Estratégias de negociação no setor de compras

Para que um gerente de compras possa negociar com um fornecedor, ele deve ser capaz de organizar e antecipar o fornecedor. Ele deve, portanto, saber o que pedir, como pedir e, acima de tudo, a quem pedir. Em uma negociação, ambas as partes dominam o terreno, mas o mais importante é entender como organizá-lo. Você sabe como negociar uma compra a fim de obter um bom acordo final? Deloitte explica como melhorar a negociação com fornecedores passo a passo: 

O primeiro passo antes de negociar com um fornecedor é que a pessoa responsável pela compra possa vê-los como um aliado e não como um inimigo. As compras da empresa e, portanto, suas operações dependem delas. O comprador, portanto, deve ser capaz de estabelecer relações e comunicações cordiais e duradouras com seus fornecedores, a fim de alcançar as melhores negociações não apenas naquele momento preciso, mas também no futuro, e refletir isso em seu contrato. O principal objetivo de estabelecer uma parceria entre comprador e fornecedor é tornar a relação mutuamente benéfica. Desta forma, de forma colaborativa, são construídas estratégias de valor para a empresa.

Ao segmentar a base de fornecedores, é importante olhar além do financeiro e considerar as diferenças na cultura corporativa, modelo operacional e práticas comerciais. Selecionar um parceiro estratégico como comprador significa pensar nas vantagens competitivas não só de hoje, mas também de amanhã, e quais fornecedores poderiam apoiá-lo.

O alinhamento com as partes interessadas empresariais requer uma compreensão abrangente das exigências e iniciativas existentes dentro e fora da organização. Para uma boa negociação, então, é importante mudar o foco para a cadeia de fornecimento ampliada, avaliando e julgando as causas e efeitos não apenas para sua própria empresa, mas também para toda a rede de fornecedores estratégicos.

Ao negociar com os fornecedores, certifique-se de negociar um contrato mutuamente benéfico, levando em conta ações imediatas e compromissos futuros. Fundamental para isso é a capacidade de fomentar a colaboração, treinando cada funcionário de compras no gerenciamento de conflitos, na resolução de problemas e na capacidade de criar redes duradouras.

Selecionar medidas que sejam relevantes para os fornecedores e para a empresa, com base em objetivos estratégicos definidos mutuamente, e ser específico no modo como os objetivos devem ser medidos. Para isso, é necessário ser capaz de comunicar informações de forma aberta e contínua, garantindo fluidez em ambos os sentidos, em tempo real.

É importante ser capaz de reconhecer que entrar em qualquer relacionamento com um fornecedor estratégico resultará em uma série de transformações dentro de cada organização parceira, e que é necessário um compromisso mútuo e a aceitação de mudanças contínuas e incrementais.

Uma vez que a empresa tenha passado da estratégia inicial de comunicação com seus fornecedores, há duas formas comuns e não exclusivas de iniciar uma negociação: identificando e mobilizando as partes interessadas internas e realizando pesquisas externas com os principais fornecedores. Geralmente, isto envolve o trabalho em diferentes questões com fornecedores estratégicos. As matrizes de comunicação existentes podem ser um bom ponto de partida para primeiro identificar as partes interessadas internas. Uma vez identificadas e avaliadas todas as relações internas, é hora de designar um gerente dedicado para coordenar e gerenciar todas as atividades de uma perspectiva neutra, de ponta a ponta no futuro, com fornecedores externos.

A realização de uma pesquisa com os principais atores dentro da base de fornecimento da empresa pode melhorar muito a estratégia de negociação e apoiar sua implementação. Ele ajuda a responder perguntas como o que o mercado pensa sobre nossa empresa, o que os fornecedores identificam como pontos fortes e oportunidades fundamentais para trabalhar conosco?

Como sabemos, a gestão de compras e aquisições de uma empresa é uma função muito importante na cadeia de fornecimento, já que esta é a forma de aumentar a margem de lucro. Consequentemente, o sucesso de uma empresa está diretamente ligado à excelente gestão de compras. Entre os problemas comuns que surgem ao negociar com fornecedores, podemos citar os seguintes:

• A falta de um sistema de negociação estabelecido e definido.
• Ineficiência na seleção meticulosa e estratégica de fornecedores.
• Má comunicação ou pouca apreciação da relação estabelecida com os fornecedores.
• Falta de conhecimento dos produtos adquiridos como empresa.
• Controle deficiente no planejamento da produção ou nas previsões de vendas.
• Falta de padronização e controle no processo de negociação de contratos com fornecedores, resultando em problemas contratuais.

Este último ponto é de particular relevância, pois o contrato é o acordo legítimo da relação a ser estabelecida com o fornecedor. Se não houver uma boa negociação contratual com o fornecedor, será difícil ver os benefícios gerais para a empresa. Uma boa negociação de contrato se traduz em: 

• Reduzir custos e aumentar a eficiência além dos esforços tradicionais de fornecimento e gestão de categorias, estabelecendo relacionamentos de longo prazo e processos de comunicação eficazes.
• Gerenciando o risco e a conformidade dos fornecedores, reforçando a transparência e a visibilidade global das principais relações através de políticas e processos, métricas e ferramentas.
• Conduzindo o desempenho do fornecedor de forma transparente e sustentável.
• Melhoria contínua das operações, através de relações de longo prazo com fornecedores, permitindo a criação de uma cadeia de fornecimento mais eficaz e eficiente.
• Fomentar o desenvolvimento empresarial e a inovação, identificando e implementando conjuntamente novas oportunidades de mercado, compartilhando visão e estratégia através do planejamento conjunto a partir do mesmo contrato.

Para que a empresa possa desenvolver sua atividade corretamente e evitar problemas na cadeia de abastecimento, existem algumas técnicas úteis que melhoram a negociação com os fornecedores:

• Esteja informado: a primeira coisa é poder fazer uma boa pesquisa de mercado, aliar-se como empresa com os parceiros mais estratégicos e os mais adequados para a empresa de acordo com os produtos que eles oferecem, sua qualidade, preços e serviços.
• Prepare a negociação: não basta apenas investigar os possíveis fornecedores de sua empresa. Você também deve preparar antecipadamente os objetivos a serem alcançados a fim de determinar o que deseja alcançar e até que ponto é possível negociar com o fornecedor. Para isso, é importante calcular a margem de lucro dos produtos, a fim de poder fazer uma negociação com critérios.
• Deixe o fornecedor conhecer sua empresa: é comum que os fornecedores não saibam nada sobre a empresa à qual oferecem seus serviços e bens, entretanto, é essencial que eles conheçam sua empresa. Explique em que consiste seu negócio para que um canal de comunicação eficaz e informado possa ser estabelecido entre as partes envolvidas.
• Mencione a concorrência: se ela for benéfica em um determinado aspecto, não tenha medo de mencionar a concorrência para incentivar e alcançar uma negociação justa.
• Tome seu tempo: as decisões de compra não devem ser apressadas. Pense cuidadosamente sobre as condições antes de chegar a um acordo. Se algo não for convincente, a negociação deve continuar ou, em alguns casos, continuar a procurar outros aliados estratégicos.
• Coloque tudo isso em um contrato: negociar com fornecedores pode ser um processo longo. É importante ser capaz de capturar todo o processo durante o ciclo de vida de um contrato e depois obter cada um dos objetivos estipulados no contrato.

Uma vez que você tenha negociado com fornecedores para sua empresa, é essencial poder colocar todo o processo em um contrato escrito que seja redigido e assinado por ambas as partes. Uma boa gestão de contratos, portanto, é fundamental para estabelecer uma relação benéfica entre comprador e fornecedor.

Ambas as partes devem concordar sobre o que o documento cobrirá, incluindo detalhes de preço, condições de pagamento e cronogramas de entrega. A assessoria da gerência jurídica deve ser considerada para elaborar termos e condições padrão, pois eles têm o conhecimento ou know-how para salvaguardar e obter conformidade, fiel ao que foi acordado. Os contratos e sua boa gestão são essenciais para proteger os interesses de ambas as partes e para registrar todas as garantias dadas. Para este fim, é importante assegurar que o contrato inclua qualquer resolução de disputa ou procedimentos de saída a serem seguidos se qualquer das partes estiver insatisfeita com a relação ou desejar rescindir o contrato.

A melhoria da gestão de contratos é fundamental para uma boa negociação. A gestão de fornecedores não requer mais infinitas cadeias de e-mail e chamadas telefônicas de registro. Se a gestão de contratos utiliza boa tecnologia, as negociações podem ser capturadas e visíveis a qualquer momento, garantindo que a empresa obtenha os produtos de melhor valor ao melhor custo.

A tecnologia simplifica o gerenciamento do relacionamento com o fornecedor, portanto, é uma boa idéia investir em software de gerenciamento de contratos para acompanhar as informações de seu fornecedor em um só lugar.

Além disso, a visibilidade em tempo real é assegurada: a equipe obtém uma visão completa do processo de negociação com os fornecedores no momento exato em que eles precisam. É este tipo de visibilidade que lhes permite reduzir o tempo e chegar a uma melhor negociação e acordo final.

Na era digital atual, os gerentes de compras podem confiar nas ferramentas tecnológicas ao negociar com os fornecedores, mas continuam a recorrer às negociações convencionais em todas as suas relações comerciais. A maioria dos profissionais da área diz que hoje em dia a melhor maneira de gerenciar alianças estratégicas com fornecedores é através de software que torna visível todo o processo de negociação e estabelece prazos para revisão e aprovação de objetivos.

O software CLM é uma ferramenta que cobre de forma abrangente os processos e atividades relacionadas à gestão de contratos em sua empresa, tomando os processos de pré-sinalização, assinatura e pós-sinalização como um todo. Ele centraliza, consolida, automatiza e racionaliza processos, arquivos e comunicações relevantes para a correta gestão de contratos.

Ao esclarecer e tornar todo o processo visível, um CLM permite que uma empresa compradora se beneficie de uma boa comunicação, o que a longo prazo traz benefícios tangíveis, como por exemplo:

• Menos tempo perdido no esclarecimento e compreensão dos contratos firmados.
• Visibilidade de todo o processo de negociação em um só lugar e em tempo real para o comprador.
• Rapidez e agilidade, pois é um processo 100% digital, desde a criação até a assinatura.

Em resumo, um CLM melhora as estratégias e benefícios de uma boa negociação com fornecedores, gerenciando as posições de poder entre comprador e fornecedor, bem como gerando, a longo prazo, uma situação vantajosa para ambas as partes, mutuamente benéfica. Webdox é um software CLM que, nesta área, consegue se posicionar como uma ferramenta estratégica para apoiar a gestão de compras em suas negociações com fornecedores.