KPI essenciais para a administração e controle de contratos

O sucesso de uma empresa depende de muitos fatores. Porém, se nos permitirmos fazer um exercício e reduzir os componentes do êxito empresarial a dois fatores chave, estes seriam a criação de uma estratégia e a sua execução. 

Sem estratégia, uma empresa não poderia sequer determinar se teve sucesso ou não, já que não haveria definição de metas nem objetivos por alcançar. 

Por outro lado, uma boa estratégia, mas sem execução adequada, transforma-se simplesmente em um conjunto de boas intenções. Então, como saber se a sua estratégia está sendo executada corretamente, e se a sua empresa está bem encaminhada para conquistar as metas propostas?

A importância dos KPI para o controle de contratos

É aqui quando os KPI (key performance indicators) ganham especial importância. Estes indicadores chave permitem realizar um diagnóstico do estado de uma empresa ou área específica, e analisar o alcance de metas e objetivos. 

A administração do ciclo de vida do contrato oferece uma excelente oportunidade para obter KPIs que ajudam a acompanhar os objetivos da empresa. Qual organização não gostaria de ter 9,15% de receita extra em um ano? Pois é, essa é a quantidade média que as empresas deixam de receber anualmente devido à uma gestão de contratos ineficiente, de acordo com dados da World Commerce And Contracting Association (WorldCC).

Mas como a administração correta de contratos ajuda a aumentar a receita de uma empresa? E quais KPI’s devem ser considerados para isso? Continue a leitura para descobrir! 

Os 9,15% de receita que a empresa deixa de receber se produz por um conceito que WorldCC denomina “fuga de valor” nos contratos. Sabe-se, por exemplo, que as empresas deixam de receber 4% de receita anual por não fecharem novos contratos com os clientes a tempo. 

É claro que, ao concretizar um novo negócio, o quanto antes o contrato for assinado melhor, pois assim a operação pactuada poderá ser iniciada mais rapidamente, impactando no fluxo de receita. 

Um KPI é mais do que um indicador, é informação acionável

Os KPIs do ciclo de vida do contrato são chave, já que podem ser vistos como métricas para apoiar na gestão de documentos e de relações de negócios. Dentro dos KPIs mais relevantes relacionados à gestão contratual, temos: 

• O tempo médio entre a solicitação e a assinatura de um contrato
• Os dias de atraso nas aprovações
  
  

Ambos são indicadores chave que nos permitem saber quanto tempo a sua empresa leva para ter os contratos assinados, e se existem atrasos em alguma etapa. 

Ao ter esses KPIs bem claros, é possível identificar onde os processos devem ser ajustados, e assim atribuir os recursos e esforços corretos a fim de agilizar a execução e te trazer controle de contratos. 

Até agora, abordamos principalmente a fuga de valor devido aos atrasos desnecessários na aprovação e assinatura de contratos. Porém, se incluirmos na análise outros aspectos como a gestão de contratos com fornecedores para assegurar o cumprimento das operações pactuadas, existem outros KPI’s que podem ajudar a tomar ações proativas nessa otimização. Alguns exemplos são:

• Quantidade de contratos por fornecedor, tipo de contrato, cidade, etc.
• Preço médio por contrato
• Porcentagem de contratos por vencer
• Contratos por vencer e o valor dos mesmos em um certo período de tempo

Outros exemplos de KPI relacionado à gestão de contratos são os que permitem saber a quantidade de contratos realizados com um fornecedor em particular, e o valor dos mesmos. Com isso, é possível identificar quais são os fornecedores chave para a sua organização, e assim analisar a necessidade de diversificar a carteira de provedores. Além disso, a porcentagem de contratos por vencer em um certo período de tempo e os valores associados a eles também são KPI’s importantes, pois permitem tomar ações proativas para renovar contratos fundamentais dentro do prazo correto.

Como obter estes KPIs? 

Não basta saber quais KPIs devem ser medidos. Também é preciso contar com um método confiável para obtê-los. Aqui, a tecnologia tem um papel muito relevante, pois todos os indicadores mencionados podem ser coletados de maneira automatizada através de um software para a gestão e controle de contratos, como o Webdox CLM. 

Webdox está desenvolvido para abranger a gestão completa do ciclo de vida dos contratos. Porém, a plataforma não oferece apenas as ferramentas dedicadas a esta tarefa, e sim inclui potentes funcionalidades analíticas que permitem configurar os KPIs mais relevantes para que a sua empresa gerencie contratos com mais eficiência.