Control, visibilidad y trazabilidad del proceso

Control, visibilidad y trazabilidad del proceso
Chief Revenue Officer

Apasionado por las tecnologías con 8 años de experiencia en empresas SaaS, Ecommerce y Apps. Growth marketing es su moto y está siempre buscando formas de automatización y creación de valor. Es profesor de Marketing Digital en la Universidad del Desarrollo, además de ser organizador de Robotics day, el evento de robótica más importante de LatAm.

   

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11 diciembre, 2020

Son varios los beneficios que se pueden observar en el proceso contractual cuando se usa un software CLM (Contract Lifecycle Management). En esta oportunidad nos centraremos en el beneficio del control, visibilidad y trazabilidad que aporta esta herramienta al proceso de inicio a fin.

Beneficios de un CLM aplicados al proceso contractual

Primero, nos pondremos en la situación de una empresa que no cuenta con un software CLM para administrar sus contratos. En lugar de eso, cuenta con múltiples canales de administración y gestión de documentos y la información relacionada a los contratos está descentralizada. Además, no tiene control de indicadores y tampoco tiene control de responsabilidades en cada etapa del contrato.

Como se puede suponer en este ejemplo, el proceso contractual sin un software CLM se ve y se ejecuta de manera desconectada, haciendo que el proceso sea poco ágil e ineficiente. Esto a la larga desencadena en una serie de pérdidas para la empresa: tiempo, recursos, información, etc. 

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Ahora analicemos el caso de una empresa que sí cuenta con un software CLM, en este caso con Webdox.

Una empresa que tiene un software CLM para administrar sus procesos contractuales se inserta en un “ferrocarril digital del contrato”, tal como se ve en la gráfica adjunta, es decir, todas las fases del proceso contractual, en vez de estar desconectadas entre sí, entran a un proceso digital. 

En este nuevo proceso digital se pueden distinguir claramente las fases del proceso: las solicitudes, la creación, negociación, las firmas, obligaciones, anexos y renovaciones de los contratos. De esta forma, la empresa logra tener en un solo canal la información centralizada, controlando los indicadores y a los participantes en cada etapa del proceso contractual.

Comparando las dos situaciones, sin y con un software CLM, vemos que en el primer caso los participantes del proceso contractual no tiene el acceso al proceso de inicio a fin, por el contrario, como existe esta descentralización en la información, cada actor involucrado en algunas de las fases del proceso contractual tiene acceso a la información que solo su área o participación le permiten conocer.

En el segundo caso de la empresa con un software CLM, ésta tiene la capacidad de ver el proceso por completo. Al tenerlo en un solo canal digital, la información está centralizada, y por ende, hay mayor control de indicadores y de participantes.

En resumen, con un software CLM las actividades del proceso pueden ser vistas desde diferentes ángulos y por varios actores y áreas a la vez, pudiendo tener mayor control, visibilidad y trazabilidad del proceso contractual.

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