Tipos de assinatura eletrônica e digital na América Latina

A modernização nos processos legais é um grande desafio, pois as tecnologias devem ser sempre acompanhadas dos mais altos padrões de segurança e praticidade. Um dos maiores marcos dessa transformação é a assinatura dos contratos. 

Neste artigo, vamos abordar a assinatura eletrônica ou digital com base nas diferentes legislações da América Latina, para demonstrar que este método é a nova norma de um mundo digitalizado. Falaremos dos tipos deassinatura eletrônica e digital e os seus benefícios, além de entregar conselhos para o seu correto uso e validação.

A assinatura

A assinatura autógrafa é a característica, realizada sempre da mesma forma, que identifica uma pessoa e substitui o seu nome e sobrenome na aprovação e autenticação de um documento. A assinatura emitida eletronicamente é um conjunto de dados eletrônicos que ficam associados a um documento eletrônico, permitindo identificar não só a pessoa, mas também a autenticação do documento assinado.

Ao usá-la em contratos ou outros documentos, entende-se que o acordo foi aceito e que o compromisso foi estabelecido e deve ser cumprido. Ainda que hoje ainda seja amplamente usada a assinatura em papel, a assinatura eletrônica é muito mais rápida, fácil e, em seus tipos mais robustos, é muito mais confiável. Para explicar isso melhor, a seguir citamos os tipos de assinatura eletrônica e digital que existem na América Latina. 

Tipos de assinatura eletrônica e digital

No geral, existem dois grandes tipos de assinatura eletrônica, e cada uma poderá ter pequenas variações de nomenclatura dependendo das leis e normas de cada país. 

1. Assinatura eletrônica

(Chamada apenas de assinatura eletrônica em alguns países da América Latina como Peru, Colômbia, Brasil ou Argentina, ou de Assinatura Eletrônica Simples em países como o México e o Chile)

Existem dois subtipos de assinatura eletrônica ou assinatura eletrônica simples: a Assinatura Digitalizada e a Assinatura Eletrônica Simples emitida com certificado:

Assinatura digitalizada (para efeitos legais é uma assinatura eletrônica simples):

• A assinatura digitalizada é a conversão em imagem do desenho de uma assinatura manuscrita. Ou seja, a digitalização do papel com a assinatura, ou a assinatura feita em um pad, etc.
• É importante considerar que a assinatura digitalizada também pode ser considerada uma assinatura eletrônica simples, o que indica que é legal. Mas um detalhe da assinatura digitalizada é que ela não oferece garantias quanto à identidade do signatário, pois no geral existem poucas maneiras de comprovar que um documento com o desenho da assinatura tenha sido realmente assinado pela pessoa responsável. Isso é porque as assinaturas digitalizadas podem ser falsificadas, portanto pode ser preocupante que este seja um dos métodos mais usados pelas pessoas para assinar, e consentir, com muitos contratos e documentos.

Assinatura eletrônica emitida com certificado:

• Aqui estamos falando da assinatura eletrônica simples realizada com o uso de um certificado de assinatura. Este método opera com base em um sistema criptográfico assimétrico ou de chave pública, onde o titular do certificado possui duas chaves entregues previamente por um prestador de serviços de certificação (PSC) ou por uma Autoridade Certificadora, que autentifica as chaves e garante que estas estão associadas à pessoa que assinou o documento. Esta assinatura também pode estar acompanhada por verificações em duas etapas, ou outros meios de controle que entreguem ainda mais segurança ao signatário.
• É importante considerar que o PSC pode, ou não, ser uma entidade acreditada localmente nos diferentes países da América Latina para prestar serviços de assinatura eletrônica avançada ou digital, o que explicaremos em seguida. Além disso, vale ressaltar que este tipo de assinatura é muito mais segura que a assinatura digitalizada e pode ser usada na grande maioria de contratos e documentos, conforme o que estiver estabelecido nas diferentes legislações da América Latina. 

2. Assinatura digital ou assinatura eletrônica avançada

(Chamada de assinatura digital em países como Peru, Colômbia, Brasil e Argentina, ou de assinatura eletrônica avançada em países como o México e o Chile). 

Esta assinatura exige o uso de um certificado digital, emitido por uma organização ou Pessoa Jurídica que cumpra com as normativas locais de assinatura eletrônica avançada ou digital e que, além disso, esteja acreditada diante da autoridade competente no seu país para emitir tais certificados.

Além disso, em termos gerais, cada país da América Latina exige um tipo específico de meios de controle exclusivo para assinar digitalmente ou de maneira avançada (USB ou Pendrives, OTP ou One Time Password, Biometria, entre outros). 

Por exemplo, no Chile é necessário realizar esta acreditação diante de uma instituição dependente do Ministério de Economia do Chile, especificamente chamada de “Entidade Acreditadora”. No Peru, esta acreditação se realiza com o Indecopi. No México, diante da Secretaria de Economia. Na Colômbia, diante da ONAC (Organismo Nacional de Acreditação). Na Argentina, é feito através da Secretaria de Governo de Modernização. Já no Brasil, deve ser autorizado diante do ICP-Brasil. 

Vantagens da assinatura eletrônica ou digital na América Latina

• Practicidade: A assinatura digital (ou assinatura eletrônica avançada) geralmente exige, na América Latina (como Peru ou Argentina), que o signatário tenha um USB ou outro meio físico para certificação. A complexidade é que, em um contrato, ambas partes deverão possuir estes meios físicos para assinar, o que torna o processo pouco prático além de pouco frequente. Por isso, a assinatura digital ou avançada ainda tem baixa aderência na América Latina, dando mais espaço para a assinatura eletrônica simples com certificado. Existem fornecedores e legislações, como no Chile, que permitem que a assinatura eletrônica avançada seja feita com biometria (impressão digital, íris, etc.), facilitando o uso da mesma e tornando-a mais segura, já que as características físicas e o documento de identidade da pessoa serão o meio de controle exclusivo que a lei exige.
• Custos de tempo e dinheiro: Os certificados e os seus elementos complementares de assinatura digital ou eletrônica avançada (como um USB ou Pendrive) costumam ser burocráticos para conseguir. Além disso, a assinatura digital é cobrada por cada transação realizada, e geralmente esse valor aumenta quando a assinatura é avançada.
• Valor probatório: Na América Latina, geralmente a assinatura digital (ou eletrônica avançada) é plena prova e não repudiável (a carga da prova está em quem alega falsidade), quando autenticidade da assinatura eletrônica simples deve ser demonstrada por quem a apresenta como prova. No entanto, isto não será um grande problema se a assinatura eletrônica simples também estiver acompanhada de um meio de controle exclusivo adequado, que facilite a prova de autenticidade (USB ou Pendrive, Validação diante de Registro Civil, OTP ou One Time Password, Biometria, etc.).

Vantagens de utilizar a assinatura eletrônica e digital

Em primeiro lugar, vamos partir da base de que a assinatura digitalizada não é recomendável, pois não permite garantir a identidade do signatário. Portanto, as seguintes vantagens correspondem à assinatura eletrônica simples emitida com certificado, ou à digital/eletrônica avançada:

• Maior segurança, confidencialidade e integridade dos documentos: O conteúdo do contrato assinado eletronicamente não pode ser alterado, pelo que a fidelidade do documento e a identidade do signatário são garantidas. Como falamos de documentos cujas assinaturas eletrônicas são feitas através de certificados, um princípio básico é que se o documento for adulterado, as assinaturas eletrônicas desaparecerão e será necessário emiti-las novamente. Além disso, com este tipo de assinatura é possível garantir confidencialidade, graças ao uso de chaves públicas e privadas associadas ao certificado digital, as quais permanecerão em poder do signatário através de diferentes meios.
• Redução de tempos e deslocamentos: A assinatura eletrônica ajuda a área legal, de vendas, de compras e no geral a toda a empresa a diminuir os tempos para coletar assinaturas em um documento, principalmente quando as partes interessadas estão em diferentes lugares. Esta questão ficou ainda mais crítica após o início da pandemia de Covid-19. Portanto, a assinatura eletrônica é ideal para celebrar contratos entre empresa e fornecedor, por exemplo. 
• Eliminação de papel: O que implica uma diminuição do armazenamento de papel (em arquivos ou acervo físicos) e redução de gastos nos procedimentos de geração e administração de arquivos em papel.

A assinatura eletrônica e digital oferecida por Webdox

Atualmente, o software para assinatura e gestão de contratos Webdox, oferece uma assinatura eletrônica simples que se executa com certificados emitidos por um dos líderes mundiais no tema, a Digicert Certificate Authority. Este certificado poderá ser usado em vários tipos de contratos e documentos nos diferentes países da América Latina. 

Além disso, Webdox possui integrações com diferentes Provedores de Serviços de Certificação (PSC) acreditados para oferecer assinatura digital ou assinatura eletrônica avançada, o que nos permite, através da nossa ferramenta de gestão de ciclo de vida dos contratos (CLM), facilitar a assinatura digital dos contratos que sejam exigidas por lei, junto a todos os serviços já descritos de assinatura eletrônica simples, que é incorporada aos nossos planos de maneira ilimitada.