ERP: Definição, Casos de Uso e Limitações

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22 Março, 2022

A concorrência no mercado global é cada vez maior, exigindo que as organizações utilizem diferentes softwares para otimizar  e complementar os seus processos em busca de diferenciação.

Para isso, selecionar as ferramentas corretas pode permitir que uma empresa melhore o seu rendimento, mas para isso é necessário saber como funcionam e contar com métodos para medir o seu impacto no negócio. Entre os softwares disponíveis para a gerência legal estão os ERP e os CLM, duas opções complementares que buscam facilitar processos documentais dentro e fora das organizações. Você conhece a diferença? Sabe qual é o mais adequado para a gestão de contratos? E como estes softwares se complementam? 

Um Enterprise Resource Planning (ERP nas siglas em inglês) é um software de gestão empresarial que entrega um conjunto de aplicações integradas, agilizando e automatizando os processos de uma organização e criando um funcionamento mais ágil, preciso e eficiente. Trata-se de um processo consolidado para coletar e organizar dados da empresa através de um software integrado. 

Un ERP pode facilitar as operações de uma empresa em todos os seus departamentos (contabilidade, compras, gestão de projetos, gestão de risco e conformidade, operações da cadeia de suprimentos, etc.) com o fim de ajudar os líderes a entender e visualizar todas as ações do negócio. Assim, torna-se mais fácil identificar oportunidades e tomar decisões assertivas com informação concreta, o que impactará na concretização dos negócios e no futuro da empresa. 

Um ERP entrega visibilidade dos processos empresariais básicos e permite otimizar os sistemas através de um acompanhamento mais completo, apresentação de relatórios, gestão e intercâmbio de bases de dados e a melhora geral dos sistemas de informação. 

Qual é a diferença entre um sistema ERP e um BSM?

O ERP é uma ferramenta focada na gestão de diferentes recursos, negócios, aspectos e questões produtivas e de distribuição. Já um Business Spend Management (BSM pelas siglas em inglês) é um tipo de ERP mais global, com foco no gasto do negócio de forma geral.

Existem diferentes companhias de software ERP/BSM no mercado, focados na área de compras e abastacimento. Estes softwares buscam integrar a gestão de contratos de forma parcial, mas apenas com funcionalidades básicas focadas em gerar sinergias com sistemas para compras (licitações, fornecedores, controle de gastos, orçamentos, etc.). Em alguns casos, tentam abranger outras áreas como vendas e recursos humanos, porém este não costuma ser o foco destas plataformas.

Por sua parte, o software CLM da  Webdox abrange globalmente os processos e atividades relacionadas à gestão de contratos em uma empresa, como um sistema de negócios que centraliza, consolida, automatiza e agiliza processos, arquivos e comunicações relevantes para a correta gestão de contratos nas organizações.

Claramente o foco de um ERP não é a gestão contratual, porém alguns destes softwares integram a gestão de documentos, com o fim de dar continuidade aos processos de abastecimento e compras. Portanto, integram funcionalidades básicas de administração de contratos, de forma parcial, integrados a sistemas para compras (licitações, fornecedores, orçamentos, etc.).  

Alguns ERP mais avançados na gestão contratual pretendem abranger outras áreas como vendas e recursos humanos, porém esta não é a especialidade ou foco destas plataformas, que são mais direcionadas para a área de compras e não oferecem funcionalidades para a gestão de contratos após a assinatura de acordos.

Por isso, é fácil entender que para a gestão eficiente de contratos, um ERP não é a plataforma mais adequada. Estes sistemas são oferecem ferramentas para lidar com as diferentes etapas do ciclo de vida de um contrato, e não resolvem as necessidades específicas de cada área quanto à negociação e assinatura de acordos. Vale ressaltar que este trabalho é crucial e transversal para muitas gerências, já que o contrato é um ativo importante para a sustentação de qualquer negócio, seja nos setores de Compras, Jurídico, Recursos Humanos, Administrativo, etc. 

Em resumo, o ERP pode falhar em 3 aspectos cruciais:

  • A adaptabilidade aos processos de cada área e flexibilidade para configurações.
  • A capacidade de gerar a colaboração e comunicação efetiva entre áreas.
  • Carência de funcionalidades, tanto em quantidade como em usabilidade.

O foco de um CLMS (Contract Lifecycle Management Software) entrega recursos adequados para as necessidades contratuais de qualquer organização:

  •  É um software para a administração do ciclo de vida dos contratos. Cobre por completo as etapas do ciclo de vida de um contrato: Solicitação, Elaboração, Aprovação, Assinatura, Rastreabilidade, Monitoramento, Análise, Renovações, etc.
  • É integral, global e flexível para resolver as necessidades contratuais de todas as áreas de uma empresa, principalmente entregando mais controle e organização para a área jurídica.

Um CLMS centraliza, consolida, automatiza e agiliza todos os processos, arquivos e comunicações relevantes para a gestão de contratos. Por outro lado, também é um software que se orienta a cumprir os regulamentos governamentais e normativas profissionais de cada empresa e país onde atua.

Webdox é o CLMS líder na América Latina. Os seus principais objetivos são entregar:

  • Eficiência e Colaboração: Criar, padronizar e centralizar o processo de elaboração de cada contrato e documento com rapidez e agilidade.
  • Conteúdo robusto nos contratos: Geração de contratos com as condições adequadas e alinhados com as normativas e regulações vigentes.
  • Controle e Gestão: Otimizar o rendimento e cumprimento do que é pactuado em cada contrato.

Webdox é capaz de solucionar, de maneira integral, os processos de negociação, assinatura e gestão dos contratos, com foco especial na eficiência, colaboração e comunicação em cada etapa do ciclo de vida destes documentos. Além disso, a plataforma é flexível e adaptável, pelo que pode ser implementada em diferentes segmentos da indústria.

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