya que se puede dar fe de que estamos agregando esa presunción de legalidad al documento expresado en el acto de voluntad de parte de los firmantes. Este certificado digital viene a cumplir esa función notarial para que el documento en Colombia tenga su validez correspondiente.

Principales características y usos de la firma electrónica en Colombia

Iniciemos este apartado con una breve revisión de los principales usos de la firma electrónica en Colombia, que son:

  • Relaciones con la Administración.
  • Gestión empresarial.
  • Operaciones logísticas.
  • Tratos comerciales.
  • Recursos humanos.
  • Operaciones más seguras.
  • Gestiones bancarias.

Adicionalmente, podemos señalar que los documentos con Firma Electrónica en Colombia poseen un valor de acuerdo con las siguientes características:

  • La autenticidad: es la certificación técnica que identifica a la persona iniciadora o receptora para garantizar la privacidad de la información.
  • La confidencialidad: connota aquellos requisitos técnicos mínimos necesarios para garantizar la privacidad de la información.
  • La integridad: es el cumplimiento de los procedimientos técnicos necesarios que garanticen que la información enviada por el iniciador de un mensaje es la misma del que lo recibió. 
  • No repudio: es el procedimiento técnico que garantiza que el iniciador de un mensaje no puede desconocer el envío de determinada información. Frente a la conservación del mensaje de datos, el artículo 12 de la ley 527 de 1999, señala que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
  • Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
  • Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.
  • Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. 

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. Estas características, brindan seguridad y confiabilidad a todas las partes en el proceso de firma.

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En la actualidad, el método de firma más utilizado en Colombia es la firma electrónica certificada, dadas sus características más flexibles en su aplicación, así como, la posibilidad de recopilar evidencias electrónicas frente a los requisitos de integridad del documento e identificación de los firmantes. Esto permite mitigar los riesgos de suplantación de identidad, la alteración de los documentos y en consecuencia, el no repudio del mismo cuando es aportado como prueba.

De acuerdo a lo anterior, un estudio de la Asociación Nacional de Empresarios revela que un 58.9% de los empresarios colombianos consultados ya ha realizado alguna inversión en digitalización, que engloba a la firma digital.

Si te interesa probar la firma electrónica, solicita aquí una demostración del software de gestión del ciclo de vida de contratos Webdox CLM, que opera integrado de forma nativa a la firma electrónica de ProtecData, entidad que posee certificación digital ante la ONAC.

ProtecData Colombia S.A.S, cuenta con una solución tecnológica que permite suscribir documentos desde cualquier lugar de manera segura utilizando el mecanismo de firma electrónica certificada, cumpliendo con los requisitos legales exigidos que le otorgan validez jurídica al documento firmado. 

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VP Sales and Business Development

Ingeniero Comercial PUC, 5 años de experiencia en Revenue Management y Project Management, en importantes compañías como LATAM Airlines y Falabella. Experto en liderar desarrollos de tecnologías con valor para el negocio. Posee elevado conocimiento de Inteligencia Artificial y de Gestión contractual.

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