A transformação digital ganha cada vez mais protagonismo nas empresas de todos os segmentos e tamanhos. A automatização dos processos continua sendo uma prioridade para as organizações, que buscam cada vez mais diferenciação e competitividade através da tecnologia.
A busca por agilizar os processos legais e documentais nas empresas é um tema de interesse entre Gerentes Jurídicos e de Tecnologia e Inovação, devido às suas vantagens competitivas em comparação aos processos tradicionais de gestão de documentos físicos.
Em vez de criar, imprimir, administrar e guardar contratos em repositórios de arquivos físicos, muitas empresas hoje em dia estão estão transferindo os seus documentos jurídicos para softwares de gestão de contratos digitais.
O que é contrato digital?
Os contratos são ferramentas de suporte de todo negócio, e a base do crescimento e estabilidade de uma organização. Por isso, gerenciá-los manualmente implica em um risco de perder até 9,15% de receita anual - segundo a World Commerce & Contracting (WCC) - devido a uma gestão de contratos ineficaz. Para reverter este risco, contar com um apoio tecnológico permite simplificar a criação e gestão oportuna destes documentos, aspectos que são essenciais para o crescimento das empresas a longo prazo.
Para tornar estes processos mais simples e sustentáveis, hoje existem soluções que permitem formalizar os contratos com ferramentas de automatização. Estas plataformas oferecem ferramentas para desenvolver, administrar e armazenar acordos legais entre as diferentes partes envolvidas, em formato digital e online.
Trabalhar com um software de gestão de contratos (Contract Lifecycle Management - CLM) permite ter o controle de todo o processo contratual, desde a solicitação, redação, assinatura e execução, até a sua renovação ou rescisão. Com esta plataforma, é possível executar um contrato digital mais rápido e, assim, construir melhores relações de negócio.
Como criar um contrato digital?
Hoje em dia, existem formas eficientes e rápidas para criar e gerenciar contratos. Porém, muitas empresas ainda preferem o modo tradicional com o uso de papel.
Seguir administrando contratos manualmente pode significar altos custos de tempo e dinheiro, principalmente naquelas empresas que precisam de mais agilidade em uma realidade que é cada vez mais digital.
Por outro lado, redigir e gerenciar um contrato digital in house sem contar com ferramentas de apoio pode complicar o processo e atrasar o fechamento de acordos, afetando o desempenho da empresa como um todo.
Entre os principais desafios de criar contratos digitais sem assessoria, estão:
- A variedade dos contratos: ainda que sejam criados modelos dos contratos mais utilizados na empresa, sempre será necessária alguma personalização para as partes envolvidas. Os contratos podem ter variações, e ao administrá-los manualmente sem um processo padronizado para revisões e aprovações pode gerar erros humanos, perda de tempo e recursos.
- O processo de aprovação: para celebrar um contrato é necessária a colaboração conjunta de todas as partes envolvidas. Se o acordo digital é gerenciado in house, o mais provável é que alguma das partes não tenha acesso à plataforma onde o documento está armazenado, e portanto não poderá seguir de maneira simples o processo de revisão da versão final nem utilizar a assinatura eletrônica autorizada correspondente. Definitivamente, este tipo de processo irregular gera muitos riscos de que o contrato não cumpra com as normativas e acordos correspondentes.
- A complexidade de um contrato: um contrato virtual pode ser mais fácil de fazer, mas isso não quer dizer que seja mais fácil e rápido de interpretar. Os advogados e profissionais de gestão contratual precisam fazer uma interpretação minuciosa de cada documento, e fazê-lo de forma digital com uma ferramenta de gestão de contratos ineficaz e pouco segura pode acabar gerando ainda mais complicações.
Qual é a validade de um contrato digital?
Para ter certeza sobre a validade jurídica dos contratos digitais, o mais conveniente é garantir que as partes envolvidas tenham acesso a provas eletrônicas fornecidas por um software de gestão de contratos autorizado, como o Webdox CLM.
Desta maneira, é possível comprovar que os contratos foram assinados sob total validade jurídica, segundo as leis de cada país e com um prestador de serviços de assinatura eletrônica autorizado.
Neste sentido, Webdox CLM é o software de gestão de contratos ideal, pois permite centralizar o armazenamento de contratos, melhorar os tempos de resposta e reduzir riscos comerciais com a gestão de obrigações em cada acordo. Além disso, a solução na nuvem do tipo SaaS permite gerenciar a solicitação, elaboração, aprovação, assinatura e execução dos contratos eletronicamente e em todas as áreas da empresa.
Vantagens dos contratos digitais
Abaixo, analisamos alguns benefícios dos contratos digitais versus os contratos físicos, e como impactam no alcance de metas de cada negócio.
1. Economia de tempo e recursos
Contratos físicos: para se informar sobre os termos e condições do contrato, as partes precisam se reunir pessoalmente, o que implica gasto de tempo desnecessário. Deve-se considerar também as alterações na redação final do documento, já que normalmente devem ser feitas várias mudanças e versões antes de chegar à versão final.
Uma vez que o acordo é concretizado, as partes precisam se reunir novamente para assinar de forma manual.
Contratos digitais: ao automatizar os contratos, é possível agilizar todos os processos ao possuir a informação disponível em um só lugar, acelerando as etapas de negociação e assinatura dos documentos, por exemplo.
Quando um contrato é negociado digitalmente, as partes só precisam complementar sua informação básica, com a possibilidade de revisar as modificações online e com acesso ao histórico de todas as versões. Desta forma, o processo se realiza digitalmente, sem a necessidade de reuniões presenciais, já que uma vez finalizado o acordo, as partes assinam eletronicamente, economizando tempo e dinheiro ao reduzir, por exemplo, as chances de cometer erros humanos.
Segundo a WCC...
as empresas perdem até 4% da sua receita anual pela demora na assinatura de novos contratos com clientes. No caso de um cliente padrão, este valor corresponde a aproximadamente 1,5 milhões de dólares.
2. Menos erros
Contratos físicos: um grande número de empresas ainda administra os seus contratos manualmente, o que provoca riscos de cair em erros humanos e terminar sendo caro.
Para evitar isso, é importante aproveitar melhor as tecnologias disponíveis para maximizar a eficiência, reduzir custos e contribuir para o tempo livre dos advogados, permitindo-os estar mais envolvidos com a organização como parceiros comerciais confiáveis.
Contratos digitais: gerenciar os contratos com um CLM Software gera consideráveis reduções de custos, economia de tempo e recursos enquanto entrega segurança no processo, facilitando a relação comercial dentro e fora da organização e eliminando a possibilidade de erros humanos graças a um processo mais automatizado.
As empresas que se apoiam em uma solução digitalizada para a classificação e gestão de contratos e documentos legais, podem melhorar até 70% os tempos de redação de documentos padrão, enquanto o custo de horas-homem é reduzido em aproximadamente 17,5%.
3. Menos riscos
Contrato físico: os contratos em papel podem ser alterados facilmente, dependem de elementos externos como disponibilidade de papel e tinta, e também são suscetíveis a deterioração por diferentes fatores.
Além disso, ao assinar um contrato manualmente, só é possível identificar ao signatário quando as partes se reúnem para firmar o contrato, portanto a assinatura autógrafa apresenta riscos de ser questionada ou negada pela facilidade com a qual pode ser falsificada. Por outro lado, o conteúdo de um contrato assinado eletronicamente não pode ser alterado, o que garante a fidelidade do mesmo e a identidade do signatário.
Contrato digital: os contratos gerenciados digitalmente são mais seguros que os documentos físicos, pois estes últimos podem ser adulterados em qualquer momento do processo contratual, o que gera um risco e motiva as empresas a contar sempre com a presença de um notário que valide a versão oficial do contrato.
Neste sentido, um CLM como Webdox brinda a possibilidade de levar todo o processo de forma digital e com total rastreabilidade, enquanto as suas soluções de assinatura eletrônica válidas por país, ajudam a reduzir ou eliminar completamente a capacidade de um signatário para alterar um documento.
Por fim, um CLM entrega transparência ao processo contratual, já que os colaboradores e áreas envolvidas podem ver o estado do documento, se estão em processo de assinatura de contrato digital, negociação ou inclusive quem falta para aprovar um passo na elaboração do contrato.
A realidade é que a gestão digital de contratos está tornando os processos de contratação mais fáceis e eficientes. Portanto, levar a sua gestão contratual para um CLM como Webdox é a alternativa ideal.
