Os 10 KPI’s de contratos que procurement precisa conhecer

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07 Janeiro, 2022

Uma boa gestão de Procurement exige processos de melhoria contínua. Não há administração de contratos eficiente sem a métrica de indicadores de gestão que permitam avaliar os impactos e o cumprimento de metas. 

Ainda que os gerentes de compras ou de finanças de uma empresa não invistam muito tempo administrando contratos, é crucial apresentá-los certas métricas para melhorar o desempenho de procurement. 

Quais são alguns dos indicadores chave que procurement deve conhecer?

1. Contratos com garantias associadas 

Um dos aspectos referentes a contratos que exige mais cuidado e que procurement deveria conhecer são as cartas de fiança e suas garantias associadas. 

No  Brasil é possível solicitar cartas de fiança, emitidas por Bancos e outras instituições financeiras, para garantir o cumprimento de uma obrigação contraída em contrato pelo tomador da garantia. Neste sentido, o Banco emite uma carta de fiança para o seu cliente, chamado Tomador, a favor de um terceiro chamado Beneficiário. As Fianças Bancárias estão reguladas pela Circular nº 29 do Banco Central do Brasil. 

Portanto, é fundamental conhecer os contratos de procurement deste tipo e as obrigações que envolve, para assim garantir o seu cumprimento e otimizar ao máximo os recursos da empresa. 

2. Contratos com risco operacional associado

Entendemos como risco operacional a possibilidade de ter perdas econômicas por causa de falhas ou insuficiência de processos na cadeia de suprimentos. Portanto, os contratos gerados sob esta modalidade podem representar um grande risco para a empresa, pelo que vale a pena monitorá-los permanentemente. 

3. Contratos por vencer

É importante monitorar a quantidade de documentos que estão por vencer. Isto permite antecipar-se e realizar licitações ou emitir ordens de compra antes de que os contratos atuais expirem. 

4. Contratos sem assinar

O processo de procurement pode envolver um longo processo de assinatura de documentos por diferentes departamentos da empresa e pelo fornecedor. É muito importante saber se existem contratos que estão sem assinar e há quanto tempo estão nesta etapa.

5. Termos de pagamento associados aos contratos

É determinante estar ciente dos termos de pagamento contidos nos contratos, com o objetivo de garantir boas práticas de cumprimento e tomar ações preventivas para evitar o pagamento de multas.

6. Tempos de entrega

Esta métrica permite avaliar os tempos nos quais o fornecedor entregou um produto ou serviço acordes aos níveis de serviço pactuados no contrato.

7. Contratos vencidos

Conhecer o número de contratos vencidos permite lidar com potenciais problemas na administração de procurement. Por exemplo, interrupções no fornecimento de determinados insumos ou renovações automáticas que resultem muito caras para a empresa. 

8. Cumprimento de contrato original

Desde a emissão da primeira proposta contratual até a assinatura do documento definitivo podem haver muitas negociações de termos de serviço, valores de referência, prazos e datas. 

O cálculo dos níveis de cumprimento de contratos permite fazer um seguimento de até onde cada fornecedor está cumprindo com os termos pactuados, e avaliar potenciais multas ou correções. 

9. Contratos com cláusulas de confidencialidade

Com a finalidade de proteger informação sensível para a empresa, é cada vez mais comum a inclusão de cláusulas de confidencialidade nos contratos. Conhecer a porcentagem dos contratos com os diferentes fornecedores que efetivamente contam com estas cláusulas permite tomar ações proativas para a gestão de risco em procurement.

10. Contratos com fornecedores em cada área

Outro indicador de utilidade para a área de procurement é a quantidade de contratos com fornecedores e o valor associado a eles em cada setor da empresa. Estas métricas permitem ter uma visão global da estrutura de fornecedores na empresa e gerenciar o nível de contratação nas diferentes áreas.

A importância de um software de contratos para a gestão de métricas

É muito difícil medir, monitorar e calcular os níveis de cumprimento destes indicadores de gestão manualmente. Além disso, a gestão de procurement fica desorganizada e a tomada de decisões se torna mais lenta.

Por isso, um bom cálculo dessas métricas só pode ser obtido com o uso de plataformas de gestão de contratos como Webdox, um software na nuvem, com suporte in-app (dentro da plataforma) e com as ferramentas necessárias para uma administração correta de todos os contratos da empresa.

Nueva llamada a la acción

Chief Revenue Officer

Engenheiro Comercial PUC, 5 anos de experiência em Gerenciamento de Receitas e Gerenciamento de Projetos, em empresas importantes como a LATAM Airlines e Falabella. Especialista em liderar o desenvolvimento de tecnologias com valor para o negócio. Ele tem amplo conhecimento de Inteligência Artificial e Gestão de Contratos.

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