Administra digitalmente los contratos y documentos legales con Webdox CLM

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11 enero, 2022

El cumplimiento legal y la privacidad de datos son aspectos esenciales que deben observarse en toda industria y en todas las área de la aseguradora, especialmente en el departamento legal, ya que exponer los datos sensibles a riesgos por medidas de seguridad inadecuadas puede causar enormes pérdidas de tiempo, costos extra de reparación, extravío de datos y sobre todo, daños irreparables a la reputación de la Compañía de Seguros. 

Por lo mismo, el cumplimiento normativo como objeto de la dirección de la aseguradora necesita de una herramienta de gestión que permita efectuar diagnósticos de cumplimiento y privacidad de datos periódicamente, con el objetivo de proteger todos los activos y cumplir a la vez con la normativa legal en su totalidad.

Con un CLM software como Webdox, es posible identificar y prever los riesgos asociados al cumplimiento de los contratos y también asegurar el contenido correcto en la creación de los mismos, orientándose a su vez a cumplir tanto las regulaciones gubernamentales de cada país como sus normas profesionales.

La realidad contractual de las Compañías de Seguros

El Informe Most Negotiated Terms 2020 realizado por la WCC, es un estudio que permite a las empresas y organizaciones de todos los rubros comprender mejor sus negociaciones y los tipos de contratos más utilizados y valorados. Los datos analizados en el informe, incluyen los resultados del sector financiero y aseguradoras a nivel mundial.

El informe revela un conflicto continuo respecto a la gestión del riesgo percibido y el real, especialmente en lo que respecta a las entidades financieras, ante un escenario rodeado de incertidumbre y volatilidad producto de la Pandemia del COVID-19, por lo que es esencial que los Gerentes Legales evalúen un cambio fundamental en las prioridades y las prácticas de sus actuales procesos contractuales.

Revisa a continuación las condiciones contractuales que los negociadores del sector de las aseguradoras consideran como las más significativas en cuanto a su impacto en los resultados:

  • Ámbito de aplicación y objetivos/especificaciones.
  • Responsabilidades de las partes.
  • Precio / Cargo / Cambios de precio.
  • Entrega.
  • Niveles de servicio.
  • Limitación de la responsabilidad.
  • Seguridad de los datos.
  • Privacidad de los datos.
  • Ciberseguridad.
  • Terminación.
  • Cumplimiento de la normativa.
  • Seguridad.
  • Continuidad del negocio / Recuperación de desastres.
  • Información confidencial / No divulgación.
  • Cumplimiento de políticas (medioambientales, de seguridad, etc.)

Bajo la misma arista, las condiciones contractuales más negociadas en el sector de las aseguradoras son:

  • Limitación de la responsabilidad.
  • Precio / Cargo / Cambios de precio.
  • Indemnización.
  • Alcance y Objetivos / Especificación.
  • Terminación.
  • Pago / Opciones de pago.
  • Responsabilidades de las partes.
  • Garantía.
  • Daños y perjuicios.
  • Entrega.

A medida que se asciende en la curva del riesgo, la calidad de las negociaciones tiene un impacto cada vez mayor en los resultados generales de la Compañía de Seguros, especialmente cuando se debe manejar un gran volumen y diferentes tipos de documentos.

Por lo mismo, en el mundo legal, lo más importante es evitar los desacuerdos y errores en el proceso contractual de las aseguradoras, ya que además de destruir las relaciones comerciales, se generan enormes pérdidas de dinero y tiempo en negociaciones interminables producto de gestiones ineficientes y/o contratos complejos y mal administrados.

Por lo mismo, desde Webdox recomendamos evitar riesgos en el proceso contractual y terminar con la idea de que por el hecho de manejar diferentes tipos y cantidades de documentos, los errores en los procesos contractuales son inevitables.

La realidad, es que trabajando con un CLM de calidad, sí es posible evitar desacuerdos en la negociación, ya que al tener total claridad y visibilidad del todo el ciclo de vida del contrato, el Gerente Legal podrá anticiparse a los posibles conflictos y evitarlos victoriosamente, logrando una ejecución contractual exitosa.

Un software orientado a la eficiencia del Departamento Legal

Las empresas dejan de percibir cada año un 9,15% de ingresos debido a una deficiente administración de sus contratos, según la World Commerce And Contracting Association (WorldCC). Este concepto ha sido denominado por la WorldCC como “pérdida de valor” en los contratos.

Para revertir la pérdida de valor, un Software de Administración y Gestión de Contratos (más conocido Contract Lifecycle Management o CLM software por sus siglas en inglés) no solo digitaliza documentos, sino que toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de la Compañía de Seguros, tomando el control de nuevos y antiguos contratos y orientado a cumplir tanto regulaciones gubernamentales como las normas profesionales.

Debido a lo anterior, es que la WorldCC asegura que las organizaciones que invierten en su proceso de contratación obtienen recompensas tangibles, incluida una reducción de hasta un 80% en el tiempo de ciclo promedio desde la oferta hasta la firma del contrato.

Un sistema de gestión contractual permite:

a).- Estandarizar la comunicación del Gerente Legal con los diferentes actores internos y externos de la Compañía de Seguros, con el objetivo de gestionar y firmar electrónicamente los diferentes tipos de contratos de clientes tanto internos como externos.

b).- Visibilizar la carga de trabajo del Gerente Legal y la asignación de tareas, permitiendo tener una total visibilidad y transparencia de todo el proceso contractual con la máxima autoridad de la Gerencia General.

c).- Gestionar el contenido de todos los contratos y documentos legales, con acceso a diversas plantillas e integraciones que permiten hacer el proceso contractual más ágil.

d).- Alertar según fechas o hitos clave, lo que facilita renovar a tiempo los contratos requeridos velando por el cumplimiento, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo los criterios específicos de la Compañía de Seguros.

Firma electrónica para mejorar la colaboración entre gerencias

El software para la firma y gestión de contratos Webdox CLM, ofrece también una solución de firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), que puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos legales de la Compañía de Seguros, promoviendo la colaboración entre áreas.

Adicionalmente, Webdox cuenta con integraciones con los distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada por país, lo que facilita la firma de los contratos que por ley lo requieran.

En resumen, un CLM como Webdox, es un partner estratégico para ayudar a automatizar y controlar la eficiencia y eficacia de la Gerencia Legal y su interacción con las otras gerencias de la Compañía de Seguros, visibilizando cada fase y proceso contractual con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a todas las etapas del contrato en un solo lugar.

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