El rol de TI para respaldar la gestión eficaz de los contratos en la Universidad

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20 septiembre, 2021

En las instituciones de educación superior, los contratos de todo tipo son considerados documentos enormemente valiosos y que requieren de seguridad y protección de datos. Cuando se aprovecha la utilidad y el poder de los contratos, es posible generar nuevas oportunidades de ingresos y conseguir ahorros significativos, mejorando el resultado final gracias a una buena gestión del proceso contractual con los diferentes actores involucrados.

En este sentido, el riesgo contractual puede ocurrir operacionalmente, considerando que si dichos contratos son tan valiosos para la propia Universidad, se convierten también en archivos confidenciales que pueden ocasionar problemas en caso que se generen casos de pérdida o vulnerabilidad de la información, por lo que el departamento de innovación y tecnología (TI) de la Universidad tiene la misión de velar por la protección contra violaciones de seguridad de datos.

La realidad es que las instituciones de educación superior gestionan un enorme volumen de contratos en estructuras, divisiones y departamentos que habitualmente se encuentran descentralizados. Que las universidades decidan implementar un software moderno de gestión de contratos para reemplazar los sistemas tradicionales, revertirá de forma consistente las ineficiencias operativas, la falta de transparencia en el proceso contractual y por sobre todo, eliminará la exposición al riesgo.

La importancia de aplicar tecnología a las operaciones de la Universidad

Si bien las universidades han avanzado cada vez más en adquirir tecnología para mejorar la experiencia de sus alumnos y académicos, un aspecto que todavía no ha sido del todo considerado es la mejora de los procesos contractuales para el departamento legal, especialmente en un contexto sanitario en el que se debe lidiar con importantes desafíos para el área.

De acuerdo a un análisis del sitio web Top Universities, los costos del personal representan hasta el 63% de los gastos operativos de una Universidad. Esto principalmente debido al tiempo que los profesionales deben dedicar a realizar tareas administrativas manuales como buscar contratos, lo que, gracias a la tecnología actual, podría convertirse en un trabajo de mayor impacto y valor.

En este sentido, son pocas las autoridades universitarias en Latam que tienen conocimiento de una solución en la nube que permita facilitar la carga de trabajo del administrador de contratos de la Universidad -en caso de que hubiere- y que incluso, puede ser gestionada por personas con otros cargos debido a su facilidad de uso. Hablamos de los software de Gestión de Contratos o CLM (Contract Lifecycle Management en inglés), herramienta perfecta para ayudar a las universidades a lograr la eficiencia operativa, siempre bajo los más altos estándares de seguridad.

Un contrato bien gestionado puede ser eficiente para reducir costos, ahorrar tiempo y recursos, mientras otorga certeza del proceso facilitando la relación comercial dentro y fuera de la institución. Aquí el rol del departamento de innovación y tecnología (TI) de la Universidad es clave, ya que será el área encargada de evaluar el proveedor adecuado para implementar un sistema en la nube ágil y seguro.

El profesional de TI, al autorizar la introducción de sistemas automatizados en el área legal de la Universidad, ayudará a maximizar la eficiencia, reducir costos y contribuir a una redistribución del tiempo de diversos procesos tanto para aquellas tareas cotidianas y las de un alto valor estratégico, volviéndose un socio comercial confiable que automatiza y reduce la complejidad del procesamiento y la administración de contratos en divisiones, escuelas y una gran variedad de departamentos, incluidas instalaciones, proveedores, bienes raíces, negocios y finanzas, cumplimiento y asesoría general.

Aumentando la seguridad y reduciendo el riesgo operativo con un CLM

La realidad, es que antes de firmar un contrato, tanto los proveedores como los diferentes actores involucrados en los procesos contractuales de la Universidad, siempre preguntan por la seguridad de la información.

Por lo mismo, con un CLM como Webdox, el encargado de TI puede tener la certeza del cumplimiento de las políticas de seguridad internas de la institución, así como la protección de datos de los diferentes documentos legales de la Universidad, evitando el acceso interno no autorizado y las violaciones de datos externos al implementar controles de acceso y permisos de usuario únicos para mitigar el riesgo operativo. 

Webdox CLM dispone de un equipo que preserva la seguridad de la información, llevando a cabo pruebas de vulnerabilidad y brindando seguridad a sus usuarios 24/7 de dos maneras concretas:

1.- Servidores e infraestructura: La información que los Usuarios cargan en Webdox CLM es almacenada en data centers de Google Cloud Platform (GCP). Por lo anterior, Webdox CLM aprovecha las numerosas certificaciones de seguridad que GCP posee al día de hoy (Google Cloud Compliance), para demostrar seguridad en el almacenaje de información. Asimismo, adapta su arquitectura de servidores de Google para que ésta sea capaz de prevenir ataques informáticos de diferentes tipos.

2.-Seguridad de la plataforma: Webdox CLM contiene una serie de funcionalidades pensadas en proteger la información, asociadas a la administración de contraseñas, seguridad de las sesiones, control de IP en el acceso al sistema, encriptación de datos, eliminación y pérdidas de información. Asimismo, Webdox se ha certificado con la ISO 27.001, específicamente en la plataforma de gestión de contratos CLM y firma electrónica certificada por país.

Webdox CLM ha adoptado las medidas técnicas y organizativas de seguridad y confidencialidad apropiadas a la categoría de los datos personales, necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por cada Universidad, con el objetivo de evitar la alteración, pérdida o el tratamiento o acceso no autorizado que pueda afectar a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, al cumplir con los siguientes estándares de ciberseguridad:

  • Proteger el acceso no autorizado a los datos y las credenciales de los usuarios.
  • Evitar la pérdida de información y generar respaldos en la nube. 
  • Construir interfaces y APIs de gestión seguras.
  • Implementar barreras para impedir la denegación de los servicios, por ejemplo, por los llamados ataques «DoS/DDoS» y otros similares.
  • Definir protocolos ante el robo o pérdida de dispositivos.

En definitiva, la gestión de contratos implica mucho dinero, recursos, responsabilidad y eventuales riesgos, por lo que administrarlos de forma incorrecta, puede traer serios problemas económicos y de seguridad para la Universidad y los actores involucrados. 

Sin embargo, eligiendo el CLM adecuado, las universidades pueden olvidarse de los silos en los procesos contractuales, ganar visibilidad para reducir los costos operativos y principalmente, iniciar el anhelado flujo de aprobaciones para contratos, que permite estar al tanto de cada fase del ciclo de vida de un contrato, así como también gestionar la firma digitalmente. Todo lo anteriormente mencionado, en una única plataforma en la nube, que permite llevar la trazabilidad de todo el proceso contractual, bajo los más altos estándares de seguridad.

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