“Webdox nos proporcionou uma visibilidade operacional atualizada do status dos contratos e melhorou a conformidade contratual.”

Brenda Vega, Coordenadora de Recursos Humanos.
Universidade Loyola, México.

Universidade Loyola

A Universidad Loyola del Pacífico (ULP), localizado no porto de Acapulco (México), surgiu como um projeto promovido por um grupo de empresários de Acapulco para contribuir para o avanço tecnológico e cultural do porto. No ano de 2008, iniciou o ensino médio com a abertura do Bachillerato de la Universidad Loyola del Pacífico: Prepa Loyola. Dez anos mais tarde, em 2018, começou o ensino fundamental com a Escola Secundária Loyola. Atualmente, oferece 9 programas de licenciaturas e 6 de mestrados. Assim, com a expansão de sua oferta acadêmica, constitui-se como o Sistema Educacional Loyola del Pacífico.

  • +300 contratos anuais
  • 90% tempo otimizado
  • 2 horas gestão de contrato

O problema

Em 2020, surgiu a necessidade de contar com uma ferramenta digital como a Webdox para enviar os contratos de serviço aos professores via e-mail, sem que eles tivessem que vir ao campus, pois devido ao problema com a pandemia, não era possível entregar o documento e nem obter a assinatura pessoalmente.

A solução

Com Webdox, eles puderam contar com a colaboração de professores situados em diferentes regiões com a assinatura eletrônica, garantindo a formalização da prestação do serviço. Outras funcionalidades destacadas pela ULP são o add-on de geração de documentos em massa e o repositório (arquivo digital classificado), o que permitiu que iniciassem um processo de digitalização e classificação de todos os seus documentos. No final de 2021, eles esperam implementar o mesmo processo de criação de contratos e assinatura eletrônica com o corpo estudantil.

Os resultados

Webdox proporcionou uma visibilidade operacional atualizada do status dos contratos e melhorou a conformidade contratual.

  • Tempo de assinatura: 90% do tempo economizado.
  • Processo de digitalização: mais de 300 contratos digitalizados e classificados por ano.
  • Carga horária para gerenciar um contrato do início ao fim: 2 horas.
  • Possibilidade de ter prestadores de serviços estrangeiros com a devida formalização contratual.
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O marco decisivo foi a reviravolta em muitas atividades devido à pandemia, o que nos manteve trabalhando à distância. Webdox nos deu a oportunidade de poder contar com as funcionalidades que precisávamos para seguir operando.