Chief Revenue Officer

Apasionado por las tecnologías con 8 años de experiencia en empresas SaaS, Ecommerce y Apps. Growth marketing es su moto y está siempre buscando formas de automatización y creación de valor. Es profesor de Marketing Digital en la Universidad del Desarrollo, además de ser organizador de Robotics day, el evento de robótica más importante de LatAm.

   

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17 diciembre, 2020

En este contenido vamos a seguir ahondando en los beneficios de un CLM (Contract Lifecycle Management) al proceso contractual. En esta oportunidad hablaremos de los beneficios de medir los procesos para mayor rigurosidad en el trabajo.

En general, es necesario medir los procesos por varias razones: permite hacer un trabajo mucho más eficiente, ocupar de mejor manera los recursos disponibles, optimizar el tiempo, evitar pérdidas o fugas de valor, etc. 

Si lo llevamos al contexto del proceso contractual, medir el proceso le permite a la empresa tener un mejor manejo del trabajo realizado de inicio a fin, y al tener claro los tiempos que tarda el contrato en cada fase del proceso es posible establecer metas reales en cada una de las etapas y al proyecto final. La medición del proceso además beneficia el trabajo particular de cada área involucrada (legal, compras, venta, etc.), ya que deja de ser un misterio para cada una de ellas cuánto tiempo falta para que el documento esté listo para la aprobación o para la firma.

¿Cómo Webdox permite la medición del proceso?

Una vez que la empresa comienza a usar Webdox, es decir involucra un CLM al proceso contractual, ocurre que tiene acceso a un proceso visible, controlable y trazable, tal como lo veíamos en un artículo anterior sobre los beneficios de un CLM al proceso. Con este nuevo proceso contractual digital, quienes tengan acceso a la información podrán ver quiénes se integraron en el proceso, quiénes estuvieron involucrados, en qué tiempos estuvieron involucrados, qué comentarios o cambios se hicieron al documento, etc. 

Hasta este punto el proceso contractual se ve mucho más ordenado de lo que era antes cuando se hacía el trabajo de manera descentralizada, pero surge otra necesidad: medir mejor el proceso. Si bien la necesidad inicial era de comenzar un proceso contractual digital, ahora se hace imprescindible medir ese proceso y mejorarlo continuamente.

Es así como Webdox, además de dar visibilidad al proceso, permite medirlo. Al ver claramente cada una de las etapas por las cuales pasa un contrato, es posible analizar si los días que se le está asignando a cada paso del workflow son los días adecuados que se deben establecer para cada etapa.

La medición de todo el proceso es algo que se puede hacer con Webdox, ya que este CLM  entrega información sobre el trabajo realizado de inicio a fin, y así es posible hacer un seguimiento diario de cada una de las etapas involucradas.

Por ejemplo, al tener la facultad de ver los días asignados a cada una de las tareas involucradas en la creación de un contrato, la empresa puede analizar si son los días adecuados, si tiene una capacidad de trabajo realista, si tiene los profesionales necesarios, etc.

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En resumen, cuando un proceso no se mide es difícil tener la certeza de cuánto es el tiempo total hasta tener el producto final. En el caso del proceso contractual, al ser un proceso donde distintas áreas y departamentos están involucrados en la creación de un contrato, es fácil que éste se pierda o se tome demasiado tiempo en negociar un contrato, siendo esto último perjudicial a la hora de, por ejemplo, negociar un contrato con proveedores, pudiendo incluso perder esa oportunidad de negocio.

Finalmente, cuando se tiene un solo canal de dominio del proceso, se puede comenzar una medición mucho más minuciosa, y esta medición permite tomar decisiones de negocio informadas y relevantes para toda la empresa.

Nueva llamada a la acción

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