Introdução

Vivemos em um mundo cada vez mais complexo, onde a volatilidade e incerteza já fazem parte do dia-dia das empresas, especialmente neste contexto de pandemia mundial vivido durante o 2020.  Neste novo cenário, torna-se preciso a digitalização de cada processo dentro da companhia com as melhores ferramentas possíveis. Então, ganha relevância algo que antes era considerado como apenas uma formalidade ou trâmite jurídico, mas hoje representa um ativo de especial importância: os contratos e a sua administração virtual. 

 

Como os contratos são transversais a qualquer relação interna e externa dentro das empresas, existe na administração de contratos uma oportunidade para garantir o crescimento continuo das operações de uma companhia. Contudo, a gestão contratual é uma disciplina relativamente nova e são poucas as empresas que possuem uma área encarregada especificamente deste labor. Por isto, comumente esta tarefa se encontra espalhada em várias áreas da empresa e analogicamente, fazendo com que a sua administração seja difícil. Por essa razão, é muito útil conceber a gestão contratual como um processo integrado, utilizando para esta finalidade o modelo de ciclo de vida dos contratos.

O que é a administração do ciclo de vida dos contratos?

Antes de tudo, a administração do ciclo de vida dos contratos é um sistema que procura a automatização e otimização dos processos contratuais em todas as suas etapas. Desde a solicitude de um contrato, a elaboração, negociação, aprovação, assinatura e até o cumprimento do documento. Durante todas estas fases, interagem e participam diferentes áreas de uma mesma empresa, além de terceiros ou externos. 

Parece lógico, mas muitas companhias não têm definido apropriadamente este processo. Por isso, a perda ou “dispersão de contratos” é uma dor de cabeça comum nas empresas. No entanto, um contrato administrado ótima e eficientemente reduz os custos, economiza os tempos e recursos e facilita a relação comercial dentro e fora da organização.

Por esta razão, uma solução SaaS (Software-as-a-Service) para a administração do ciclo de vida de contratos ou CLM (Contract Lifecycle Management, pelas suas siglas em inglês) é uma ferramenta adequada para a automatização do processo de elaboração, execução e gestão de um dos ativos mais importantes das empresas: os contratos. 

Um CLM ajuda você a destravar o que muitas vezes é um processo moroso e complexo. Além disso, nestes tempos de necessária virtualidade são uma solução para poder ter todos os documentos contratuais disponibilizados, organizados e administrados em um único local, acessível em qualquer momento e situação.

As fases de um contrato

Sem um CLM para a administração de contratos, o estado e a saúde destes documentos é incerto: os riscos de perda de papel são elevados e a busca com determinados critérios se torna complexa e demorada. Porém, um software para a administração do ciclo de vida dos contratos pode potenciar e tornar transparente todas as etapas da gestão de contratos; padronizar os tempos, organizar as etapas e evidenciar as responsabilidades de cada um dos participantes nos contratos, tudo digitalmente, fazendo com que estes momentos de trabalho remoto sejam mais amenos para todos os membros de uma empresa. 

Aliás, o ciclo pode variar dependendo dos objetivos e das metas que tenha a organização. Esta guia estabelece 6 etapas chave dentro desse processo e mostra a gestão com um Software de Administração de Contratos:

1. Solicitudes: o início da administração de contratos 

São muitas as circunstâncias nas que, dentro de alguma área da empresa, alguém requer da redação de um novo contrato. Seja na área de compras, quando é preciso contratar um fornecedor, seja na área de vendas, para a formalização de um negócio com um novo cliente. 

No mesmo instante em que um novo contrato é requerido, começa o ciclo de vida do contrato. No entanto, na maioria das empresas não existe um processo devidamente estabelecido na solicitude de novos contratos, gerando uma série de consequências indesejadas. No primeiro lugar, aqueles que precisam de um novo contrato nem sequer conhecem previamente para quem deveria ser dirigida a redação: deveriam enviá-lo para a área jurídica? Se sim, sob que circunstâncias deveria ser solicitado o contrato nesta área? Vai depender da quantia do negócio? Deverá se realizar quando não se tem um contrato padrão?

Assim que é determinado que a solicitude deve ser enviada para o departamento jurídico, o processo se torna mais moroso, pois as solicitudes comumente são realizadas por múltiplas vias: correio, telefone, WhatsApp ou, inclusive, por meio de uma conversa informal no corredor. Com as solicitudes vindo desde diversas plataformas, o departamento jurídico não consegue assignar adequadamente as solicitudes e acabam sem uma resolução clara nem com um seguimento apropriado. 

 

Outro problema que enfrenta o departamento jurídico é que frequentemente recebe as solicitudes com informações incompletas, ou seja, não são fornecidos todos os dados necessários para a geração de um novo contrato, pelo que algum membro da área deve obter as informações faltantes para conseguir iniciar, por fim, a redação. 

 

Considerando o anterior, não é estranho que no nono inquérito anual de operações dentro do departamento jurídico, realizada pelo Blickstein Group, os profissionais desta área tenham declarado que passam um 13% do seu tempo em labores administrativos externos à área jurídica. Se adicionarmos a isso o 19% do tempo que gastam em labores administrativas internas do departamento, os profissionais passam, em total, um 32% do seu tempo realizando esses trabalhos ao invés de dedicá-lo no desenvolvimento dos labores jurídicos. Sabendo que uma das reclamações mais frequentes do departamento jurídico é a falta de orçamento para a contratação de mais advogados, é algo que as empresas simplesmente não podem mais se permitir. 

 

Por conta de tudo isso, é crucial poder automatizar o processo de solicitude de novos contratos. Afortunadamente, a tecnologia permite a unificação do canal pelo qual se geram as solicitudes, conseguindo formalizar o processo. Isto permite que o departamento jurídico possa centralizar as suas solicitudes para, assim, assignar os seus recursos conforme o nível de complexidade e prioridade de cada caso. A formalização deste processo também exige que as solicitudes incluam todas as informações que os profissionais da área jurídica poderiam requerer para a redação dos novos contratos, reduzindo significativamente o tempo de dedicação aos labores administrativos externos à área jurídica. Um software de administração de contratos como o da Webdox conta com um complexo sistema para a solicitação de novos contratos que, além de conseguir a centralização do processo, outorga também a possibilidade de configurar as solicitudes de acordo com a realidade de cada empresa, estabelecendo as diferentes funções e encarregados de cada solicitude dependendo da sua complexidade ou natureza.

2. Revisão de contratos: como acelerar o processo dentro da sua empresa

Após as solicitudes, vem o processo de elaboração e revisão dos contratos. Esta tarefa é realizada pelo pessoal administrativo que cumpre com dita função, mas não deve ser esquecida a importância de uma análise continua que permita avaliar o desenvolvimento dos processos envolvidos. 

Outra problemática que surge a partir das fases do contrato é o tempo percorrido para chegar a um acordo e à assinatura dos participantes. 

 

Como agilizar a revisão destes documentos sem cometer nenhum tipo de erro que possa gerar perdas de recursos?

 

Um software para a administração de contratos é capaz de automatizar o processo e acabar com as demoras desnecessárias e ineficiências na revisão de documento.

 

Visibilidade do seu processo de revisão de contratos

A maioria das empresas administram os seus contratos manualmente, fazendo com que o ciclo de vida de um contrato seja incerto, pode ser rápido porque não tem tempo para uma revisão exaustiva do conteúdo –podendo provocar erros- ou bem, pode demorar muito porque as cláusulas, funções e objetivos não são claros. 

O maior risco da revisão manual de contratos é que o erro humano pode custar muito. Por sua vez, um contrato administrado ótima e eficientemente reduz os custos, economiza os tempo e recursos e, ao mesmo tempo, entrega certezas sobre o processo, facilitando a relação comercial dentro e fora da organização. Garantir que os contratos sejam construídos e controlados desde a sua elaboração até a sua finalização com rastreabilidade e monitorização vai trazer tranquilidade para todos os envolvidos. 

 

Um software para a administração de contratos acelera e transparenta esse processo, padronizando os tempos, organizando as etapas e evidenciando as responsabilidades especialmente hoje, quando as ofertas se tornam mais complexas e sob uma maior pressão por se moverem rápida e efetivamente de forma virtual. 

Administrar a revisão de contratos complexos 

Nos contratos com cláusulas padrão não é requerido passar por múltiplas revisões, mas em contratos mais complexos é provável que existam segmentos de conteúdo que requeiram de uma extensa leitura para a sua aprovação, tornando-se preciso ter a certeza de que tais informações serão revisadas corretamente no momento adequado. 

 

Se o processo for manual, os administradores devem revisar o documento completo para corroborar se há partes onde não é preciso fazer modificações, gerando grandes perdas de tempo. Por sua vez, um software especializado para a administração do ciclo de vida dos contratos permite a identificação dos segmentos de conteúdo específico que podem ser modificados, fazendo uma distinção automática e separando o conteúdo trabalhado com um filtro que reconhece tudo aquilo que é novo, não como as cláusulas padrões. Registrando todos os comentários, datas, tempos e mudanças realizadas, facilita-se a tarefa para um posterior seguimento durante a auditoria do contrato. Deste modo, nada fica à toa, pois existe um acesso mais direto e fácil para a visualização de cada processo, com tempos definidos para cada revisão.

 

Quando o processo de revisão tenha concluído, o contrato será enviado às diferentes partes envolvidas para ser assinado. Continue lendo para conhecer mais sobre a etapa de assinatura dos contratos.

3. Assinatura eletrônica de contratos: Acelere a reduza custos 

Atualmente, grande parte dos trâmites e processos relacionados com a administração de contratos é digital. Desde a redação em um processador de texto eletrônico (Word ou outros) até o seu armazenamento em uma biblioteca ou repositório digital.

Ainda que a digitalização de processos nas empresas seja cada vez maior, na área jurídica ainda resta um resquício do passado que tem um importante papel no processo de aprovação de um contrato: a assinatura manuscrita. 

 

Atualmente, procura-se acelerar os processos de gestão de documentos em vários países implementando a assinatura eletrônica ou digital, regida por diferentes normativas conforme a legislação de cada território. Qual é o benefício que traz para você, como empresa, a utilização deste método de assinatura?

1. Economia de tempo

A assinatura manuscrita apresenta demoras intrínsecas difíceis de erradicar. Implica, frequentemente, a impressão do documento, a sua digitalização e o envio eletrônico de ambas as partes interessadas. Às vezes, em contratos mais complexos, é preciso que esse mecanismo se realize múltiplas vezes para várias pessoas envolvidas no contrato.

Bem como explica a empresa de certificação Signaturit, o trâmite mediante o mecanismo tradicional manual pode demorar, como média, 5 dias. Com a ferramenta digital de assinatura eletrônica é possível fazer tudo em uma média de 30 minutos.

2. Menores custos

No caso do trâmite de uma assinatura, o mecanismo tradicional incorre em gastos em material (impressão em papel e tintas de impressão), o custo de envio do papel físico para a sua assinatura e retorno, gastos pelo envio de correio normal ou certificado por um serviço de courier privado, entre outros. Todos esses custos associados são reduzidos a zero quando toda a tramitação da assinatura é digital.

3. Fácil acesso às informações 

Comparado com a versão tradicional, o documento é disponibilizado rápida e facilmente. Por meio de um software de administração de contratos como o da Webdox, a sua procura em formato digital também se torna muito mais eficiente. 

4. Outorgue validade jurídica ao intercâmbio eletrônico entre as partes 

Cada vez são mais as empresas que estão confiando a administração dos seus processos nas ferramentas tecnológicas. O uso de uma solução tão eficaz e pertinente como esta ajuda na redução de incertezas e desconfianças entre os participantes do processo.

No entanto, o tipo de assinatura eletrônica a ser utilizada vai depender do tipo de documento a ser assinado. Muitas empresas utilizam a versão simples, que basicamente consiste na fotografia de uma assinatura real, sobretudo na tramitação interna que não requer validade jurídica. É esse o caso de contratos de trabalho, liquidações de salário, memorandos da empresa, etc. 

A assinatura digital ou eletrônica avançada, por sua vez, é muito superior, pois ela requer o seu cadastro e validação por uma empresa especializada, por meio do uso de um dispositivo de autenticação. Isso tem dado uma percepção de alto custo para esse tipo de assinatura e, portanto, tem sido utilizada principalmente para documentos que, devido às suas implicações jurídicas, precisam que a assinatura tenha plena validade jurídica por parte de um alto executivo ou diretivo. 

Mas, como é incorporada a assinatura eletrônica dentro do ciclo de vida dos contratos?

Com um software como o da Webdox, é possível incluir facilmente a assinatura eletrônica e as suas diferentes formas como parte da administração do ciclo de vida dos contratos:

  • Cadastramento (cadastro da assinatura eletrônica de cada pessoa).
  • Emissão de certificado (pode ser anual, bianual, etc.).
  • Obtenção do dispositivo de autenticação.
  • Assinatura eletrônica simples integrada no produto, certificada pelo Digicert para poder assinar todo tipo de contratos.
  • Assinatura eletrônica avançada por médio de um Add-On (Mifiel, no México).

4. Renovação de contratos: 4 problemas evitáveis com tecnologia 

Continuando com o ciclo de vida do contrato, uma das etapas finais e fundamentais é a renovação ou renegociação, em que às vezes ocorrem imprevistos e expirações sobre os que deveríamos prestar atenção.

Nesta parte do processo contratual, muitas vezes acontecem imprevistos como a expiração da vigência de um contrato. Isto é devido, principalmente, a que os responsáveis não lembram da data de caducidade. O problema é que esses esquecimentos podem gerar uma grande dor cabeça para a equipe encarregada dos contratos, a equipe jurídica e, também, outros membros da organização, bem como uma desconfiança para a contraparte u outros problemas de relação comercial. Contudo, com um software de administração de contratos esse e outros problemas podem ser evitados:

Confusão e esquecimento de datas

É um dos problemas mais comuns dentro da administração de contratos, pois estes documentos frequentemente são arquivados sem ter realizado uma análise sobre quais são as datas, os termos e os marcos chave. É preciso um sistema capaz de registrar as datas chave que permita a configuração de alertas proativamente. 

 

Um Software como o da Webdox permite estabelecer alertas com base nas datas chave dos contratos, como o dia de expiração, a caducidade de uma boleta de garantia ou algum marco relevante do documento. Além disso, é possível definir os usuários a serem alertados, a quantidade de notificações a ser recebida e o tempo de aviso de cada um. Esta funcionalidade é completamente configurável e, também, conta com um painel que permite a visualização do estado dos contratos para ter tudo sob controle.

Custos não orçamentados e perda do poder de negociação 

A partir da problemática anterior, comumente são causadas duas consequências indesejadas: por um lado, o fato de que uma data importante passe desapercebida poderia causar cobranças adicionais, as quais podem ser completamente ignoradas até que a contraparte se pronuncie e, para esse então, o caso já estaria perdido. Por outro lado, em contratos de trato sucessivo, em que a única oportunidade de renegociar as condições do contrato é, geralmente, perto da data de renovação do contrato, é importantíssimo ter o tempo suficiente para aprontar as negociações, de outra forma, o contrato simplesmente será renovado de maneira automática, perdendo-se a possibilidade de melhoramento das condições comerciais para a empresa. 

Cláusulas omitidas ou não atualizadas

O momento de renovação de um contrato é a instância ideal para adicionar, mudar ou atualizar algumas das suas cláusulas, garantindo que o contrato continue sendo um suporte válido para o negócio, capaz de enfrentar as novas condições do mercado. Os problemas surgem quando chega o momento da renovação e não se conta com um processo previamente estabelecido. Diante disto, muitas vezes opta-se por manter os contratos com cláusulas obsoletas ou que não se aplicam às condições atuais do mercado.

 

Por isso a importância da automatização do processo, de estabelecer com anterioridade à renovação de um contrato quais são as cláusulas susceptíveis a modificações, bem como a relevância dos encarregados ou interessados revisarem um fragmento em particular, mantendo os contratos 100% úteis e operativos.

Custos desnecessários por armazenamento de documentos físicos

A renovação de um contrato implica gerar um novo documento com todos os custos que são envolvidos no processo:

    • Armazenamento
    • Infraestrutura para combater incêndios
    • Controle de acesso ao local de armazenamento
    • Busca manual desses documentos
    • Reescrita, revisão e aprovação dos documentos
    • Reimpressão de documentos de data muito extensa
  • Custo de carimbagem dos documentos, etc.

Às vezes, para um único negócio são gerados inumeráveis documentos conforme os contratos têm sido renovados. O anterior produz que um contrato gere “custos herdados”, os quais são acumulados ano após ano. Todos esses custos são reduzidos significativamente contando com um software para a administração contratual. Continue lendo sobre os custos associados à negociação de contratos na sua empresa. 

5. Negociação de contratos: o custo de uma negociação interminável 

As empresas perdem a cada ano o equivalente a um 4% da sua faturação devido a negociações de contratos que são excessivamente prologadas. Junto com as dificuldades habituais de chegar a um acordo, adiciona-se uma gestão documental ineficiente que alonga ainda mais os prazos. Você sabe como evitar isso na sua empresa? 

Com certeza, este tipo de situações lhe será familiar: a sua empresa leva meses negociando um importante acordo com um cliente ou fornecedor. Ambas as partes estão interessadas, mas o processo de negociação parecesse não ter fim: constantes modificações no contrato, cláusulas que são discutidas até a última vírgula, mudanças que não foram aplicadas corretamente, rascunhos antigos que “casualmente” continuam sendo considerados nas reuniões e mais e mais correios eletrônicos. 

 

Enquanto a negociação se estende, a sua empresa está perdendo dinheiro e oportunidades de negócio. Não é uma coisa que aconteça apenas na sua companhia: a Associação Internacional para a Gestão Comercial e Contratual (WorldCC) pondera que as empresas perdem a cada ano um 4% da sua faturação devido aos custos de negociações prolongadas excessivamente. 

 

As causas mais habituais que provocam retraso nas negociações são:

  • A complexidade e o valor do acordo
  • As relações que existem entre as partes
  • As habilidades dos negociadores
  • O nível de planejamento e compromisso
  • A falta de tecnologia adequada para a administração dos contratos

6. Os KPI’s essenciais para a administração de contratos

O último ponto, mas igual de relevante do que todos os anteriormente abordados, é a identificação dos KPI’s da administração de contratos.

 

Sem estratégia, uma empresa não poderá determinar se tem ou não sucesso, pois é na abordagem da estratégia quando são definidos quais são os objetivos e as metas a atingir, quer dizer, para onde que se quer chegar. Por outro lado, uma boa estratégia sem a adequada execução transforma-se simplesmente em um monte de boas intenções. Porém, como saber se estamos executando corretamente a estratégia e nos encontramos encaminhados para o sucesso das metas propostas?

 

Os KPI, ou Key Performance Indicators, são indicadores chave que permitem ter um diagnóstico do estado de uma empresa ou área especifica respeito do sucesso das suas metas. A administração do ciclo de vida do contrato oferece uma excelente oportunidade para obter os KPI’s que nos ajudam na consecução dos objetivos da empresa. Mais do que cifras puramente informativas, devem ser tratados como métricas sobre as quais é vital a realização de alguma gestão. Um KPI é mais do que um indicador, é informação acionável. 

 

Dentro dos KPI’s mais relevantes de prazos de contratos, temos:

  • O tempo médio entre a solicitude e a assinatura de um contrato
  • Dias de retraso em aprovações 

Os dois são indicadores chave que permitem saber quanto tempo está tomando a nossa empresa em ter um contrato assinado depois de que ele é requerido e se tem retraso nas aprovações requeridas para os mesmos. Tendo estes KPI sempre à mão, podemos saber onde é preciso ajustar os processos e reassignar recursos para, assim, ter os contratos prontos o antes possível.  

 

Agora, se falarmos da administração dos contratos com fornecedores para garantir uma correta e continua operação, existem outros KPI que não permitem tomar ações proativas, como por exemplo:

  • Quantidade de contratos por fornecedor, tipo de contrato, cidade, etc. 
  • Preço médio por contrato
  • Porcentagem de contratos por expirar
  • Contratos por expirar e quantias dos mesmos em uma determinada faixa temporal 

Tal como esses, poderiam ser desenvolvidos outros KPI’s para cada área de uma empresa, como Compras ou RRHH.

Como obter esses KPI?

Não é suficiente com saber que KPI medir. Também, é preciso contar com um método confiável para a obtenção dos mesmos. Aqui a tecnologia é muito relevante, pois todos os indicadores mencionados poderiam se obter de forma automatizada utilizando um software para a administração de contratos como o da Webdox.

  

A software da Webdox foi elaborado para todas as etapas da administração de contratos, mas não oferece apenas as ferramentas necessárias para todo esse processo, mas também conta com um módulo de reporte que permite a configuração dos KPI’s mais relevantes para a correta gestão dos contratos da nossa empresa.  

 

Resumindo, a administração correta do ciclo de vida dos contratos pode levar à sua empresa para o seguinte nível, sobretudo em contextos como o atual, em que devemos procurar uma digitalização ótima de cada processo de uma empresa. Um Software de Administração Contratual é capaz de fazer dos documentos jurídicos uma ferramenta estratégica. Os contratos foram pensados para dar segurança às empresas no meio da incerteza e dos desacordos, mas se não são administrados corretamente poderiam terminar sendo um fator de risco. Por isso, implemente as boas práticas que temos apresentado para que a sua gestão contratual seja eficiente e potencie o seu negócio.