I. Etapas de uma negociação com fornecedores

Para que um gerente de compras possa negociar com um fornecedor, ele deve ser capaz de organizar e antecipar o fornecedor. Ele deve, portanto, saber o que pedir, como pedir e, acima de tudo, a quem pedir. Em uma negociação, ambas as partes dominam o terreno, mas o mais importante é entender como organizá-lo. Você sabe como negociar uma compra a fim de obter um bom acordo final? Deloitte explica como melhorar a negociação com fornecedores passo a passo: 

 

 

1| Veja o fornecedor como aliado

O primeiro passo antes de negociar com um fornecedor é que a pessoa responsável pela compra possa vê-los como um aliado e não como um inimigo. As compras da empresa e, portanto, suas operações dependem delas. O comprador, portanto, deve ser capaz de estabelecer relações e comunicações cordiais e duradouras com seus fornecedores, a fim de alcançar as melhores negociações não apenas naquele momento preciso, mas também no futuro, e refletir isso em seu contrato. O principal objetivo de estabelecer uma parceria entre comprador e fornecedor é tornar a relação mutuamente benéfica. Desta forma, de forma colaborativa, são construídas estratégias de valor para a empresa.

 

2| Selecione parceiros estratégicos

Ao segmentar a base de fornecedores, é importante olhar além do financeiro e considerar as diferenças na cultura corporativa, modelo operacional e práticas comerciais. Selecionar um parceiro estratégico como comprador significa pensar nas vantagens competitivas não só de hoje, mas também de amanhã, e quais fornecedores poderiam apoiá-lo.

 

3| Alinhe-se interna e externamente

O alinhamento com as partes interessadas empresariais requer uma compreensão abrangente das exigências e iniciativas existentes dentro e fora da organização. Para uma boa negociação, então, é importante mudar o foco para a cadeia de fornecimento ampliada, avaliando e julgando as causas e efeitos não apenas para sua própria empresa, mas também para toda a rede de fornecedores estratégicos.

 

4| Estabeleça relações mutuamente benéficas

Ao negociar com os fornecedores, certifique-se de negociar um contrato mutuamente benéfico, levando em conta ações imediatas e compromissos futuros. Fundamental para isso é a capacidade de fomentar a colaboração, treinando cada funcionário de compras no gerenciamento de conflitos, na resolução de problemas e na capacidade de criar redes duradouras.

 

5| Selecione KPIs significativos e compartilhe as informações

Selecionar medidas que sejam relevantes para os fornecedores e para a empresa, com base em objetivos estratégicos definidos mutuamente, e ser específico no modo como os objetivos devem ser medidos. Para isso, é necessário ser capaz de comunicar informações de forma aberta e contínua, garantindo fluidez em ambos os sentidos, em tempo real.

 

6| Aceite as mudanças

É importante ser capaz de reconhecer que entrar em qualquer relacionamento com um fornecedor estratégico resultará em uma série de transformações dentro de cada organização parceira, e que é necessário um compromisso mútuo e a aceitação de mudanças contínuas e incrementais.

 

7| Passe da estratégia à ação

Uma vez que a empresa tenha passado da estratégia inicial de comunicação com seus fornecedores, há duas formas comuns e não exclusivas de iniciar uma negociação: identificando e mobilizando as partes interessadas internas e realizando pesquisas externas com os principais fornecedores. Geralmente, isto envolve o trabalho em diferentes questões com fornecedores estratégicos. As matrizes de comunicação existentes podem ser um bom ponto de partida para primeiro identificar as partes interessadas internas. Uma vez identificadas e avaliadas todas as relações internas, é hora de designar um gerente dedicado para coordenar e gerenciar todas as atividades de uma perspectiva neutra, de ponta a ponta no futuro, com fornecedores externos.

A realização de uma pesquisa com os principais atores dentro da base de fornecimento da empresa pode melhorar muito a estratégia de negociação e apoiar sua implementação. Ele ajuda a responder perguntas como o que o mercado pensa sobre nossa empresa, o que os fornecedores identificam como pontos fortes e oportunidades fundamentais para trabalhar conosco?

 

II. Problemas comuns nas negociações com fornecedores

Como sabemos, a gestão de compras e aquisições de uma empresa é uma função muito importante na cadeia de fornecimento, já que esta é a forma de aumentar a margem de lucro. Consequentemente, o sucesso de uma empresa está diretamente ligado à excelente gestão de compras. Entre os problemas comuns que surgem ao negociar com fornecedores, podemos citar os seguintes:

  • A falta de um sistema de negociação estabelecido e definido.
  • Ineficiência na seleção meticulosa e estratégica de fornecedores.
  • Má comunicação ou pouca apreciação da relação estabelecida com os fornecedores.
  • Falta de conhecimento dos produtos adquiridos como empresa.
  • Controle deficiente no planejamento da produção ou nas previsões de vendas.
  • Falta de padronização e controle no processo de negociação de contratos com fornecedores, resultando em problemas contratuais.

Este último ponto é de particular relevância, pois o contrato é o acordo legítimo da relação a ser estabelecida com o fornecedor. Se não houver uma boa negociação contratual com o fornecedor, será difícil ver os benefícios gerais para a empresa. Uma boa negociação de contrato se traduz em: 

  • Reduzir custos e aumentar a eficiência além dos esforços tradicionais de fornecimento e gestão de categorias, estabelecendo relacionamentos de longo prazo e processos de comunicação eficazes.
  • Gerenciando o risco e a conformidade dos fornecedores, reforçando a transparência e a visibilidade global das principais relações através de políticas e processos, métricas e ferramentas.
  • Conduzindo o desempenho do fornecedor de forma transparente e sustentável.
  • Melhoria contínua das operações, através de relações de longo prazo com fornecedores, permitindo a criação de uma cadeia de fornecimento mais eficaz e eficiente.
  • Fomentar o desenvolvimento empresarial e a inovação, identificando e implementando conjuntamente novas oportunidades de mercado, compartilhando visão e estratégia através do planejamento conjunto a partir do mesmo contrato.

III. Estratégias de negociação com fornecedores

Para que a empresa possa desenvolver sua atividade corretamente e evitar problemas na cadeia de abastecimento, existem algumas técnicas úteis que melhoram a negociação com os fornecedores:

  • Esteja informado: a primeira coisa é poder fazer uma boa pesquisa de mercado, aliar-se como empresa com os parceiros mais estratégicos e os mais adequados para a empresa de acordo com os produtos que eles oferecem, sua qualidade, preços e serviços.
  • Prepare a negociação: não basta apenas investigar os possíveis fornecedores de sua empresa. Você também deve preparar antecipadamente os objetivos a serem alcançados a fim de determinar o que deseja alcançar e até que ponto é possível negociar com o fornecedor. Para isso, é importante calcular a margem de lucro dos produtos, a fim de poder fazer uma negociação com critérios.
  • Deixe o fornecedor conhecer sua empresa: é comum que os fornecedores não saibam nada sobre a empresa à qual oferecem seus serviços e bens, entretanto, é essencial que eles conheçam sua empresa. Explique em que consiste seu negócio para que um canal de comunicação eficaz e informado possa ser estabelecido entre as partes envolvidas.
  • Mencione a concorrência: se ela for benéfica em um determinado aspecto, não tenha medo de mencionar a concorrência para incentivar e alcançar uma negociação justa.
  • Tome seu tempo: as decisões de compra não devem ser apressadas. Pense cuidadosamente sobre as condições antes de chegar a um acordo. Se algo não for convincente, a negociação deve continuar ou, em alguns casos, continuar a procurar outros aliados estratégicos.
  • Coloque tudo isso em um contrato: negociar com fornecedores pode ser um processo longo. É importante ser capaz de capturar todo o processo durante o ciclo de vida de um contrato e depois obter cada um dos objetivos estipulados no contrato.

 

IV. Como a boa gestão de contratos ajuda na negociação

Uma vez que você tenha negociado com fornecedores para sua empresa, é essencial poder colocar todo o processo em um contrato escrito que seja redigido e assinado por ambas as partes. Uma boa gestão de contratos, portanto, é fundamental para estabelecer uma relação benéfica entre comprador e fornecedor.

Ambas as partes devem concordar sobre o que o documento cobrirá, incluindo detalhes de preço, condições de pagamento e cronogramas de entrega. A assessoria da gerência jurídica deve ser considerada para elaborar termos e condições padrão, pois eles têm o conhecimento ou know-how para salvaguardar e obter conformidade, fiel ao que foi acordado. Os contratos e sua boa gestão são essenciais para proteger os interesses de ambas as partes e para registrar todas as garantias dadas. Para este fim, é importante assegurar que o contrato inclua qualquer resolução de disputa ou procedimentos de saída a serem seguidos se qualquer das partes estiver insatisfeita com a relação ou desejar rescindir o contrato.

A melhoria da gestão de contratos é fundamental para uma boa negociação. A gestão de fornecedores não requer mais infinitas cadeias de e-mail e chamadas telefônicas de registro. Se a gestão de contratos utiliza boa tecnologia, as negociações podem ser capturadas e visíveis a qualquer momento, garantindo que a empresa obtenha os produtos de melhor valor ao melhor custo.

A tecnologia simplifica o gerenciamento do relacionamento com o fornecedor, portanto, é uma boa idéia investir em software de gerenciamento de contratos para acompanhar as informações de seu fornecedor em um só lugar.

Além disso, a visibilidade em tempo real é assegurada: a equipe obtém uma visão completa do processo de negociação com os fornecedores no momento exato em que eles precisam. É este tipo de visibilidade que lhes permite reduzir o tempo e chegar a uma melhor negociação e acordo final.

V. Usos de um CLM para uma negociação mutuamente vantajosa com seu fornecedor

Na era digital atual, os gerentes de compras podem confiar nas ferramentas tecnológicas ao negociar com os fornecedores, mas continuam a recorrer às negociações convencionais em todas as suas relações comerciais. A maioria dos profissionais da área diz que hoje em dia a melhor maneira de gerenciar alianças estratégicas com fornecedores é através de software que torna visível todo o processo de negociação e estabelece prazos para revisão e aprovação de objetivos.

O software CLM é uma ferramenta que cobre de forma abrangente os processos e atividades relacionadas à gestão de contratos em sua empresa, tomando os processos de pré-sinalização, assinatura e pós-sinalização como um todo. Ele centraliza, consolida, automatiza e racionaliza processos, arquivos e comunicações relevantes para a correta gestão de contratos.

Ao esclarecer e tornar todo o processo visível, um CLM permite que uma empresa compradora se beneficie de uma boa comunicação, o que a longo prazo traz benefícios tangíveis, como por exemplo:

  • Menos tempo perdido no esclarecimento e compreensão dos contratos firmados.
  • Visibilidade de todo o processo de negociação em um só lugar e em tempo real para o comprador.
  • Rapidez e agilidade, pois é um processo 100% digital, desde a criação até a assinatura.

 

Em resumo, um CLM melhora as estratégias e benefícios de uma boa negociação com fornecedores, gerenciando as posições de poder entre comprador e fornecedor, bem como gerando, a longo prazo, uma situação vantajosa para ambas as partes, mutuamente benéfica. Webdox é um software CLM que, nesta área, consegue se posicionar como uma ferramenta estratégica para apoiar a gestão de compras em suas negociações com fornecedores.

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