La empresa

La búsqueda por una solución CLM por parte del equipo legal de El Puerto de Liverpool empezó en 2019, cuando se identificó la necesidad de tener un software que permitiera integrar todos los procesos del ciclo de vida del contrato en una plataforma que contara con firmas electrónicas integradas, repositorio digital, flujos de trabajo automatizados y herramientas para incentivar la colaboración entre áreas en cada etapa de creación, aprobación y ejecución de los contratos, con el objetivo de brindar a la compañía mayor certeza jurídica, y a su vez generar procesos contractuales ad-hoc a cada unidad de negocio e incluso a cada área en la que se gestionan contratos dentro de la empresa.

Con la llegada de la pandemia en 2020, el proyecto de implementación de un CLMS (Contract Lifecycle Management Software) en El Puerto de Liverpool se aceleró, pues se hizo más latente la necesidad de migrar los procesos a una plataforma digital centralizada, principalmente en lo relacionado a firmas electrónicas simples y avanzadas. Hasta ese momento el proceso de firma de contratos se realizaba de forma manual, con uso de papel e impresiones físicas con el apoyo de múltiples plataformas para crear y aprobar versiones. Un levantamiento interno por parte del equipo legal identificó que existen aproximadamente 10.000 (diez mil) contratos que se firman al año, sin considerar los de índole laboral, sino aquellos que tienen por finalidad ejecutar negocios, como contratos civiles y mercantiles.

Esto generaba una alta demanda de trabajo operativo por parte de los equipos involucrados en la gestión de estos contratos. Además, un objetivo de El Puerto de Liverpool es reducir el uso de papel en las operaciones legales de la empresa y, a la vez, acelerar procesos para ganar eficiencia y agilidad operacional. Con estas necesidades identificadas, se creó un comité y se abrió un sistema de postulaciones para diferentes software CLM de todo el mundo, en el cual llegaron a evaluar 23 plataformas, hasta decidirse por Webdox CLM por 4 factores principales:

• Funcionalidad: buscaban una plataforma que les permitiera gerenciar el ciclo de vida del contrato completo, desde la generación, negociación de cláusulas, aprobación de versiones, firma electrónica, repositorio digital en la nube y monitoreo constante de la ejecución del contrato.

• Capacidad de integraciones: Desde el momento inicial sabían que necesitaban un CLM con capacidad y facilidad para integrarse vía API a diferentes sistemas utilizados por El Puerto de Liverpool. 

• Seguridad de la información: Mantener protocolos de seguridad y asegurarse de que el proveedor en CLM contratado contara con los máximos estándares de seguridad, era una prioridad, por lo cual se dieron a la tarea de comprobar con el máximo nivel de rigor este punto y así evitar fugas o pérdidas de información contractual. 
  
  
• Costo: Una solución que no estuviera sobredimensionada y sobrepasara el tope de inversión definido por el comité de El Puerto de Liverpool.

El Puerto de Liverpool sigue en etapa de integración de sus contratos a la plataforma Webdox CLM. Actualmente, han logrado automatizar y clasificar en el software un 55% del volumen total de contratos de negocios levantados por el área legal de la compañía, sin considerar los contratos de personal.

En esta etapa, la empresa ha podido percibir una mayor agilidad en la aprobación y firma de sus contratos, además de centralizar el almacenamiento de los mismos en un repositorio digital en la nube, donde tienen fácil acceso y organización, con mayor seguridad de los datos. También resaltan las soluciones automatizadas de la plataforma, como el envío del documento para todas las partes y contrapartes con apenas un clic, y la posibilidad de hacer seguimiento de manera simple a través de los flujos de trabajo (workflows).

Este trabajo está siendo realizado continuamente, y el objetivo es que luego de terminar esta etapa de implementación, las áreas de la empresa que están involucradas en los procesos contractuales sean capaces de trabajar en colaboración de manera integral dentro de la plataforma, centralizando la gestión de este gran volumen de contratos con mayor control, calidad y agilidad.

Para lograr esta meta, El Puerto de Liverpool resalta el apoyo que han recibido por parte de los equipos de onboarding y de soporte de Webdox CLM, que les ha ayudado a configurar los flujos de trabajo de acuerdo a las necesidades de cada proceso contractual, además de crear todos los usuarios que utilizan la plataforma. Este acompañamiento ha sido fundamental para crear la mejor experiencia de colaboración en los contratos a los usuarios externos e internos de la compañía.

Estos son algunos de los logros que El Puerto de Liverpool ha obtenido con el uso del software Webdox CLM: 

• Firma electrónica simple y firma electrónica avanzada integrada, desde la misma plataforma para firma de sus contratos y acuerdo de negocio según la necesidad específica de cada uno.
• Repositorio de contratos digital centralizado en la nube.
• Automatización de procesos contractuales a través de flujos de trabajo que permiten tener absoluta trazabilidad y control del proceso, desde la solicitud hasta la firma y ejecución del contrato.
• Sistema de conexión y colaboración entre áreas para la gestión integral de los contratos con mayor calidad y agilidad.